Outsourcing der Personalabrechnung im Öffentlichen Dienst

Die Gemeinde Markt Pilsting hat durchlebt, wovor jeder Gemeinde graut: ein kurzfristiger, langfristiger Ausfall der erkrankten Personalabrechnungs-Beauftragten. Doch durch kluges und schnelles Outsourcing an den IT-Dienstleister J.M. software solutions und dessen deutsches Rechenzentrum konnte man das Schreckensszenario rasch bewältigen und alle Löhne und Gehälter der über 70 Angestellten und Beamten jeden Monat pünktlich vornehmen. Nach gut einem Jahr konnte das outgesourcte Personalabrechnungswesen wieder reibungslos an die Personalerin übergeben werden.

Als die Verantwortliche für die Personalabrechnung der Gemeinde Markt Pilsting von einem Tag auf den anderen krankheitsbedingt ausfiel, fiel von heute auf morgen auch alles Wissen um außertarifliche Zahlungen und steuerliche und sozialversichungsrechtliche Aspekte weg. Zu dem Schock und der Besorgtheit um die erkrankte Kollegin kam nach und nach auch die Sorge hinzu, wer die nächste Lohnabrechnung für die knapp 70 Angestellten und 4 Beamten würde erstellen können. Als nach zwei bis drei Monaten klar war, dass die Personalerin längere Zeit ausfallen würde, war die Gemeinde in Not: Es gab keinen Mitarbeiter, der die Personalabrechnungs-Software kannte und die Vertretung hätte übernehmen können.

Die Gemeinde übergab die Aufgabe daher ihrem IT-Dienstleister, der J.M. software solutions GmbH aus Brilon, die sich sowohl mit der eingesetzten Software Varial World Edition als auch mit den technischen und gesetzlichen Anforderungen auskannte. Josef Niedermeier, Leiter Bauamt der Gemeinde Pilsting, erläutert: „Das zeitbegrenzte Outsourcing der Lohnabrechnung ging schneller als vermutet. J.M. loggte sich per Fernwartung in unser Personalwesen-System ein und schaute sich erst einmal alle Daten genau an. Dann prüften die IT-Berater, ob irgendwelche Besonderheiten aus den aktuellen Daten zu erkennen wären. Als man nur einen Sonderfall in der Abrechnung entdecken konnte, setzten die Personalwesen-Experten von J.M. das Passwort unserer Personalerin zurück und die Daten aus unserem Personalwesen waren innerhalb eines Tages von unserem System gezogen und bei J.M. im Rechenzentrum importiert. Wir waren alle überrascht, wie schnell und reibungslos das lief.“

„In Absprache mit unserem Team erstellte J.M. die erste Abrechnung, gab diese zurück an die Gemeinde, von wo die Abrechnungen an die Mitarbeiter ausgestellt und die Löhne zur Zahlung angewiesen wurden. Nach drei bis vier monatlichen Abrechnungen waren turnusgemäß alle außertariflichen und Sonder-Zahlungen einmal aufgetreten, so dass ab da die Erstellung der Abrechnungen über J.M. genauso verlief wie vorher im eigenen Hause“, erinnert sich J. Niedermeier an die Vorgehensweise.

Insgesamt 12 Monate übernahm J.M. so die Personalabrechnung für die Gemeindeverwaltung von Markt Pilsting. Als die Personalverantwortliche nach einem Jahr an ihren Arbeitsplatz zurückkam, wurde der aktuelle Datenbestand von J.M. auf das System der Gemeinde aufgespielt. Die frisch genesene Personalerin konnte somit direkt im fortlaufenden Betrieb einsteigen. Um auf Nummer sicher zu gehen, beließ man die Abrechnungen noch für einen weiteren Monat bei J.M., so dass alle Daten noch einmal geprüft werden konnten. Es musste jedoch nicht eine einzige Abrechnung korrigiert werden.

Die Berater von J.M. hatten während der Zeit des Outsourcings zudem ein paar neue, praktische Erleichterungen in das Programmhandling eingebaut. Damit war die Arbeit nach dem Wiedereinstieg für die Personalerin einfacher als vorher.

Firmenprofil
Die 1998 gegründete J.M. software solutions GmbH unterstützt ihre Kunden in allen IT-Segmenten. Das mittelständische Softwarehaus hat sich u. a. als zertifizierter Partner der Varial Software einen exzellenten Ruf für Installation, Beratung und Schulung sowie als Entwicklungspartner für Varial-Produkte (Finanz- und Personalwesen) erworben. Dafür stehen den ca. 600 Kunden erfahrene Varial-Berater zur Verfügung, die auch die Datenkonvertierung von Fremdsystemen zur Varial-Software nicht scheuen. Zudem werden auf Wunsch Reporting-Tools, individuelle Softwareerweiterungen und Schnittstellen zur Varial-Software erstellt.

J.M. Solutions
J.M. software solutions GmbH
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