Die Stadt Griesheim im Landkreis Darmstadt-Dieburg hat sich jetzt für optimierte und transparente Prozesse bei der Eingangsrechnungsverarbeitung durch den Einsatz des Rechnungsworkflows von ekom21 entschieden. Das zusammen mit LORENZ Orga entwickelte Verfahren rw21, auch bekannt unter dem Namen FlowManager Invoice, ist Teil der eGovernment Suite der ekom21 und erfreut sich seit geraumer Zeit steigender Beliebtheit bei den hessischen Kommunen.

Mit dem Workflow realisiert die Stadt deutlich kürzere Ablaufzeiten bei der Bearbeitung ihrer jährlich rund 15.500 Eingangsrechnungen. Die Dokumente werden schon im Posteingang eingescannt und über automatisierte Prozesse an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Mario Ripp, Projektleiter für die rw21-Einführung: „Eine Auflage durch die Kommunalaufsicht ist es, eine Liquiditätsplanung einzurichten. Mit Hilfe dieser Softwarelösung können die Eingangsrechnungen zukünftig bereits unmittelbar nach dem Posteingang über die EDV – durch Scannen – erfasst werden. Das hat den Vorteil, dass die Fälligkeit der jeweiligen Auszahlung bereits ab diesem Zeitpunkt bekannt ist.“

Außerdem lassen sich mit der Workflow-Lösung die Anforderungen des Vier-Augen-Prinzips lückenlos nachvollziehen. Dafür werden für die einzelnen Schritte der Rechnungsbearbeitung Rollen festgelegt, die eingehalten werden müssen. Lange Umlaufzeiten, das mehrfache Ziehen und Ablegen von Fotokopien sowie das Verschwenden von Skontovorteilen sind damit passé.

In Griesheim arbeiten derzeit 16 Mitarbeiter/innen mit rw21. In der Einführungsphase sind es die Fachbereiche Infrastrukturdienste, Bauhof und Immobilienmanagement, das Sachgebiet Wohnungsamt und teilweise die Finanzbuchhaltung. In der Endausbaustufe werden rund 70 Personen (so genannte Rolleninhaber) aus sechs Fachbereichen und drei Stabsstellen mit dem Programm arbeiten.

www.lorenz-orga.de