Dieser Artikel beleuchtet das Thema „ersetzendes Scannen“ als Teilaspekt der zum 1. Januar 2015 in Kraft getretenen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlage in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Mit Inkrafttreten der GoBD hat die Finanzverwaltung einige Regeln für die ordnungsgemäße Buchführung verschärft, aber auch mehr Klarheit zum Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten gebracht. Alle Unternehmen sollten dringend prüfen, ob ihre IT-Systeme richtig aufgestellt sind und den Anforderungen der GoBD entsprechen. In diesem Zusammenhang sei auch das Stichwort „Compliance Management System“ genannt – ein Thema, das jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen würde.
Die neuen Regelungen eröffnen gerade auch KMUs Möglichkeiten, ihre Prozesse zu verschlanken und insbesondere einen großen Schritt in Richtung „papierarmes Büro“ zu gehen. Die gute Nachricht ist also, dass hier Optimierungspotenzial darauf wartet, abgerufen zu werden.
Dennoch bleibt die Materie komplex, und Sie sollten die Beratung Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers ebenso wie die Expertise eines erfahrenen Softwareanbieters in Anspruch nehmen. Die Spezialisten beraten Sie bei der Gestaltung Ihrer Buchhaltung, insbesondere der Verteilung der jeweiligen Arbeitsschritte oder beispielsweise auch beim Einsatz von DATEV Unternehmen online. Insbesondere das Thema Verfahrensdokumentation erfordert hohe Sorgfalt, damit es bei einer Betriebsprüfung nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt, die noch gar nichts mit steuerlichen Aspekten zu tun haben, sondern rein formal begründet sind.
Die Verfahrungsdokumentation muss den Prozess des ersetzenden Scannens in Ihrem Unternehmen beschreiben.
Es gibt keine fertige Dokumentation, die Sie übernehmen können, wohl aber Muster als Grundlage.
Unser Produkt ITSM!ERP beinhaltet ein völlig neu konzipiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), in das die Funktion „Ersetzendes Scannen“ integriert ist. Selbstverständlich wird der Scan-Vorgang durch eine Schrifterkennung (Optical Character Recognition [OCR]) begleitet, so dass die digitalisierten Dokumente im PDF/A-Format auch in eine Volltextsuche einbezogen werden können. Das wesentliche Designziel neben Erfüllung der Anforderungen der GoBD waren Benutzerfreundlichkeit, weitgehende Automatisierung der Prozesse und eine hohe Sicherheit. Das gesamte DMS liegt in der Kontrolle des Datenbankmanagementsystems Microsoft SQL Server.
Das System ist zudem durch ein umfassendes Berechtigungssystem geschützt, das auf dem Active Directory des Unternehmens basieren kann (und sollte).

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