Zweck des Vergabevorschlags Der Vergabevorschlag oder die Vergabeempfehlung ist das wichtigste Ergebnisdokument einer Ausschreibung und entscheidend für die Vergabe einer Serviceleistung. Darin werden alle gesammelten Informationen konsolidiert dargestellt sowie eine Empfehlung zur Platzierung der Bieter und somit zum favorisierten Vertragspartner ausgesprochen. Der Vergabevorschlag wird von der ausschreibenden Fachabteilung erstellt und dem Management bzw. dem Einkauf zur Entscheidung vorgestellt. Dokumente des Vergabevorschlags Ist man als privates Unternehmen nicht an das Vergaberecht gebunden, sollte man sich nichtsdestotrotz an bewährten Abläufen orientieren. Der Vergabevorschlag sollte aus einer Präsentation für die Entscheider und einem erläuternden Dokument bestehen. Die Erläuterungen aus dem Dokument können dann bei Nachfrage die Inhalte der Präsentation belegen. Bei kleineren Vergaben kann auch auf das erläuternde Dokument...

Der Terminplan für die Fade-In-Phase bzw. der Service-Transition sollte sich an der Leistungsbeschreibung des Services (Teil des Vertrags) orientieren und die grundlegenden terminrelevanten Bausteine enthalten. Nutzt man diese Bausteine durchgängig, erhält man einen vollständigen Terminplan, in dem alle beteiligten Rollen/Personen enthalten sind; alle Termine feststehen; alle Aufgaben als Tätigkeiten beschrieben sind; alle zu erzielenden Ergebnisse als Meilensteine definiert sind; alle Abhängigkeiten zwischen Ergebnissen und Tätigkeiten festgelegt sind. Mehrwert des Terminplans Der Terminplan zeigt seine Stärken, indem er alle notwendigen Aufgaben rund um die Serviceübernahme berücksichtigt. Nicht nur die Vollständigkeit der Aufgaben, auch andere Funktionen sprechen für den Terminplan und machen ihn damit unentbehrlich. Folgende Themen werden durch die Nutzung des Terminplans begünstigt: rechtzeitiges Eingreifen bei absehbarem...