Dieser Artikel beleuchtet das Thema „ersetzendes Scannen“ als Teilaspekt der zum 1. Januar 2015 in Kraft getretenen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlage in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Mit Inkrafttreten der GoBD hat die Finanzverwaltung einige Regeln für die ordnungsgemäße Buchführung verschärft, aber auch mehr Klarheit zum Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten gebracht. Alle Unternehmen sollten dringend prüfen, ob ihre IT-Systeme richtig aufgestellt sind und den Anforderungen der GoBD entsprechen. In diesem Zusammenhang sei auch das Stichwort „Compliance Management System“ genannt – ein Thema, das jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen würde. Die neuen Regelungen eröffnen gerade auch KMUs Möglichkeiten, ihre Prozesse zu verschlanken und insbesondere einen großen Schritt in Richtung „papierarmes Büro“ zu gehen. Die gute Nachricht...

Wachtendonk - Akten, Anschreiben, Ablagen – kilometerhoch und tonnenschwer türmen sich in deutschen Unternehmen Unterlagen und Papierdokumente, die zehn Jahre lang archiviert werden sollen. Im Laufe dieser Zeit nehmen sie nicht nur wertvollen Platz weg, sondern verursachen häufig einen enormen Aufwand, wenn wichtige Schriftstücke tief aus dem Archiv wieder hervorgekramt werden müssen. Die Lösung kommt aus einem kleinen Betrieb in Wachtendonk nahe der holländischen Grenze. Alles, was Platz wegnimmt, wird hier mit Hochleistungsscannern erfasst, thematisch sortiert und in digitaler Form auf CD, DVD oder externen Festplatten abgespeichert. Der Inhalt von bis zu 350 Aktenordnern – das entspricht einem fast 30 Meter langen Regal – passt auf eine einfache DVD. "Das schafft Platz, steigert die Effizienz in Unternehmen und vermeidet das zeitraubende Sichten von Schriftstücken", erläutert Angelika Victor, Geschäftsführerin des ASS Archivier...

„Für das richtige Chaos haben wir Computer. Die übrigen Fehler machen wir von Hand.“ Diese Büroweisheit bringt es auf den Punkt. Immer wieder sehen wir dem Chaos bei der Betrachtung von Ordnungs- und Datenstrukturen im PC direkt ins Auge. Wer vermisst nicht auch klare und verständliche Ordnung, Strukturen oder Übersicht in seinen Dokumenten. Wie erreicht man echte Teamfähigkeit und arbeitsplatzübergreifende Lösungen? Das sind brennende Fragen, die ein Unternehmen Tag ein Tag aus beschäftigen. Ordnung im Büro heißt aber noch lange nicht Ordnung im PC. Kaum ein Büro oder ein Arbeitsplatz, an dem heute ohne PC gearbeitet wird. Unzählige Programme sollen helfen, die Arbeit zu steuern und effizienter zu gestalten. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? Liegen Fachkreise richtig, die sagen, das Dilemma liegt beim User? PC-Programme haben häufig Funktionen und Möglichkeiten, die zwar eindrucksvoll den Wissenstand Ihrer Entwickler...