Eine vollständige Projektdokumentation mit der Erstellung des Projekthandbuchs und endet mit der Übergabe der Projektdokumente.

Das Projekt Handbuch und die Projektdokumentation werden oft unter der so genannten Projektakte zusammengefasst. Dabei beginnt eine vollständige Projektdokumentation mit der Erstellung des Projekthandbuchs und endet mit der Übergabe der Projektdokumente. Häufiger kommt es im Projekt jedoch vor, dass diese Aktivitäten als lästig oder gar Zeit raubend empfunden werden. Die Projektbeteiligten ignorieren aus diesem Grund die Vorgaben, was zur Folge hat, dass jeder Projektteilnehmer bzw. jedes Teammitglied auf seine eigene Weise dokumentiert und archiviert. Eine Abstimmung zu den Kollegen finde nur teilweise statt. Doch unter Beachtung einiger weniger Regeln können Projektleiter die Wertschöpfung des Projektes wesentlich steigern, was sich wiederum positiv auf die Zeitersparnis und damit die Kostenersparnis auswirkt.

Vereinheitlichung der Archivierung
Wenn Projektmitarbeiter die Vorgaben ignorieren und nach ihren eigenen Vorstellungen arbeiten entstehen die typischen Probleme. Dokumente werden auf die eigene Weise auf einem schnell eingerichteten Projektlaufwerk abgespeichert, uneinheitlich benannt und sind in unterschiedlicher Version ausgeführt. Das hat zur Folge, dass sich die Suchzeiten und Vorbereitungszeit für Berichte erhöhen, was wiederum schlichtweg die Kosten erhöht. Wenn es jedoch bereits zu Beginn des Projektes im Kick-off Meeting eine verbindliche Vereinbarung zu diesem Thema gibt, lassen sich die Probleme größtenteils beheben.

Auf Basis dieser Informationen informieren ihre Mitarbeiter andere Mitarbeiter welche wiederum auf diese Weise damit beginnen zu arbeiten. So erstellt letztendlich jeder Mitarbeiter Dokumente, speichert sie auf dem Laufwerk mit der entsprechenden die Identifikation im entsprechenden Teilprojekt ab und setzt Status auf aktuell.

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