Wenn sich ein Unternehmen dem Digitalisierungsprozess stellt, heißt es: Zettelwirtschaft minimieren und physische Akten digitalisieren. Insbesondere im Verwaltungsbereich ist das ein Pain Point vieler deutscher Unternehmen, die über Jahre ein immenses Aktenarchiv aufgebaut haben. Doch die Rechtsabteilung der „HPM Die Handwerksgruppe“ hat sich mit Erfolg genau dieser Mammutaufgabe gestellt und die elektronische Akte eingeführt. Unterstützung hatte die Handwerksgruppe dabei von der Jodocus GmbH – Deutschlands erstem und einzigen Cloud Native unter den Prozessoptimierern im Atlassian-Umfeld. So konnten die richtigen Werkzeuge zur Einführung der elektronischen Akte implementiert und ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung geschaffen werden.
Handwerksbetriebe mit Recht gut unterstützt: Die in Hamburg ansässige HPM Service und Verwaltung GmbH versteht sich als Dienstleister für die Betriebe und unterstützt in vielen Bereichen, wie Personal, im Rechnungswesen, Controlling, Marketing, IT oder auch in rechtlichen Fragen mit erfahrenen Anwälten und viel Fachwissen aus der Baubranche.
So geht es häufig um eine umfassende Begleitung von Bauvorhaben, die Prüfung von Verträgen und die Unterstützung bei Vertragsverhandlungen. Aber auch in Streitfällen können Betriebe auf rechtliche Hilfe zählen – sowohl intern durch Experten als auch gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit externen Anwälten. Darüber hinaus stellt die Rechtsabteilung der Handwerksgruppe Musterschreiben und Musterverträge bereit, die den Betrieben als Vorlagen dienen. Um jedoch die individuelle Rechtsberatung der einzelnen Betriebe zu gewährleisten, muss es für jeden Rechtsfall eine Akte mit allen wichtigen rechtlichen Informationen und Ansprechpartnern geben. Viele Jahre wurde das in Form von physischen Akten – dem damaligen Standard – gemacht. Doch mit dem Wachstum der Gruppe auf mittlerweile mehr als 150 Betriebe wurde der Wunsch nach Digitalisierung der Prozesse immer größer.

HPM AUF WACHSTUMSKURS – PHYSISCHE AKTEN ALS BREMSE
Dass physische Akten in der heutigen Zeit schnell an ihre Grenzen stoßen, erkannte die Rechtsabteilung der HPM und zog die Digitalisierung der Akten in Betracht. Für die Umsetzung holte die HPM die Jodocus GmbH ins Boot. Das Unternehmen, ebenfalls mit Sitz in Hamburg, hat sich auf die Prozessoptimierung und -digitalisierung in der Atlassian Cloud spezialisiert. Neben technisch einwandfreien Migrationen von Tools wie Jira oder Confluence legen die Digitalisierungsspezialisten größten Wert auf individuelle Lösungen zur Prozessdigitalisierung und -optimierung. So hatte man auch für die HPM schnell das richtige Werkzeug für die Umsetzung der elektronischen Akte zur Hand: Jira Service Management (JSM).

