Durlangen den 23.03.2021. Lückenlose und automatisierte Archivierung von Geschäftsdokumenten aus dem ERP-System: Diese Funktion bietet das neu-este Release der ERP-Software EVOcompetition. Mit der Option „Auto-Archivierung“ kann der Anwender für jeden Geschäftsvorgang definieren, ob beim Druck von Belegen und Dokumenten automatisch ein digitales Abbild in der EDM-Software EVOjestream archiviert werden soll. So lassen sich zu-sätzlich auf einfache Weise die Anforderungen der GoDB erfüllen. Über den im ERP-System eingestellten Automatismus wird für den jeweiligen Geschäftsvorgang – beispielsweise das Erstellen einer Ausgangsrechnung – parallel zum Druckprozess die Erzeugung eine PDF/A-Dokuments angestoßen. Das Druckdokument wird als digitales Abbild in elektronischer Form revisionssicher zum jeweiligen Geschäftsvorgang archiviert. Der digitale Zwilling des ausgedruckten Dokuments bleibt dabei fest mit dem Geschäftsvorgang verbunden. Mit...

Ab sofort ist das Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement (DMS) in der GPL-Version 3.5.0 verfügbar. Das vollwertige DMS erhält vier Neuerungen mit dem der Anwender effektiv Zeit spart und gemäß GoBD auf dem aktuellsten Stand ist. 1. Texterkennung mit Tesseract-OCR. Für eine schnellere und genauere Erkennung von maschinengeschriebenen Texten wird in der neuen GPL Version die freie Texterkennungssoftware Tesseract-OCR angewendet. 2. Übergreifende Suche durch Hotsearch. Die Integration von Hotsearch erlaubt es nun, durch einfaches markieren von Informationen in Drittapplikationen, die Suche im DMS zu starten. bitfarm-Archiv führt „on the fly“ eine Texterkennung aus und übergibt das Ergebnis an den Viewer zur Anzeige der Suchergebnisse. Durch die Integration im System Tray wird der Anwender zudem in Echtzeit über neue Aufgaben bzw. Wiedervorlagen benachrichtigt. 3. Add-Ins für Microsoft Word und Excel. Mit dem aktuellen...

Den Überblick zu behalten, das ist oft verteufelt schwer. Buchhaltung, Kundenpflege, Bestandsoptimierung, Bestellwesen, Steuer, Mitbewerber, Personal und so weiter und so fort. Alles ist mit Schriftverkehr verbunden und dies sowohl in analoger wie digitaler Form. Seit dem Aufbruch der Menschheit in das digitale Zeitalter vor ungefähr dreißig Jahren kämpfen Unternehmen, Behörden und Privatpersonen mit der Problematik, die beiden Welten zu vereinen. Es ist zwar abzusehen, dass in der näheren oder vielleicht auch erst weiteren Zukunft die analoge Form des Schriftverkehrs und der Dokumentation ein Ende findet, aber bis dahin gilt es, beide unter einen Hut zu bringen. Aber nicht nur das, zugleich muss auch die analoge Vergangenheit digital archiviert werden. Ordner, Akten und Schriftstücke, die aus gesetzlichen oder aus firmenpolitischen Gründen aufbewahrt werden müssen und in mitunter schwer zugänglichen Kellerräumen verborgen sind. Paperoffice...

Seit den Zeiten eines Konrad Zuse in den 1940er-Jahren hat sich im digitalen Bereich viel getan. Die ersten Rechner waren Ungetüme mit der Größe und dem Gewicht eines Einfamilienhauses. Was vor rund 70 Jahren mit tausenden Röhren und faustgroßen Relais begann, ist auf wahrlich handliche Formate geschrumpft. Ein herkömmliches Smartphone von heute wäre im Vergleich den Riesen der frühen Computervergangenheit um das Hundertfache überlegen. Von der Software ganz zu schweigen. Von der Lochkarte des vergangenen Jahrhunderts hin zu Anwendungen des 21. Jahrhundert wie Paperoffice, die das Verwalten von digitalen Daten sicher und funktionell...

