Der Compliance-Spezialist hsp kündigt die nächste Erweiterung seines Produktportfolios an. Nach dem auswertbaren GDPdU-Datenarchiv Opti.List mit der selbstdokumentierenden Verfahrensdokumentation folgt nun die GoBS-konforme E-Mail-Archivierung. Der Hersteller erläutert, welche Besonderheiten bei der Archivierung von steuerrelevanten E-Mails zu beachten sind.

Nach Ansicht der hsp GmbH sollte eine E-Mail-Archivierung vollkommen im Hintergrund laufen und folgenden Ablauf einhalten: Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch mit einer fortlaufenden Nummer versehen und auf dem E-Mail-Server archiviert. Dies ermöglicht später eine problemlose Lückenanalyse bei der Betriebsprüfung. Der Anwender arbeitet weiter mit seinen bekannten E-Mail-Clients und behandelt die E-Mails wie gewohnt. Eine Löschung einer steuerrelevanten E-Mail durch einen Mitarbeiter wird durch dieses Verfahren unmöglich.

Wird eine E-Mail als steuerrelevant identifiziert, erhält sie vom Anwender in seiner bekannten E-Mail-Umgebung lediglich eine entsprechende Kennzeichnung (Prüfer-Flag). Die Abfrage der Referenznummer im eingesetzten E-Mail-Client ermöglicht die Übernahme als Belegnummer in der Finanzbuchhaltung. Über die Buchungsnummer kann die E-Mail jederzeit samt Anlagen aus der Buchhaltung oder im Datenarchiv Opti.List angezeigt werden. Denn nach den GoBS (Abschnitt VIII. „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen“) sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.
Die Anwendung wird durch technologisch offene Webservices implementiert. Über die in allen E-Mails vorhandenen Felder wie Sender, Empfänger und Betreff können Filter aktiviert werden.

Die Software ist modular aufgebaut. Das Grundmodul Archive Interface erlaubt die automatisierte und revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Nachrichten. Die zentrale Verwaltung von Nachrichtenfüßen ist die Aufgabe des Moduls Trailer. Das Modul Sign ermöglicht die elektronische Signatur. Elektronische Signaturen sind mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen der Unterzeichner identifiziert und die Integrität der signierten elektronischen Informationen geprüft werden kann. Das Modul Crypt verschlüsselt und entschlüsselt E-Mails unmittelbar bei Eintreffen im Unternehmen noch vor Erreichen sowie umgekehrt nach Verlassen des E-Mail-Servers unmittelbar vor dem Versand.

Die GoBS-konforme E-Mail-Archivierung wird erstmals auf der zweiten GDPdU-Jahrestagung der hsp GmbH am 28. September 2009 in Fulda präsentiert. Eine Anmeldung zur Tagung ist auf der Internet-Seite www.archivierungspflicht.de möglich. Nach Angaben des Herstellers ist die Software ab dem 4. Quartal 2009 verfügbar.

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Die hsp Handels-Software-Partner GmbH besteht seit 1991 erfolgreich am Markt. Seither entwickeln und vertreiben wir EDV-Programme und Branchen-Software. Dabei steht nicht nur Standard-Anwendungen im Mittelpunkt, sondern das Erstellen individueller Komplettlösungen, die sich an Ihrem spezifischen Anforderungsprofil orientieren. Wir verkaufen und realisieren ganzheitliche Lösungen, die nahtlos in die bestehende Organisation integriert und von uns über den gesamten Lebenszyklus betreut werden.

Der Schwerpunkt der Tätigkeit in den ersten Jahren war die Unterstützung der Kunden in den Warenwirtschaften von collection software, später von Prohandel und der Finanzbuchhaltung B&P.

Die Richtlinien der GDPdU, die in Deutschland 2001 diskutiert wurden, machten eine Datenarchvierungslösung erforderlich, die an bestehende Systeme angebunden werden konnte. Opti.List war geboren. Die erste Version von Opti.List zur Realisierung der GDPdU für die eigenen Kunden wurde im Jahr 2002 fertig gestellt. Weitere Kunden mit unterschiedlichen IT-Systemen bekundeten ihr Interesse, so dass Opti.List ständig weiter entwickelt wurde.

Mit der Eigenentwicklung Opti.List ist hsp Marktführer im Bereich der reportbasierten GDPdU-Komplettlösungen (Datenarchivierungs-Software).

Die neueste Entwicklung ist Opti.Dat - die Analysesoftware für Wirtschaftsprüfer uns Steuerberater. Opti.Dat simuliert Betriebsprüfungen und erstellt Reports aus den Drucklisten.