26 Prozent der deutschen Unternehmen suchen rechtlichen Rat beim Thema Aufbewahrungsfristen; ein Leitfaden von Iron Mountain und De Brauw Blackstone Westbroek bietet Übersicht zu gesetzlichen Vorschriften

Hamburg – 12. August 2013. Angesichts der komplexen Gesetzeslage und der hohen Geldstrafen, die bei einer zu frühen Vernichtung oder auch zu langen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen drohen, scheinen viele Unternehmen verunsichert. Eine Studie von PwC und Iron Mountain, Dienstleister für Informationsmanagement und Datenschutz, hat ergeben, dass 26 Prozent der deutschen Unternehmen rechtlichen Rat einholen, wenn es um die Aufbewahrung beziehungsweise Vernichtung von Dokumenten geht [1]. Der von Iron Mountain und der Anwaltskanzlei De Brauw Blackstone Westbroek veröffentlichte europäische Leitfaden bietet Unternehmen eine Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen in 15 europäischen Ländern, darunter auch Deutschland und Österreich.

Jedes Unternehmen ist laut Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Für steuerrechtlich relevante Dokumente gilt laut Abgabenordung (AO) je nach Dokumententyp eine Frist von sechs oder zehn Jahren. Neben diesen Rechtsnormen finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen – zum Beispiel im Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) oder Aktiengesetz (AktG). Die Frist für die Aufbewahrung von Dokumenten beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Einträge im jeweiligen Dokument vorgenommen wurden.

Geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen birgt Einsparpotential

Mit dem von den Regierungsfraktionen CDU/CSU und FDP vorgelegten Gesetzesentwurf zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen sollten die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen ab 2013 von zehn Jahren auf acht und ab 2015 auf sieben Jahre verkürzt werden. Die Änderungen des derzeit aus wahltaktischen Gründen auf Eis gelegten Gesetzestextes hätten laut Bundesregierung ab 2015 bei Unternehmen zu einem Einsparpotential von 2,5 Milliarden Euro geführt [2, 3]. Denn eine zu lange Aufbewahrung von Dokumenten kostet Unternehmen Geld. Verunsicherung und die Sorge vor Strafen trägt aber anscheinend zur Hortung von Dokumenten bei: Studien von Iron Mountain zeigen, dass 46 Prozent der deutschen Unternehmen, all ihre Dokumente für den Fall der Fälle aufbewahren [1].

Leitfaden als Unterstützung zur Risikominimierung

„Vielen Unternehmen fehlt die Zeit und die fachliche Unterstützung, um sich mit dem Thema Aufbewahrungsfristen genauer auseinanderzusetzen. Dank des Leitfadens können Unternehmen die Fristen schnell überblicken“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. „Der europäische Leitfaden, der in Zusammenarbeit mit der international tätigen Anwaltskanzlei De Brauw Blackstone Westbroek entstanden ist, bietet nicht nur eine Übersicht zu den jeweils geltenden Gesetzen, sondern stellt anhand praktischer Tipps vor, wie Unternehmen die Anforderungen an Dokumentenaufbewahrung erfüllen können.“

Leitfaden deckt alle wichtigen Dokumenten-Typen ab

Der Aufbewahrungsleitfaden bietet eine Übersicht zu folgenden Typen von Unternehmensdokumenten: allgemeine Unternehmensdokumente, wie zum Beispiel Geschäftskorrespondenzen oder Prüfungsberichte; steuerrechtlich relevante und buchhalterische Dokumente; Lohnabrechnungen; Personalunterlagen; Krankenakten; Transportaufzeichnungen; Umweltauflagen betreffende Dokumente; Versicherungspolicen; Beschaffungsunterlagen; Verträge und Vereinbarungen.

Der Aufbewahrungsleitfaden ist unter folgendem Link abrufbar: http://www.ironmountain.de/Dokumentenaufbewahrung/

[1] Beyond awareness: the growing urgency for data management in the European mid-market, PwC für Iron Mountain, Juli 2013.
[2] http://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/neuer-gesetzentwurf-zur...
[3] http://www.muenchen.ihk.de/de/recht/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Aufbewa...

Über die Iron Mountain Deutschland GmbH
Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, die für sie geeigneten Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters für ein effizientes Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit über 60 Jahren Erfahrung kümmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab – von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung. 1951 gegründet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr als 155.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit beschäftigt Iron Mountain 17.500 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2012 einen Umsatz von 3 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen zählen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz 675.
www.ironmountain.de.

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