OPTIMIERUNG VORPROGRAMMIERT: ELEKTRONISCHE AKTE & MORE MIT JSM
Vom Self-Service-Portal über einen übersichtlichen, intuitiven Service-Desk bis zum umfassenden Berichtswesen bietet JSM vielzählige Funktionen, um nahezu alle Prozesse der Rechtsabteilung zu digitalisieren. Dabei funktioniert Jira Service Management wie eine zentrale offene Service-Plattform, um Anfragen schnell abzuwickeln und einen beispielhaften Mitarbeiter- und Kundensupport – bzw. im Fall der HPM Mitarbeiter- und Mitgliederbetriebs-Support – zu bieten. „Jira ist zwar nicht auf rechtsanwaltliche Tätigkeit zugeschnitten, aber äußerst flexibel anpassbar. Die Spezialisten von Jodocus haben über die Zeit JSM so angepasst, dass es immer besser für unsere Tätigkeiten in der Rechtsabteilung funktioniert“, beschreibt Tim Janke, Leiter der Rechtsabteilung bei der HPM, die Implementierung. So erfüllt JSM sämtliche Vorteile der elektronischen Akte und bietet darüber hinaus weitere Funktionen, um die Prozesse in der HPM-Rechtsabteilung noch effizienter zu gestalten.
Jasmin Ewert, Rechtsanwaltsfachangestellte bei HPM und federführend bei der Umstellung auf die elektronische Akte involviert, fasst die Vorteile zusammen: „Durch die Einführung von JSM arbeiten wir jetzt nahezu papierlos und revisionssicher. Auch ist der Verwaltungsaufwand in Bezug auf den Platz und das Archiv stark gesunken. Die Kommunikation innerhalb unserer Abteilung läuft dank JSM jetzt noch reibungsloser ab, da in den elektronischen Akten gezielte Anweisungen oder Informationen übertragen werden können." Man findet alles an “einer Stelle” und durch den Service Desk wird den Betrieben ein einfacher und transparenter Einstieg in die Kommunikation mit der Abteilung angeboten. Dazu profitieren die Betriebe der HPM von der elektronischen Akte auch in anderer Weise: Sie erhalten umgehend eine Benachrichtigung über den Erhalt von Anfragen, können jederzeit den aktuellen Stand abrufen und einfach und schnell selbst Unterlagen einstellen. Das macht die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und Betrieben für beide Seiten deutlich effizienter.
Zudem bietet JSM für rechtsanwaltliche Tätigkeiten eine Reihe an sinnvollen Funktionen out of the box, etwa das Einstellen von Wiedervorlagen und Fristen – teilweise komplett automatisiert. Auch Fristverlängerungsanträge können, dank JSM, jetzt besser verfolgt werden, gerade im Fall einer Urlaubsabwesenheit oder Krankheit. Genauso nützlich sind die Zugriffsrechte auf die Akten, die von den Administratoren bei HPM jetzt individuell vergeben und jederzeit geändert werden können. Das ortsunabhängige Arbeiten mit den Akten rundet die Vorteile von JSM bei der HPM im Gegensatz zu der Archiv-abhängigen Arbeitsweise ab. Vor allem erleichtert der ortsunabhängige Zugriff auf die elektronischen Akten die Zusammenarbeit im Team, da jede/r Kolleg*in der Abteilung von überall Einsicht in die Akten der anderen nehmen kann. Eine große Hilfe ist JSM auch im Rahmen des Jahresabschlusses oder sonstiger Auswertungen. Die deutlichen Vorteile für die HPM durch die E-Akte lassen Tim Janke zu seinem Fazit kommen: „Ich bin froh, dass wir mit unserer Rechtsabteilung das Pilotprojekt für die Implementierung von JSM sein durften. Das macht unsere Arbeit sehr viel einfacher, transparenter und effizienter. Ich würde nie wieder zurück zum Papier gehen.“

ZUSATZ: AUTOMATISCHE ZEITERFASSUNG JETZT ALS STANDARD
Neben den vielseitigen Möglichkeiten zur Prozessgestaltung, ist JSM auch durch Apps beliebig erweiterbar. So hatte Christopher Mohr, Consultant Lead bei Jodocus und Initiator der elektronischen Akte bei der HPM, auch für die Zeiterfassung pro Akte schnell eine passende Lösung: „Wir haben einfach eine Zeiterfassungsapp integriert, sodass Mitarbeitende jetzt exakt ihre Arbeitszeiten auf den einzelnen Akten erfassen können. Das erleichtert den Prozess und sichert die Wirtschaftlichkeit an dieser Stelle.“
Die Umstellung auf die elektronische Akte zeigt, wie die Digitalisierung von Akten zu einer effektiveren und transparenteren Arbeitsweise führt, wodurch das Unternehmen seine Leistungen im Rechtswesen deutlich verbessern konnte.

ZUSAMMENARBEIT AUF AUGENHÖHE UND BLICK IN DIE ZUKUNFT
Jira Service Management ist für die unternehmensweite Prozessoptimierung ausgelegt und diese Vision verfolgen auch die Atlassian-Experten von Jodocus. Sie bieten ihren Kunden diese unternehmensweite Prozessoptimierung, in dem sie Teil der Teams werden, die tatsächlichen Bedürfnisse erkennen und auf Basis der Atlassian Cloud die passende Lösung entwickeln. Dabei steht die Zusammenarbeit auf Augenhöhe im Fokus der Prozessoptimierer, was Tim Janke auf ganzer Linie bestätigt: „Wir hatten immer das Gefühl, dass sich bei Jodocus jemand schnellstmöglich um unsere Anliegen kümmert. Dazu war die Zusammenarbeit im Team immer äußerst angenehm.“