Wenn Mitarbeiter kostenbewusst einkaufen, bedeutet das ein enormes Einsparungspotenzial für Unternehmen. Um dieses Ziel zu erreichen, hat sich die Kaiserswerther Diakonie (KWD) für das Workflow Management System PANFLOW entschieden. Die neue Software optimiert die Arbeitsabläufe im Bereich Einkauf, sorgt für mehr Transparenz und Sicherheit und ermöglicht eine bessere Kontrolle.

Als Ausgangsbasis für das Projekt Investitionscontrolling als digitaler Workflow dient das Workflow Management System PANFLOW – ein Softwaresystem, das den Ablauf eines Arbeitsprozesses exakt festlegen lässt. Im Vordergrund steht dabei die Frage: Wer soll was zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form bearbeiten? „Alle anderen Systeme, die auf dem Markt waren, haben unseren Bedürfnissen nicht entsprochen“, erzählt Tino Badziong, Leiter des Bereichs Einkauf bei der Kaiserswerther Diakonie. Die Entscheidung fiel auf PANFLOW, weil Investitionscontrolling eine typische Aufgabe ist, die man mit diesem Workflow Management System lösen kann.

„Wir haben uns strikt an den Anforderungen des Kunden orientiert“, berichtet der federführende Software-Entwickler Dr. Frank Fetthauer von Panvision. Vorausgegangen sind mehrere Gespräche, bei denen die zuständigen Projektverantwortlichen erst die Investitionsprozesse gemeinsam gründlich geprüft und anschließend die genauen Ziele formuliert haben. „Viele Aspekte, an die wir gar nicht gedacht haben, sind uns erst bei diesen Beratungsgesprächen bewusst geworden“, ergänzt Badziong. Mit dem Ergebnis zeigt sich nun der Einkaufsleiter der KWD sehr zufrieden. „Früher wurden unsere Investitionspläne per Hand in Excel gepflegt, es war sehr unübersichtlich, weil zu viele Mitarbeiter dran waren“, so Badziong. Jetzt werden die Daten zentral verwaltet, und durch die Historienfunktion sind alle Prozesse jederzeit von überall nachvollziehbar.

Die neue Software ermöglicht den Nutzern nicht nur eine vollständige Übersicht über die geplanten Investitionen und der sie betreffenden Kostenstellen, sondern sie gibt auch Auskunft über deren Status und die beantragten bzw. noch freien Beträge. Aus der Übersicht heraus können die Mitarbeiter Auszahlungen beantragen oder schnell und einfach Genehmigungen aus den Fachabteilungen einholen, da ihre Daten mit entsprechenden Formularen verknüpft sind. Wird eine Bestellung abgelehnt, kann der Mitarbeiter in einem Kommentarfenster sofort die Begründung einsehen. Die Bearbeitungszeiten sind somit kürzer, die Zuständigkeiten klarer und die Gesamtzahl von Formularen wird reduziert, was eine enorme Entlastung für das Unternehmen bedeutet. Darüber hinaus lässt sich der jährliche Investitionsplan problemlos ins Workflow Management System importieren, den die berechtigten Mitarbeiter anschließend editieren und ergänzen können.

„Die Software sollte uns eine bessere Kontrolle im Bereich Einkauf ermöglichen, und das ist aus unserer Sicht gut gelungen“, zieht Badziong sein Fazit. „Wir wissen nun zu jeder Zeit, in welchem Kostenrahmen wir uns bewegen“. Entstanden sei ein Kontrollinstrument, das mehr Transparenz, aber auch mehr Sicherheit verspricht, da man in den Arbeitsprozess viel schneller und einfacher eingreifen kann. Außerdem sorgt das System sorgt dafür, dass notwendige Informationen wie Genehmigungen der Fachabteilungen eingeholt werden. Laut Badziong birgt das ein enormes Einsparungspotenzial, weil die Mitarbeiter jetzt viel kostenbewusster einkaufen.
Auch Hermann Lüpken, Mitglied der Geschäftsleitung von Panvision, freut sich über eine gute Zusammenarbeit mit der Kaiserswerther Diakonie. „Da es bei diesem Projekt um einen sensiblen Bereich wie Investitionen geht, bedarf es einer besonders guten Vertrauensbasis“, erläutert Lüpken. Die erfolgreiche Umsetzung ist für ihn der Beweis, dass Panvision das notwendige Know-how besitzt, um solche Projekte durchführen zu können.

Bei Interesse kann man sich direkt an die Fa. Panvision wenden, unter der Telefonnummer: 0201-6155100 oder per Mail an: info@panvision.de.
Informationen zur Fa. Panvision sind auf der Internetseite www.panvision.de zu finden.