Die seit über 15 Jahren erfolgreiche Frachtenbörse box24 stellt eine starke Tendenz zu geschlossenen Benutzergruppen fest, die in dieser Datenbank zusätzlich schnell und flexibel eingerichtet werden:

Besonders Industrie und Handelsunternehmen stellen teilweise hohe Anforderungen an Transportunternehmen, daher wird in vielen Fällen mit einem festen Stamm zusammengearbeitet, um die Qualität und Zuverlässigkeit der Transporte zu gewährleisten.

Besonders in diesem Fall wird vom Frachtanbieter (bzw. Versender/Verlader) bevorzugt eine geschlossene Benutzergruppe mit bekannten Teilnehmern festgelegt; der Ablauf der Transportvergabe bei einer Ausschreibung stellt sich dann wie folgt dar:

Der Frachtanbieter gibt ohne großen Zeitaufwand über ein Formular das Frachtangebot ein (bei größeren Projekten können sogar mehrere DIN A4 Seiten Text mit ausführlichen Details gespeichert werden).
Bei der Erfassung kann eine Terminvorgabe, ein Auktionsende, sowie bei Bedarf ein Starpreis (für die Rückwärtsauktion) festgelegt werden.

Nach dem Speichern werden sofort alle festgelegten Transportunternehmen (Speditionen / Kurierdienste) per E-Mail über das neue Frachtangebot informiert und können sofort ein Gebot abgeben.
Für die Transportunternehmen ist das jeweils letzte Gebot sichtbar, welches bei Angebotsabgabe unterschritten werden muß (die Gebotsanzeige erfolgt anonym, um Preisabsprachen zu verhindern).

Der jeweilige Bieter wird zusätzlich sofort per E-Mail informiert, wenn sein Gebot unterschritten wurde, damit er sein Gebot nachbessern kann.

Der Frachtanbieter hat jederzeit vollen Zugriff auf die Gebotsliste (die History beinhaltet also auch die Firmennamen) und kann nach Auktionsende den Gewinner frei bestimmen, das muß also nicht zwingend das Unternehmen mit dem günstigsten Angebot sein.
Durch dieses Verfahren kann der Frachtanbieter sehr schnell für jeden Transport den bestmöglichen Preis ermitteln.

Geschlossene Benutzergruppen werden aber nicht nur von Frachtanbietern erfolgreich genutzt; auch für Transportunternehmen, die sich innerhalb einer Gruppe zusammengeschlossen haben, oder mehrere Niederlassungen betreiben, können so eine europaweite Gruppen-Disposition realisieren und so besser Ladungen und freie Fahrzeuge austauschen und die Zusammenarbeit optimieren.

Besonders praktisch: Bei Bedarf können Frachtangebote und freie Fahrzeuge auch aus der geschlossenen Benutzergruppe in den öffentlichen Bereich der Touren-Börse übertragen werden (z.B. wenn die Reaktion innerhalb der Gruppe nicht zufriedenstellend gewesen ist), dazu genügt ein Mausklick - eine doppelte Erfassung entfällt also.

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