Die Stadt Kaiserslautern organisiert ihre Rechnungsbearbeitung elektronisch mit FlowManager Invoice, dem Rechnungsworkflow von LORENZ Orga. Sie folgt damit zahlreichen Kommunen in Hessen, wo die Lösung für die Rechnungseingangsbearbeitung fast schon Standard ist. Auch in Rheinland-Pfalz setzt sich die FlowManager Invoice damit immer stärker durch.

Wie bereits für viele Kommunalverwaltungen, sind auch für die Stadt Kaiserslautern einfach zu bedienende Workflows, die ohne lange Projektzeit schnell in der Praxis einsetzbar sind, ein wesentlicher Baustein in Richtung E-Government. Schon seit einigen Jahren archiviert Kaiserslautern Dokumente aus der KFZ-Verwaltung und dem Ausländerwesen mit 2Charta-DMS, dem Dokumentenmanagementsystem von LORENZ Orga. Der Rechnungsworkflow in der Verbindung mit 2Charta DMS kommt jetzt für die elektronische Weiterleitung und Freizeichnung von jährlich rund 80.000 Eingangsrechnungen zum Einsatz. „Wir versprechen uns davon Zeitersparnis und mehr Übersichtlichkeit“, erklärt Ludwig Steiner, stellvertretender Referatsleiter Organisationsmanagement.

Die Kämmerei nutzt das Finanzverfahren Infoma newsystem kommunal (NSK) und hatte Eingangsrechnungen bis zur Einführung von FlowManager Invoice komplett papierbasiert bearbeitet. Die Abstimmungsprozesse fanden früher per Umlaufmappe statt. Als es darum ging, die Rechnungsbearbeitung künftig automatisiert und digital ablaufen zu lassen, fiel die Entscheidung auch deshalb zugunsten von LORENZ Orga, weil man mit der Anwenderfreundlichkeit und hohen Funktionalität der DMS-Lösungen in den Fachabteilungen in der Vergangenheit sehr zufrieden war.

Im Zuge des elektronischen Workflows strafft die Stadtverwaltung Abläufe, denn alle Zwischenschritte des Verteilens und Transportierens von Papierunterlagen fallen nun weg. Eine Rechnung im Baubereich braucht für die Prüfung natürlich länger als in der allgemeinen Verwaltung, weil durch die Externen weitere Prüfschritte hinzukommen. Trotzdem bleibt es bei einer durchschnittlichen Halbierung der Durchlaufzeit. Das Resultat: Einhaltung aller Skonti und größtmögliche Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung.

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