Der Rechnungsworkflow FlowManager von LORENZ Orga erfreut sich wachsender Beliebtheit bei den Kommunen. Als fester Bestandteil der eGovernment-Suite der ekom21 kommt er jetzt unter dem Namen „rw21“ im Landkreis Groß-Gerau zum Einsatz.

Der Landkreis Groß-Gerau hatte die ekom21, Kooperationspartner von LORENZ Orga und größter BSI-zertifizierter kommunaler IT-Dienstleister in Hessen, mit der Installation einer Lösung für den digitalen, automatisierten Rechnungseingangsworkflow beauftragt. Startschuss war ein Pilotprojekt in den Fachbereichen Schul- und Gebäudeservice, Personal und Organisation, IT-Center sowie Finanzmanagement. Nach Produktivsetzung findet inzwischen die komplette Sachbearbeitung mit der sachlich und rechnerischen Feststellung, der buchhalterischen Prüfung, Anordnung ausschließlich am Bildschirm statt.

Die Integration des Rechnungsworkflows in das Finanzverfahren newsystemKommunal erlaubt einen automatischen Abgleich der Rechnungsinformationen mit den Stammdaten im Fachverfahren. So können die Anwender schon an dieser Stelle eine Dublettenprüfung vornehmen und kontrollieren, ob sich die Rechnung eventuell schon im System befindet. Über den Workflow ist anschließend der Bearbeitungsstand einer Rechnung für alle Beteiligten sichtbar, erkennbar über das so genannte Cockpit mit Ampelfunktion. Die Kreditoren erhalten somit viel schneller Auskunft über den Bearbeitungsstand ihrer Rechnung.

Durch die elektronische Rechnungsprüfung mithilfe des Workflow-Systems entfallen die bislang üblichen Kontierungsbelege für die Tausende von Buchungen und Rechnungen. Gleichzeitig werden sich die Kosten für unnötige Kopien und die zeitlichen Aufwendungen für Rückfragen verringern. Die Kreditoren erhalten sehr viel schneller Auskunft über den Bearbeitungsstand ihrer Rechnung. Über eine Schnittstelle zum Fachverfahren FM-Tools lassen sich auch weitere Prüfungsinstanzen im Bereich Schul- und Gebäudeservice in den Workflow einbeziehen.