Nürnberg, 28. Oktober 2010: Elektronische Abläufe sparen Zeit und Kosten. Großunternehmen, Banken und Telekommunikationsanbieter arbeiten deshalb unter anderem daran, den Rechnungsaustausch mit ihren Firmenkunden auf einen durchgängig digitalen Datenaustausch umzustellen. Mittelständische Unternehmen können sich mit Hilfe einfacher IT-Lösungen wie der DATEV eRechnung darauf einstellen und damit selbst die Vorteile des digitalen Rechnungsversands nutzen.

Noch dominieren in Deutschland beim Rechnungsversand Papier und der traditionelle Postweg. Ein Grund dafür sind die komplexen Vorgaben, die zu beachten sind, damit bei einer elektronisch übermittelten Rechnung die Berechtigung zum Vorsteuerabzug bestehen bleibt. Doch inzwischen stellen insbesondere Banken und Telekommunikationsanbieter auf den digitalen Rechnungsversand um. E-Business-Lösungen wie DATEV eRechnung machen diese Vorgehensweise auch für mittelständische Unternehmen einfach und rechtssicher. Sie können damit elektronische Eingangsrechnungen risikolos annehmen und den Aufwand für die Erstellung von Ausgangsrechnungen deutlich senken, etwa weil Druck-, Papier-, Porto- und Transportkosten gemindert und Doppelarbeiten beim Übertragen in die Finanzbuchführung abgeschafft werden.

Um alle Vorteile des E-Mail-Versands von Rechnungen nutzen zu können, müssen diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Nur dann kann die Vorsteuer bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht werden. Mit der Signatur wird nachgewiesen, dass die jeweilige Rechnung unverfälscht und die Identität des Rechnungsstellers einwandfrei ist. Damit Eingangsrechnungen auch in der Buchhaltung verarbeitet und die Vorsteuer rechtskonform abgezogen werden darf, muss außerdem eine Signaturprüfung mit einer zertifizierten Software durchgeführt werden. Das Prüfprotokoll ist in digitaler Form gemeinsam mit der signierten Rechnung revisionssicher über den Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren.

Den Steuerberater darauf ansprechen

"Das größte Einsparpotenzial für Unternehmen liegt allerdings nicht in der bloßen Umstellung von der Papier- auf die E-Rechnung", so Annett Kraut, Abteilungsleiterin bei der DATEV eG und verantwortlich für Produktmanagement und Service zu Online-Lösungen. "Die meisten Kosten lassen sich einsparen, wenn der Abrechnungsprozess durchgängig digital gestaltet wird - von der Rechnungserstellung über den automatischen Versand und das Übertragen in die Finanzbuchführung bis zum Bezahlen per Electronic Banking." Hilfestellung sowohl für die einfache Annahme von E-Rechnungen wie auch für die Umstellung auf einen durchgehend elektronischen Abrechnungsprozess bieten Steuerberater, zumindest wenn sie selbst DATEV-Lösungen nutzen.

DATEV eRechnung ist eine Erweiterung von DATEV Unternehmen online, einem System mit mehreren browserbasierten Anwendungen für die täglichen Geschäftsvorgänge in kleinen und mittleren Unternehmen. Kernstück ist die digitale Belegverwaltung. Über das System greifen Unternehmen wie auch deren Steuerberater auf den gemeinsamen im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Datenbestand zu. Bislang wurden in Unternehmen papierene Rechnungsbelege mittels Fax oder Scanner digitalisiert und das Belegbild im Rechenzentrum hinterlegt. Mit wenigen Klicks lassen sich nun auch originär elektronische Rechnungen in die Belegverwaltung online übermitteln, wobei die Signaturprüfung automatisch im DATEV-Rechenzentrum durchgeführt wird. Die Rechnungen, Signaturen und Prüfprotokolle werden dort gesetzeskonform archiviert und stehen sofort für die Finanzbuchführung zur Verfügung. Der gesicherte Zugriff auf DATEV Unternehmen online erfolgt über SmartCard.

Umgekehrt können Unternehmen auch selbst elektronische Rechnungen an ihre Kunden versenden. Die Rechnungsdatei wird dazu ebenfalls in die Belegverwaltung online übertragen. Über ein so genanntes Vertretungsmodell signiert DATEV diese Rechnungen dann im Auftrag des Unternehmens qualifiziert elektronisch und archiviert sie. Dafür ist lediglich eine Vollmachtserklärung des Unternehmens erforderlich. Der Rechnungssteller erhält eine E-Mail mit Link auf die Rechnung im DATEV-Rechenzentrum. Darüber kann die Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger versandt werden. Auch die elektronischen Ausgangsrechnungen stehen Unternehmen und Kanzlei automatisch für die Buchführung zur Verfügung.

Durch solch ein durchgängiges System zum Prüfen, Signieren, Archivieren und Buchen elektronischer Rechnungen entfallen aufwändige Einzelschritte und Investitionen in Signaturlösungen und Archivierungssysteme. Unternehmen können so die Vorteile elektronischer Rechnungen unkompliziert und ohne Risiko nutzen und sind gewappnet, wenn bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug elektronisch übermittelter Rechnungen kontrolliert wird.
Firmenbeschreibung DATEV:
Die DATEV eG, Nürnberg, ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Über den Kreis der Mitglieder hinaus zählen auch Unternehmen, Kommunen, Vereine und Institutionen zu den Kunden. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Enterprise Resource Planning (ERP) sowie Organisation und Planung. Mit derzeit über 39.000 Mitgliedern, rund 5.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von 672,4 Millionen Euro im Jahr 2009 zählt die 1966 gegründete DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. So belegt das Unternehmen beispielsweise im bekannten Lünendonk-Ranking Platz Vier in der Kategorie Softwarehäuser (gelistet nach Umsatz in Deutschland).

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