Rein formal beginnt ein Projekt mit der Erteilung eines Projektauftrages durch einen internen oder externen Auftraggeber.

Bereits vorher, d. h. nach der Anfrage des Auftraggebers, finden wichtige Gespräche mit dem Projektleiter statt und das Lastenheft, das laut DIN 69901 5 die "Forderungen" des Auftraggebers an die "Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines (Projekt-)Auftrags" formuliert, muss in dieser Phase, bevor die eigentliche Arbeit beginnt, erstellt werden. Schließlich müssen vertragliche Dinge wie Bezahlung, Termine, Budget etc. geregelt und gesetzliche Vorschriften geklärt werden. Diesem offiziellen Projektbeginn folgt die Einschwörung des Projektteams auf das Projekt, das sogenannte Kick off Meeting.

Kick off Meeting
Das Kick off Meeting ist das Zusammentreffen des Projektleiters mit den Mitgliedern des Projektteams. Hier gilt es, unter Einbeziehung zwischenmenschlicher und sachlicher Faktoren die Weichen für ein glatt laufendes Projekt zu stellen. Im Rahmen des Kick off Meetings sollen sich die Projektmitglieder gegenseitig kennen lernen. Es dient als Grundstein für eine gute Teamarbeit. Zugleich dient es dem Projektleiter dazu, sich als Führer des Projektteams zu profilieren. Zum Kennenlernen empfiehlt sich ein Zusammentreffen in lockerer, ungezwungener Atmosphäre.

Das Projekt verstehen
Das Kick off Meeting soll allen Beteiligten Klarheit darüber schaffen, worum es in den kommenden Wochen und Monaten der gemeinsamen Projektarbeit geht. Dabei ist es wichtig, den Projektmitarbeitern die Bedeutung des Projektes in seiner Gesamtheit zu vermitteln, d. h. klar zu machen, welchen Nutzen sich der Auftraggeber davon verspricht und wie es mit den strategischen Zielen des Unternehmens zusammenhängt. Auch müssen die Beteiligten das Projekt mit Blick auf die Bedürfnisse des Nutzers – dieser ist nicht zwangsläufig identisch mit dem Auftraggeber – verstehen. Des Weiteren ist es wichtig, den Erfolg des Projektes messbar zu machen; dies geschieht durch die Definition von Projektzielen, von Meilensteinen, Zwischenterminen und Zwischenabnahmen. Es ist wichtig, dass jeder Einzelne die genauen Qualitäts und Quantitätsvorgaben kennt; so wird vermieden, dass ein Einzelner über das Ziel hinausschießt und bspw. bei der Entwicklung einer Software Funktionen einbaut, die vom Auftraggeber nicht explizit gefordert sind. Damit würden nämlich der Zeit und der Kostenrahmen gesprengt, von der Verärgerung des Auftraggebers ganz zu schweigen.

Zwar sollte die Atmosphäre des Kick off Meetings locker sein, jedoch darf darunter nicht die Sachlichkeit leiden. Im Rahmen der Diskussionen über Projektziele und andere mit dem Auftraggeber vereinbarte Parameter obliegt es dem Projektleiter kraft seiner Autorität als solcher, ein klares Machtwort zu sprechen und endlosen Diskussionen einen Riegel vorzuschieben. Dies bedeutet im Extremfall, dass Personen, die sich mit bestimmten Vereinbarungen nicht anfreunden können, das Projektteam verlassen müssen.

Rollen verteilen
Den einzelnen Projektmitgliedern müssen klare Rollen zugeteilt werden, d. h. es müssen Verantwortlichkeiten und Aufgaben zugeordnet werden. Dazu gehört auch die Untergliederung des Projektes in mehrere Teilprojekte mit je einem Verantwortlichen. Idealerweise übernimmt jedes Mitglied eine Rolle, die ihm Spaß macht, denn dies fördert die Motivation. Als Projektleiter sollte man sich zunächst zurückhalten, was die Verteilung von Aufgaben betrifft und abwarten, inwieweit die Teammitglieder dies professionell unter sich ausmachen können. Eingegriffen werden muss dann, wenn sich abzeichnet, dass ein Einzelner auf egoistische Weise andere zu übervorteilen sucht. Sind die Rollen klar zugeteilt, sollten diese im Anschluss schriftlich fixiert werden.

Werbung für das Projekt und Mitarbeiterförderung
Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter das Projekt auch im Unternehmenskontext sehen. Sie müssen wissen, welches strategische Unternehmensziel damit verfolgt wird, und im Falle mehrerer Projekt müssen die Prioritäten und damit verbundene Ressourcenkonflikte bekannt sein. Auch gilt es, das Projekt innerhalb des Unternehmens gut zu präsentieren, damit das ganze Unternehmen es unterstützt. Der Projektleiter muss dementsprechend immer die "Projekt PR" im Auge behalten. Zugleich kann er seine eigene Position stärken und die Mitarbeitermotivation garantieren, indem er deren Karriere aktiv fördert und jedem die Möglichkeit gibt, sich im Rahmen des Projektes persönlich zu profilieren.

Spielregeln
Damit die Teamarbeit funktioniert, müssen im Rahmen des Kick off Regeln vereinbart werden. Diese tangieren verschiedene Bereiche:

Kommunikation
Berichtwesen
Problemmeldungen
Termintreue
Beilegung teaminterner Konflikte

Es empfiehlt sich, erfahrene Mitarbeiter bestimmte Spielregeln entwickeln zu lassen. Diese sollten jedem Teammitglied zugänglich gemacht werden, damit im Falle eines Regelverstoßes niemand vorschieben kann, er habe davon nichts gewusst.

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