Die aktuelle Finanzkrise zeigt deutlich: In wirtschaftlich schwierigen Zeiten können sich vor allem hocheffiziente Unternehmen behaupten, die Kosten kontrollieren, dabei Arbeitsprozesse stetig verbessern und an aktuelle Entwicklungen anpassen. Canon, weltweit führendes Unternehmen im Bereich Bild- und Bürokommunikation, hat in Zusammenarbeit mit dem Lehrstuhl des Wirtschaftsinformatikers Prof. Dr. Rainer Thome an der Universität Würzburg eine Effizienz-Agenda erarbeitet. Der Inhalt: Zehn Empfehlungen, mit denen Unternehmen Arbeitsabläufe effizient gestalten, Kosten reduzieren und sich somit besser auf die aktuelle Wirtschaftssituation einstellen können.

In heutigen Zeiten haben fast alle Unternehmen mit rückläufigen Umsätzen zu kämpfen. „Um so wichtiger ist es, die Kosten in der Verwaltung möglichst gering zu halten und die Prozessabläufe in der Büroorganisation intelligent zu gestalten“, so Prof. Dr. Rainer Thome. „Jede unserer zehn Empfehlungen ist darauf ausgerichtet, Einsparpotenziale aufzuzeigen.“ Die Agenda deckt daher wichtige Bereiche des Office-Managements ab: Neben dem allgegenwärtigen Thema Green IT werden auch Möglichkeiten der Effizienzsteigerung in den Bereichen Netzwerksysteme, Datensicherheit und Dokumentenmanagement aufgezeigt. Als Basis für die Vorschläge dient dabei eine umfassende Marktstudie unter dem Titel „Readying for Recovery: A Pragmatic Approach to Organisational Change“, die Canon im Vorfeld europaweit gemeinsam mit der Unternehmensberatung Datamonitor erstellt hat. Darin wird deutlich, dass die befragten Unternehmen immer größeren Wert darauf legen, ihre Effizienz zu steigern und dafür auch bereit sind, neue Wege zu gehen.

Gerade im Office-Bereich besteht dabei laut Canon-Studie ein enormes Spar- und Verbesserungspotenzial. Nur Unternehmen, die einen ganzheitlichen Ansatz beim Management und bei der Kostenkontrolle entwickeln, abgestimmte, flexible IT-Systeme nutzen und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, können auf langfristigen wirtschaftlichen Erfolg hoffen. Diese Erkenntnisse greifen Canon und das Team um Prof. Dr. Thome von der Universität Würzburg auf.

Dynamik durch Dokumentenmanagement
Ein ganz wichtiges Gebiet zur Kostensenkung ist eine effizientere Organisation des Dokumentenmanagements: „In deutschen Unternehmen wird mehr als die Hälfte der Zeit mit dem Administrieren, Ablegen und Suchen von Informationen verbraucht. Das Wiederfinden einer Dokumentenakte dauert im Schnitt zehn bis 30 Minuten“, weiß Gerald Bumann, Manager Corporate Communications der Canon Deutschland GmbH und einer der Autoren der Agenda. Umso wichtiger ist es deshalb, alle relevanten Unternehmensdaten wie E-Mails und Dokumente elektronisch zu erfassen, automatisiert zu verschlagworten und zentral zu speichern, so die Forderung in der Agenda. Auf diese Weise können ein systematischer und schneller Zugriff sowie eine ständige Verfügbarkeit aller Daten garantiert werden. Die Folge: Zeit und Geld werden eingespart.

Green IT: Umwelt schonen und Kosten senken
Ein großes Thema in der Agenda ist Green IT, also der ökologische Umgang mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen. Prof. Dr. Thome dazu: „Jedes Unternehmen ist heute verpflichtet, auch ökologische Kriterien in seinem eigenen Mikrokosmos zu beachten und entsprechend zu handeln. Dies erwarten Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden gleichermaßen.“ Die Studie von Datamonitor und Canon zeigt darüber hinaus, dass durch ökologisches Management Einspareffekte resultieren, die zusätzliche finanzielle Mittel freisetzen.

Bereits durch den Einsatz praktischer Maßnahmen wie der Reduktion von E-Mail-Ausdrucken und dem Abschalten von Output-Systemen können Material- und Energiekosten gesenkt werden. Wichtig ist laut Thome dabei, dass bei der Investition in neue Technologien Umweltstandards berücksichtigt werden. Ältere Output-Systeme sollten daraufhin überprüft werden, ob ihre Energiebilanz auch aktuellen Anforderungen genügt oder ob es günstiger ist, die Systeme durch neue zu ersetzen.

Multifunktional denken und handeln
Eine weitere Methode, effektiv Kosten zu senken, bietet die Nutzung moderner Multifunktionsgeräte: An die Stelle von mehreren Einzelgeräten können Multifunktionssysteme treten, die gleich mehrere ältere Geräte ersetzen. Diese Umstellung kann enorme Einsparungen bewirken: „Allein durch effizientere Druckstrategien können rund 16 Prozent der Druck-Budgets eingespart werden“, verrät Gerald Bumann.

Laut Prof. Dr. Thome soll die Agenda Impulse für die effiziente, ökologische Nutzung im Office-Management geben. „Bevor Unternehmen an Kostensenkungen bei ihren wichtigsten Ressourcen, den Mitarbeitern, denken, sollten sie unter anderem auch Einsparpotenziale im Office-Management nutzen.“

Canon Deutschland GmbH
Die Canon Deutschland GmbH hat sich erfolgreich als IT-Solution-Provider etabliert und bietet ausgereifte Home- und Office-Technologien an. Im Consumer Segment werden Foto, Video, Ferngläser, Drucker, Kopierer, Scanner, Faxgeräte und Projektoren vertrieben; im Business Segment digitale, multifunktionale Druck- und Kopiersysteme in Farbe und s/w, Dokumentenmanagement-Systeme, Großformatdrucker und IT-Solutions. Seit über 30 Jahren ist Canon mit der eigenständigen Tochtergesellschaft in Deutschland präsent, seit bereits zehn Jahren mit Hauptsitz in Krefeld. Die Canon Deutschland GmbH beschäftigt zurzeit rund 1200 Mitarbeiter.

Lehrstuhl BWL und Wirtschaftsinformatik
Der Lehrstuhl BWL und Wirtschaftsinformatik unter Leitung von Prof. Dr. Rainer Thome an der Julius-Maximilians-Universität in Würzburg beschäftigt sich unter anderem mit Informationsverarbeitung als integrierter Gesamtlösung in den Bereichen Produktion, Handel und Verwaltung sowie dem Internet als Basis für betriebliche Anwendungen.

Die gesamte Agenda sowie weitere Informationen und Bildmaterial sind online verfügbar unter
http://www.canon.de/about_us/press_centre/press_releases/business_soluti...

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