In vielen Unternehmen hat zum Jahreswechsel eine Inventur stattgefunden. Manchmal geht es dabei einfach um‘s Zählen, Messen und Wiegen. Oft aber geht es auch weit darüber hinaus: In vielen Organisationen wird mit der Inventur auch ein Resümee zum zurückliegenden Jahr gezogen. Sich selbst kritisch hinterfragende Unternehmen stellen dann nicht selten ernüchtert fest, dass die Diskrepanz (Delta) zwischen angestrebten und erfolgreich umgesetzten Projekten zu groß geworden ist. Neue Themen und Ziele sollen aufgesetzt und die dafür erforderlichen Voraussetzungen geschaffen werden.

Gründe für das Delta: Woran Projekte scheitern

Größter Knackpunkt im Projekt Management bleiben die Menschen: Unzureichende Projektmanagementkompetenz, Weggang von Mitarbeitern mit Schlüsselqualifikationen, unklare Zielformulierung und zu viele Projekte. Mitunter werden im Vorfeld die Anforderungen an das Vorhaben schlecht definiert; nicht selten ist unklar, wo die Verantwortlichkeiten liegen. Daneben fehlt es schlichtweg an den notwendigen Ressourcen und Kapazitäten: Die organisatorischen Strukturen des Unternehmens sind den Projektanforderungen nicht gewachsen.

Aufbruch zum Jahresbeginn 2014

Für das neue Jahr steht dann eine Überprüfung und Neupriorisierung aller Projekte ganz oben auf der Tagesordnung. Begonnen wird mit einer Bestandsaufnahme: Welche Projekte wurden wann und mit welchem Ziel initiiert? Wie sind die Verantwortlichkeiten geregelt? Wo stehen diese Projekte auf der Zeitachse und im Umsetzungsgrad? Und wie kann eine sinnvolle Priorisierung unter Berücksichtigung von wechselseitigen Abhängigkeiten über alle Projekte hinweg erfolgen? Aus dem Amerikanischen kommend, spricht man in diesem Zusammenhang von „Programm Management“.
Der externe Blick: Expertenrat hilft beim erfolgreichen Programm Management
Das Hinzuziehen externer und neutraler Expertise kann ein Schlüssel zum Erfolg sein. Eine außenstehende Person geht vorbehaltlos und unbelastet an die Themen heran. Durch eine systematische Vorgehensweise mit strukturierenden Methoden wird der aktuelle Status aller Projekte erfasst, und es werden wechselseitige Abhängigkeiten herausgearbeitet. Schnell zu realisierende Quick-Wins werden identifiziert, ebenso wird die langfristige Wirtschaftlichkeit (z. B. anhand der Gesamtbetriebskosten) der einzelnen Maßnahmen beleuchtet. Auf Basis von Handlungsempfehlungen und eines detaillierten Maßnahmenplans wird das Management befähigt, Entscheidungen über die weitere Vorgehensweise zu treffen. Und bei Bedarf begleitet der externe Partner das Unternehmen Schritt für Schritt bei der Realisierung der Projekte.

Der Kundennutzen

Bei einem solchen Vorgehen profitiert der Kunde gleich in mehrfacher Hinsicht: Der häufig anspruchsvolle Projektmasterplan (Übersicht aller Projekte) wird von Beginn an systematisch in Angriff genommen. Erhoffte Prozessverbesserungen und Optimierungen entfalten ihre Ergebniswirksamkeit schneller. Gleichzeitig findet ein Know-how Transfer über wirksames Projektmanagement hin zur eigenen Organisation statt.
Es gibt Situationen, in denen zunächst grundsätzliche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, um weitere Projekte erfolgreich zu stemmen (z. B. Neuaufsetzen der gesamten Produktionssteuerung in Produktionsbetrieben, Anpassung der IT-Unternehmensarchitektur bei schnell wachsenden Unternehmen). Ein Blick von außen kann hier eingefahrene Muster aufbrechen und neue Sichtweisen einbringen.
Die MFB Berater helfen Ihnen gerne beim systematischen Programm Management in Ihrem Unternehmen. Auch bei Engpässen in einzelnen Projekten können wir Ihr Management durch das Einbringen von erfahrenen Ressourcen optimal unterstützen. Somit schaffen Sie von Beginn an alle Voraussetzungen für ein erfolgreiches Jahr 2014.
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