PaperOffice – (k)ein Vergleich

Das papierlose Büro – schon zu Anfang der 1980er-Jahre ein hoffnungsfrohes Schlagwort in der Wirtschaft, ausgehend von den Möglichkeiten des digitalen Zeitalters, das damals noch in den Kinderschuhen steckte. Was auch immer das digitale Zeitalter dann brachte, papierlos war es bisher auf keinen Fall. Im Gegenteil, der Papierverbrauch schoss in die Höhe. Bis heute hält dieser Anstieg an, wobei etwa die Hälfte des hergestellten Papiers für Verpackungen verbraucht wird und etwa 38 % für Büropapier, Bücher, Zeitungen und Zeitschriften. Allerdings dreht sich dieses Verhältnis, wenn Recyclingpapier mit einberechnet wird. Viele Verpackungen werden zu 100 % aus Altpapier gefertigt. Papiere fürs Büro, für Zeitschriften, Zeitungen und Bücher enthalten nur etwa 30 % Recyclingpapier.

Es muss folglich die Devise jedes verantwortungsvollen Menschen sein, der mit analogen Akten oder Ordnern umgeht, den Papierverbrauch zu senken. Das geht am einfachsten, indem kein Papier mehr eingesetzt wird. Das jedoch wussten die Büromitarbeiter der frühen 1980er-Jahre auch schon, nur fehlte Ihnen oft das Werkzeug oder der richtige, digitale Ersatz dazu. Der kam etwa in der Mitte der 1990er-Jahre mit der DMS, der Dokumentenmanagementsoftware. Ein durchaus guter Ansatz, jedoch mit dem Haken versehen, das diese Software entweder der Bestandteil einer durchaus teuren und komplizierten Büro-Suite war und noch immer ist, oder sich nicht richtig in die IT-Struktur des jeweiligen Unternehmens integrieren lässt.

Das Jahr 2002, das Bessere aus Harsewinkel

In diesem zweiten Jahr des noch jungen Jahrtausends hatte Daniel Schönland aus Harsewinkel in Ostwestfalen, zwischen Münster und Bielefeld gelegen, ein Problem. Er suchte eine zugleich preiswerte wie funktionale Lösung, um Ordnung auf seinen PC zu bekommen. Da nichts auf dem Markt seinen Ansprüchen gerecht wurde, schrieb er selbst ein Programm, basierend auf einer Microsoft Access Datenbank. Es war die erste Version von PaperOffice.
Gut 17 Jahre später ist aus der anfänglichen DMS PaperOffice ein ausgewachsenes ECMS geworden, ein Enterprise Content Management System. Eine Software, die alle Ansprüche an die papierlose Verwaltung von digitalen Inhalten erfüllt und dies dazu noch zu einem Preis, der den Mitbewerbern die Tränen in die Augen treibt. Was also kann der regelmäßige Preis-Leistungs-Sieger:

• Volle Integration anderer Bürosoftware wie ERP, CRM oder MS-Office
• OCR-Volltexterkennung mit Stichwortindexierung
• KI für Zuordnung sowie Formular- und Vordruckerstellung
• Interne Hochleistungssuchmaschine
• Im Netzwerk zentralisierte Dokumente zur Vermeidung von Redundanzen
• Revisionssicher und Finanzamtkonform
• Speicherung und Bearbeitung gemäß GDPR, DSGVO, GoBD und GDPdU
• Zentralisierte Passwortverwaltung mit hierarchischer Ebenenzuweisung
• Workflowmanagement
• Schwarmverarbeitung auf 64bit Technologie
• Dokumentenverschlüsselung auf Basis eines AES-1024-Code

Dazu empfehlen Daniel Schönland und sein mittlerweile auf über 40 Personen angewachsenes Team die Nutzung von eigenen NAS-Servern der Firma Synology, um die Cloud von Drittanbietern als Speicherplatz und damit einen hohen Risikofaktor zu meiden.

Weltweit verlassen sich inzwischen über 900.000 Firmen unterschiedlicher Größe, vom Einmannbetrieb über KMUs bis zu globalen Multis, auf die Effizienz von PaperOffice. Denn sie haben klar den Kosten-Nutzen-Vorteil von PaperOffice erkannt und wissen, dass sie hier ein Produkt erhalten, das als DMS seine Mitbewerber in die Schranken weist, tatsächlich jedoch den Funktionsumfang einer ausgewachsenen ECMS besitzt. PaperOffice lohnt sich einfach und hilft mit, den Papierberg etwas kleiner werden zu lassen.