Das Dossier ist das Herzstück des Records Management, wie es der Prozess für das Prozessmanagement ist. Ein systematischer und systemischer Ansatz hat grosses Potenzial für den Bereich der betriebsinternen Informationen. Er fusst in der zentralen Annahme, dass Prozess und Dossier synonym sind und zusammen die Basisentität im zugrunde liegenden Datenmodell ausmachen. Der Software-Markt bleibt bisher für diese Sichtweise eher immun. Hier findet sich vielmehr ein unentwirrbares Konglomerat separater und komplexer Parallelsysteme. Der Markt denkt in Applikationen, die es zu verkaufen und mit «high tech» zu integrieren gilt. «Dossierbildung» über Suchen, Auffinden, Daten-Viewing und vielschichtige Auswertungen reicht für Records Management und Compliance Management nicht aus. Unternehmungen, Verwaltungen und andere Organisationen müssen weiter denken. Sie müssen Prozesse, statische Dossiers und Prozessrollen miteinander verbinden. Vermutlich und hoffentlich wird der MoReq2-Standard, insbesondere das Datenmodell des Standards, weitere Impulse in diese Richtung geben.
Der Mehrwert eines gut ausgebauten, prozessorientierten Records Management besteht darin, das aufgezeichnete, meist schriftliche Ergebnis des Prozessgangs, die Geschäfts- und Fristenkontrolle und die Dokumentation, Verantwortung und Informationskontrolle in einem zusammengesetzten System zu gestalten: getrennt, aber abgestimmt für die Produktivphase der Bearbeitung (Dynamik, kleiner Lebenszyklus, Frontend) sowie die Phase der Sicherung, Ablage und Rechenschaftslegung (Statik, grosser Lebenszyklus, Backend). Die Deckungsgleichheit von Prozess und Dossier bringt die Lösung. Ein integriertes Records Management bahnt sich an. Synergien und Spareffekte, die sich daraus ergeben, versprechen einen Quantensprung.

So nicht!
Umstrittene Plakate in der Schweiz 1883-2009
Rolf Thalmann
Verlag: hier + jetzt

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