Bremen, Juli 2010. Herkömmliche Einsatzplanung mittels großer Magnettafeln, unzähligen Zetteln und vielen Telefonaten findet mit der webbasierten Software project2web aus Bremer eine ebenso moderne wie effiziente EDV-Ablösung. Speziell für Betriebe mit vielen kurzen Einsätzen pro Tag verfeinerte NEUSTA die Zeiteinteilung in project2web deutlich und erlaubt jetzt die minutengenaue Planung. Mittels der sogenannten Tages-Einsatzplanung können Disponenten wesentlich genauer Aufträge oder Projekte den passenden Mitarbeitern zuordnen. Weiterer Vorteil: Statt auf die Rückgabe der bislang noch per Hand ausgefüllten Stundenzettel zu warten, können Disponenten, Buchhaltung und mehr mit Hilfe der Software noch am gleichen Tag alle nötigen Daten einsehen und auswerten. Dazu kommen statt Papier-Formular und Kugelschreiber mobile Endgeräte wie Handy, Smartphone, Tablet-PC oder der Digital Pen zum Einsatz, die alle Angaben sofort in Echtzeit übermitteln. Dank der webbasierten Auslegung von project2web kann – mehrfach gegen unbefugten Zugriff gesichert – von jedem Ort der Welt der gegenwärtige Planungs- und Arbeitsstatus überwacht werden.

„Im Gegensatz zur üblichen Wochenplanung kann mit der in 15-Minuten-Blöcke aufteilbaren Tages-Einsatzplanung in project2web eine höhere Präzision erzielt werden. In Kombination mit einem Mobile Client entsteht eine lückenlose Auflistung aller geleisteten Arbeiten. Mitarbeiter erhalten per Handy Auftragsinformationen und stempeln mit den Geräten ebenfalls ihre Zeiten, daher können sie morgens ohne Umweg über die Firma gleich zum ersten Auftrag fahren. Sind Servicedaten festzuhalten, kommt der Tablet-PC zum Einsatz. Wer auf handschriftliche Dokumente nicht verzichten will, aber dennoch digitale Daten ohne Mehraufwand wünscht, nutzt den digitalen Kugelschreiber“, erklärt Reiner Weis von NEUSTA. Wie auch bei der Wochenplanung können Aufträge und Projekte einfach am Webbrowser per Drag&Drop einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Wie lange der Auftrag dauern soll, lässt sich leicht anpassen. Dazu zieht der Disponent per Maus den Auftrag „in die Länge“ und passt somit die Stundenzahl auf einfachste Weise an. Zur Vereinfachung der Arbeitsschritte unterstützt project2web unter anderem mit einer per Mausklick einsehbaren Auftrag-Detailansicht. Zudem hilft die Vorgabe von Sollzeiten, Aufträge automatisiert in die Einsatzplanung zu übernehmen. Auf diese Weise werden beispielsweise vorab vereinbarte Stunden exakt in die Planung übernommen. Per Statusanzeige sehen Disponenten umgehend, welche Aufträge verplant wurden. Ein Ansichtsfilter, der wahlweise Mitarbeiter oder Aufträge nach gewünschten Kriterien anzeigt, erlaubt zudem die Nutzung der Tagesplanung durch mehrere Disponenten. Kenner der project2web-Wochenplanung werden viele Funktionen auch in der genaueren Tagesplanung wiederfinden, die Nutzung gestaltet sich also denkbar einfach. Kommen Firmenfahrzeuge zum Einsatz, ist deren Ortung und Positionsübermittlung an die Software ebenso möglich. Fahrtkosten lassen sich so exakt ermitteln und weiterberechnen. Fallbeispiele und weitere Informationen finden sich auf www.project2web.de.