Urdorf, 23.10.2008 - Die St. Galler Kantonalbank (nachstehend SGKB) hat ein neues und zeitgemässes Dokumentenmanagement System gesucht. Gefordert war eine übersichtliche und vollständige Sicht auf die Kundendossiers sowie eine Schnittstelle zum Bankensystem Avaloq. Die Liste der zu erfüllenden Anforderungen war lang: Von der revisionssicheren Langzeitarchivierung über den Schutz vor Datenverlust und die Verhinderung von Fehlablagen bis zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen und Normen (ESTV, OR, GeBüV, StGB, ISO-Standard) für geschäftsrelevante Dokumente und Unterlagen. Zudem galt es, das bestehende Archiv mit über 200 Mio. AFP-Dokumenten zu migrieren. Den Zuschlag für die Archivierung und Verwaltung der Schriftstücke erhielt der Dokumentenspezialist RR Donnelley. Pünktlich mit der Einführung der Hauptanwendung Avaloq im März 2008 konnte auch das Dokumentenmanagement System OS.5|ECM in Betrieb genommen werden. Diese erste Phase...

Der Empfang von jährlich 150’000 Standardrechnungen wird an RR Donnelley ausgelagert Urdorf, 23.10.2008 - Über 200'000 Rechnungen von mehr als 6'000 Lieferanten aus zahlreichen Ländern erhielt die Europa-Buchhaltung von Kuoni Destination Management im Jahr 2006. Diese sorgfältig, effizient und pünktlich zu prüfen und zu bezahlen stellte eine grosse Herausforderung dar. Damit nicht genug: Für die kommenden Jahre wird weiteres Wachstum erwartet. Doch nicht nur die Quantität stellt höchste Ansprüche an die Buchhaltungsabteilung, ihr Personal und ihre Prozesse. Starke saisonale Schwankungen sorgen für zusätzliche Komplikationen. Die Spitzenbelastung im Sommer, wenn monatlich doppelt so viele Rechnungen wie im Winter zu bearbeiten sind, konnte bislang nur durch den Einsatz von Temporärkräften bewältigt werden. Seit Anfang 2008 senden Kuoni Lieferanten ihre Rechnungen an die RR Donnelley eigene Postleitzahl «8901» in Urdorf....

Urdorf, 23.10.2008 - Was manchem Beobachter anfangs als nette technische Spielerei mit bestenfalls ästhetischem Nutzen erscheint, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung als entscheidender Fortschritt mit grossem Mehrwert. Farbscanning ist mehr als nur ein notwendiger Luxus. Im Hinblick auf immer strengere Anforderungen bezüglich Revision und Compliance kommt der farbigen Archivierung von Dokumenten eine immer grössere Bedeutung zu. Gegenüber der allgemein üblichen Archivierung schwarz/weisser Bilder als PDF Dokumente ergeben sich signifikante Vorteile: Auf vielen Papierdokumenten sind inhaltlich relevante Spuren manueller Bearbeitung zu finden, beispielsweise handschriftliche Anmerkungen mit Tinte, Kugelschreiber oder Farbstiften, Stempel, farbige Hervorhebungen mit Textmarkerstiften usw. Ohne Kenntnis dieser Artefakte ist eine sinnentstellende Interpretation mancher Dokumente unausweichlich. Ein besonders kritischer Anwendungsbereich...