Unternehmen sind logischer Weise daran interessiert möglichst viel über ihre potenziellen, zukünftigen Mitarbeiter in Erfahrung zu bringen. Hierbei gilt es jedoch unbedingt die datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten.

Im Laufe eines Bewerbungsverfahrens erhalten Unternehmen zahlreiche Zahlen, Daten und Fakten zu den einzelnen Kandidaten, welche einer besonders sensiblen Behandlung bedürfen. So werden in der Regel nicht nur persönliche Angaben, sondern auch Informationen zu Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten durch die Bewerber übermittelt. Diese Daten stehen nach § 3 Abs. 11 Nr. 7 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unter besonderem Schutz. In logischer Konsequenz dürfen Unternehmen nach § 32 Abs. 1 BDSG ausschließlich Bewerberdaten erheben und verarbeiten, wenn sie für die Entscheidungsfindung über die Stellenbesetzung erforderlich sind. Unternehmen sind dazu verpflichtet, während des Bewerbungsverfahrens alle Bewerbungsunterlagen ausschließlich Personen zugänglich zu machen, welche auch am Bewerbungsverfahren und der Entscheidungsfindung beteiligt sind.

In Zeiten von Social Media und Co. erfreuen sich eingehende Recherchen auf Facebook, Twiter und Konsorten durch die Unternehmen immer mehr Beliebtheit. Hierbei gerät oftmals in Vergessenheit, dass derlei Datenerhebung nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Information des Kandidaten zulässig ist. Um einen solchen Ausnahmefall handelt es sich der überwiegenden Meinung nach bei allgemein zugänglichen Daten im Sinne des § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG. Eine Information an die Bewerber hinsichtlich einer gegebenenfalls erfolgenden Datenerhebung auf den Social Media Plattformen muss in jedem Fall erfolgen und könnte beispielsweise schon in der Stellenausschreibung platziert werden.

Darüber hinaus regelt das Bundesdatenschutzgesetz auch die Aufbewahrungsdauer von Bewerbungen. Das Bundesdatenschutzgesetz (§ 35 Abs. 2 Nr. 3) sagt klar, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, sobald der Zweck dafür entfällt. Als eine gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist werden drei Monate erachtet, da innerhalb dieses Zeitraumes zum einen das Bewerbungs- und damit auch Einstellungsverfahren abgeschlossen sein sollte und zum anderen auch keine möglichen Klagen mehr seitens der Bewerber hinsichtlich Diskriminierungsvorwürfen zu befürchten sind, da diesbezüglich eine Erhebungsfrist von zwei Monaten gilt. Mit Ablauf der Aufbewahrungsdauer sind grundsätzlich alle Bewerbungsunterlagen – samt gegebenenfalls angefertigten Kopien – der Kandidaten zu löschen beziehungsweise zu vernichten.

Nichtsdestotrotz kann es in beiderseitigem Interesse – sowohl Unternehmen als auch Bewerber – liegen, dass die Bewerbungsunterlagen über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, wenn beispielsweise aktuell keine passende Stelle für den Bewerber vakant ist. Hier hat es sich in vielen Unternehmen etabliert einen sogenannten Bewerberpool zu führen, wozu es jedoch der schriftlichen Einwilligung der Bewerber bedarf, in diesen überführt zu werden. Diese schriftliche Einwilligung kann beispielsweise auch schon in der Stellenausschreibung eingeholt werden. Sollte nunmehr zu einem späteren Zeitpunkt eine passende vakante Stelle zur Verfügung stehen, kann das Unternehmen problemlos auf die bereits vorliegenden Bewerbungsunterlagen zurückgreifen.

Der Bewerbermanager – die innovative Bewerbermanagement Software von BITE – kann Unternehmen bei der Beachtung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben effektiv unterstützen. Granulare Lese- und/ oder Schreibrechte stellen sicher, dass die Bewerbungsunterlagen lediglich dem dazu berechtigten Personenkreis zur Verfügung stehen. Darüber hinaus können sowohl die Information hinsichtlich gegebenenfalls zusätzlich erfolgender Datenerhebungen auf Social Media Plattformen als auch Vorlagen für Einwilligungserklärungen seitens der Bewerber für eine Aufnahmen in den Bewerberpool individuell und bedarfsgerecht in den jeweiligen Online Bewerbungsformularen der Stellenausschreibungen platziert werden. Detailliert erfasste Eingangsdaten zum einen sowie zeitliche Filter zum anderen, stellen sicher, dass die Aufbewahrungsfristen der Bewerbungen nicht überschritten werden.

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