Dieser Artikel beleuchtet das Thema „ersetzendes Scannen“ als Teilaspekt der zum 1. Januar 2015 in Kraft getretenen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlage in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Mit Inkrafttreten der GoBD hat die Finanzverwaltung einige Regeln für die ordnungsgemäße Buchführung verschärft, aber auch mehr Klarheit zum Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten gebracht. Alle Unternehmen sollten dringend prüfen, ob ihre IT-Systeme richtig aufgestellt sind und den Anforderungen der GoBD entsprechen. In diesem Zusammenhang sei auch das Stichwort...

CLIPPERnet GmbH –Garching bei München, Ingolstadt, Neckarsulm und Rosenheim Wie genau kann Monitoring meine IT Systeme vor Schäden schützen? Monitoring ist die lückenlose Überwachung Ihrer IT Systeme und gehört somit zu den wichtigsten Aufgaben und Arbeitsmitteln. Jede noch so kleine Bedrohung wird erkannt, bevor es zu bösen Ausfällen kommt. Je komplexer und unüberschaubarer Ihre Netzwerke sind und Sie Rechner mit kritischen Anwendungen betreiben, umso unverzichtbarer wird ein gutes Monitoring. Als positiven Effekt zur Sicherheit kommt es durch Auswertungen der ausführlichen Reports und Berichte automatisch zur Qualitätssteigerung. Sie...

SysTec Computer GmbH – Ingolstadt, Garching bei München, Neckarsulm und Rosenheim Was genau ist Monitoring und wie kann es für meine Systeme von Vorteil sein? - Monitoring ist einer der wichtigsten Aufgaben und Arbeitsmittel, um Ihre IT Systeme lückenlos und sorgfältig zu überwachen und vor Schäden zu schützen. Sie profitieren von kürzeren Reaktionszeiten, verringern oder vermeiden Ausfallzeiten, vereinfachen die Arbeitsprozesse und senken letztendlich Ihre Kosten durch bessere Planbarkeit. Ganz besonders lohnenswert und unverzichtbar ist Monitoring bei sehr komplexen, unüberschaubaren Netzwerken und Rechnern mit kritischen...

SysTec Computer GmbH – IT SysTemhaus für Ingolstadt, Garching bei München, Neckarsulm, Rosenheim Aus aktuellem Anlass möchten wir an dieser Stelle dringend dazu raten, so bald als möglich Ihre sämtlichen Daten zu sichern und das Speichermedium von Ihrem System zu trennen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass dieses ebenso mit verschlüsselt wird. Selbst vor Cloud-Speichern macht er nicht halt. Zudem sollten Sie Ihr Betriebssystem, Office, Browser, Plug-ins sowie den Virenscanner auf dem aktuellen Stand bringen. Der Erpressungstrojaner verbreitete sich die letzten Tage rasend schnell und das leider sehr effektiv. Öffnen...

CLIPPERnet GmbH – Garching bei München, Ingolstadt, Rosenheim, Neckarsulm Begriffe wie papierloses Büro, elektronische Archivierung, Digitale Akte, ERP-Integration, Workflow-BMP oder mobiles Arbeiten sind ein eindeutiges Indiz dafür, dass Sie ein professionelles Dokumentenmanagement System anstreben. Die tägliche Korrespondenz, Verträge, Personalakten, Lieferscheine sowie sämtliche digital zu speichernden Dateien sollen zukünftig revisionssicher und mit System archiviert werden. Selbstverständlich mit Zugriffen je nach Berechtigung sowie das Arbeiten in Gruppen ermöglich, auch mobil. Heute alles kein Thema mehr....

Wer viele Rechnungen per Post verschickt wird es kennen: Papier-, Falz-, Kuvertier-, Druck- und Portokosten betragen betriebswirtschaftlich rund 5,00 EUR pro Brief. Viele Versandhändler sparen zwar das Porto, indem die Rechnung einfach mit ins Kundenpaket gelegt wird, problematisch wird dies jedoch im Streckengeschäft sowie bei reinen Download-Shops. Die Hamburger Agentur top concepts hat zur digitalen Signatur von Rechnungen nun ein Modul für die Standard Shop-Software OXID eShop entwickelt. Shop-Betreiber kommen so dem "papierlosen Büro" einen großen Schritt näher und sparen mit jeder Ausgangsrechnung fortan bares Geld. Das...