Wer hat das Rad erfunden? Das war mit hoher Sicherheit nicht die Leistung eines einzelnen. Viel größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es eine kollektive Idee war, die einfach einmal klein angefangen hat, etwa indem runde Holzstämme unter schwere Steine gelegt wurden, um diese zu bewegen. Sicher hatte der eine oder andere aus der Gruppe eine zündende, eine Initialidee, aber letztlich waren es verschiedene Bausteine, die sich zusammenfügten, denn allein das Rad ist es ja nicht.

Auch das Team, das sich mit der Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice beschäftigt, hat das Rad nicht neu erfunden, aber sie haben DMS fraglos neu definiert. Zunächst kann die Dokumentenarchivierung, die Aufbereitung und die Bereitstellung der Inhalte als das sinnbildliche Rad betrachtet werden, wobei im Vergleich das analoge Papierdokument zunächst dem primitiven Holzrad ähnelt. Daraus macht PaperOffice DMS dank der OCR-Volltexterkennung mit Stichwortindexierung und Live-Stichwortsuche inklusive Filterfunktion einen T-Niederquerschnittsreifen. Nur zum Verständnis, ein Holzrad dürfte für vielleicht 10 km/h gut sein, ein Autoreifen mit der Bezeichnung T erlaubt 300 km/h.

Workflow mit PaperOffice

Doch Geschwindigkeit ist es nicht allein, die sowohl ein Rad ausmacht wie auch ein Dokumentenverwaltungssystem. Wie komfortabel lässt es sich zum Beispiel mit der jeweiligen Bereifung fahren oder wie bequem lässt es sich mit der jeweiligen DMS arbeiten?

Das Workflow Management in der PaperOffice DMS erlaubt fast zeitgleich die Bearbeitung von archivierten Dokumenten, sozusagen frisch aus dem Scanner, wobei es bei PaperOffice nicht unbedingt ein Scanner sein muss, der analoge Formate digitalisiert. Es kann auch das Foto eines Handys sein, etwa der im Wareneingang abfotografierte Frachtschein, der direkt vom Mobiltelefon in die PaperOffice-Archivierung wandert und dort digitalisiert wird.

Dabei belässt es PaperOffice aber nicht. Die zuerst eingescannte Version des digitalisierten Dokuments bleibt immer erhalten. Auch wenn verschiedene Mitarbeiter den beispielhaften Frachtschein bearbeiten und vielleicht etwas hinzufügen oder verändern, so erstellt PaperOffice bei jeder Änderung immer eine neue Version. Diese Versionskontrolle inklusive visueller Timeline erlaubt es, genau zu verfolgen, wie und wann das Dokument bearbeitet wurde und sie erlaubt jederzeit den Vergleich mit der vorherigen Version bis hin zu dem Punkt der ersten Archivierung.

Projekte mit PaperOffice – die perfekte Assistenz

Stellmacher ist eine alte Berufsbezeichnung für Handwerker, die Holzräder herstellten. Die lieferten ihre Produkte wiederum an den Wagen- oder Karosseriebauer. Noch bis in die Anfänge des 20. Jahrhundert waren Kutschen und später auch Automobile Einzelanfertigungen. So ähnlich sieht es auch im digitalen Zeitalter in Bezug auf betriebswirtschaftliche Software aus. Viele Spezialisten, kaum Generalisten. PaperOffice bietet eine Dokumentenmanagementsoftware an, die sich viel eher ins Lager der Generalisten statt der Spezialisten schlägt. Ein breites Anwendungsspektrum, wobei jedes Modul gut durchdacht ist und sich mit den weiteren Funktionen perfekt ergänzt. Für das Team von PaperOffice waren und sind derartige Abstimmungsprozesse keineswegs einfach, aber sie bergen auch den Vorteil, dass sich so die Software anderer Hersteller gut einbinden lässt.

Dabei kommt fast schon automatisch das Thema Sicherheit zur Sprache, denn viele Schnittstellen bedeuten viele mögliche Einfallstore für Systemhacker oder Betriebsspione. Dem beugt PaperOffice mit quasi schwerem Geschütz und intelligenter Architektur vor. Zum einen eine auf militärisch-geheimdienstlichem Niveau bewegende Verschlüsselung. Zum anderen die Vermeidung von offensichtlichen Angriffspunkten. Deshalb setzt PaperOffice auf die Schwarmtechnologie, die Verteilung der Datenverarbeitung auf die im Netzwerk befindlichen Rechner und auf die Datenspeicherung in internen NAS-Servern statt auf die allseits beliebte, aber auch berüchtigte Cloud im Internet.

PaperOffice DMS, das eiert nicht, das rollt.