Bad Honnef – Studenten der Fachrichtung Eventmanagement an der Internationalen Fachhochschule Bad Honnef · Bonn haben eine Studie zum Teilnehmermanagement bei Veranstaltungen verfasst. Die Ergebnisse beruhen auf Umfragen unter 188 Event-Agenturen und Eventmarketing treibenden Unternehmen, die von März bis Juni 2009 durchgeführt wurden.

Durch die Studie wird der Begriff Teilnehmermanagement erstmals definiert. Er umfasst die Erhebung, Verarbeitung, Verwaltung und Auswertung von veranstaltungsrelevanten Teilnehmerdaten. Dazu gehören Anmeldevorgänge, Erfassung von Kontaktdaten und Versand von Informationsmaterial bis hin zu Verpflegung und Feedback. Ebenso gehört dazu die quantitative Auswertung der Daten zum Beispiel nach Altersstruktur, Interessen oder Bildungsgrad der Besucher. Das Teilnehmermanagement schließt auch die Planung und Koordination von Ressourcen und Aktivitäten für Events ein. Darunter sind Raumplanung und Bestuhlung ebenso zu verstehen wie der Einsatz von Platzanweisern, Ordner- und Catering-Personal.

Die Resultate zeigen, dass das Ausmaß von Teilnehmermanagement in der Eventbranche oft unterschätzt wird. Mit Blick auf Organisation und Umsetzung weichen die Vorgehensweisen in Agenturen und Unternehmen in einzelnen Fällen voneinander ab. Während die Verantwortung für das Teilnehmermanagement häufig bei der Projektleitung liegt, erfolgt die Umsetzung oft auf der Assistenz- und Praktikantenebene.

Oft werden einzelne Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert, um eine Qualitätssteigerung zu erzielen, was auf erhöhte Anforderungen seitens der Teilnehmer zurückgeführt werden kann. Die technische Abwicklung erfolgt in der Regel über Tabellenkalkulationsprogramme oder selbstentwickelte IT-Lösungen. Online-basierte Teilnehmermanagement-Programme werden zunehmend genutzt werden, so dass eine genauere Zielgruppenbestimmung und ein höherer Grad an Individualisierung bei der Gast-Ansprache und beim Service von Veranstaltungen möglich ist. Das Teilnehmermanagement gilt in den meisten Agenturen und Unternehmen als eigenständiger Bereich mit besonderer Bedeutung.

Die Studie wurde von sieben Studenten des Fachbereichs Eventmanagement unter der Leitung von Prof. Ulrich Wünsch erstellt. Beauftragt wurde die Projektgruppe von der CompuCoach GmbH (www.compucoach.de) und unterstützt von der Vereinigung Veranstaltungsplaner (www.veranstaltungsplaner.de). Die Studie kann auf www.fh-bad-honnef.de heruntergeladen werden.

Internationale Fachhochschule Bad Honnef · Bonn
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