In mehr als 80% der deutschen Unternehmen wird das Tabellenkalkulationsprogramm Excel zum Planungswerkzeug umgebaut. Dieses wird
dann abteilungsspezifisch angepasst, so dass in vielen Firmen die Marketing- oder Vertriebsabteilung ihre Kampagnen und Events mit
Excel planen und erstellen. Problematisch wird es erst, wenn der Nutzer beim Durchführen dieser Planungsaufgaben auf erhebliche
Excel-Mängel stößt: Dem Programm steht keine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, mangelnde Dokumentationsfeatures, sowie die
Inkonsistenz der Daten, weil diese nicht rechtzeitig aktualisiert und angepasst werden. Ein weiterer Störungsparameter ist die
ungenügende Synchronisation der Excel-Sheets sobald mehrere Anwender auf die Datei zugreifen. Besitzt das Unternehmen verschiedene
nationale und internationale Filialen, in denen die Marketing- oder Vertriebsmitarbeiter auf das Planungswerkzeug angewiesen sind,
ist der Faktor Aktualität nicht mehr gegeben. Das Bewusstsein über die Restriktionen, die Excel beim Abbilden komplexer Prozesse
aufweist, steigt zunehmend in den Unternehmen. Viele Betriebe sehen akuten Handlungsbedarf und setzen sich mit der Frage nach
einer spezialisierten Planungssoftware inklusive Budgetierungs- und Reporting-Funktionalität auseinander.

Bei seiner Arbeit als Business Consultant bei der doubleSlash Net-Business GmbH berät Oliver Belikan Unternehmen im Bereich
Marketing und Vertrieb. Während seiner Tätigkeit unterstützt Belikan die jeweiligen Abteilungen bei der Optimierung und
Verbesserung bestehender Planungs- und Reportingabläufe. Häufige Gründe für die Implementierung einer Planungssoftware im Marketing
oder anderen Abteilungen sind neben Aufwandsreduzierung, Vereinfachung und Kosteneinsparung auch Motive, die weniger offensichtlich
sind. Belikan erklärt: "Viele Unternehmen wollen nicht nur ihre individuelle Marketing Performance verbessern, sondern auch die
Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, Tochtergesellschaften und internationalen Organisationen effizienter gestalten.
Häufig geraten die einzelnen Abteilungen auch unter Druck, weil sich Organisationseinheiten nicht transparent genug darstellen
lassen." In einem solchen Fall ist der Einsatz eines professionellen Marketing-Planungstools einfach unerlässlich.

Ist die Entscheidung in den Abteilungen für ein solches Werkzeug gefallen, beginnt die Implementierungsphase.
Diese wird nur dann erfolgreich, wenn mehrere Faktoren im Einklang gebracht sind:

1. Kommunikation
Bereits in der Anfangsphase, wenn interne und externe Rahmenbedingungen analysiert werden sollen, ist es essentiell die
Vorstellungen und Erwartungen an die Marketing-Software und die damit einhergehenden Veränderungen in der Abteilung klar zu
kommunizieren. "Je nach Projektgröße kann dieses auch von einem entsprechenden Kommunikationskonzept begleitet werden" erläutert
Belikan. Der Experte weiß, dass vor allem auch der interne Dienstleistungsgedanke erst in den Köpfen der Unternehmen mentalisiert
werden muss.

2. Projektgruppen bilden
Die Schaffung einer Projektgruppe ist immer sinnvoll. Dabei hängt die Größe und Zusammensetzung dieser Gruppe vom Charakter des
eigentlichen Projekts ab. Handelt es sich dabei um ein Pilotprojekt sollte die Gruppe in einem kleinen Rahmen agieren. Muss
hingegen aus politischen oder organisatorischen Gründen dem Projekt eine spezielle Gewichtung verliehen werden, so ist das Bilden
einer größeren Gruppe unabdingbar.

3. Meilensteine planen
Das Erstellen eines verbindlichen Zeitplans sowie das Definieren von Meilensteinen ist ebenfalls ein relevanter Faktor für die
erfolgreiche Implementierung einer neuen Marketingsoftware. Nebeneffekte, die durch eine feste Planung begünstigt werden, sind
Vertrauen und Verlässlichkeit. Diese Eigenschaften sind ausschlaggebend für eine konstruktive Zusammenarbeit, auch wenn schon
frühzeitig erkennbar ist, dass nicht alle Bedürfnisse in der ersten Phase berücksichtigt werden können.

4. Aus Betroffenen Beteiligte machen
Die Software, die ein Unternehmen in die jeweiligen Abteilungen einsetzen möchte, sollte sich immer an die bestehenden
Abteilungsprozesse anpassen und diese optimieren. Aus diesem Grund ist es wichtig auch die beteiligten Mitarbeiter in den
Implementierungsprozess mit einzubeziehen. Denn: Ein System ohne Nutzer hat keinen Nutzen. "Ziel der Einführung einer neuen
Software sollte es sein, dass auch den Mitarbeitern der Mehrwert dieses Tools vor Augen geführt wird. Da die Mitarbeiter diejenigen
sind, die das neue Planungswerkzeug nutzen werden, sollten auch sie Freude daran haben und ein solches System als wertvoll und
unverzichtbar schätzen lernen" fasst Oliver Belikan zusammen.

Wird ein umfassendes zentrales Planungsinstrument wie beispielsweise ein Marketingplanungstool in ein Unternehmen neu eingeführt,
sollte auf die umfangreichen Erfahrungen des spezialisierten Dienstleisters zurückgegriffen werden: Bei der Implementierung der
Kernfunktionalitäten ist eine Unterstützung durch den Dienstleister auf jeden Fall erforderlich, weil diese das Grundgerüst der
Software darstellen und entsprechende Erfahrungswerte haben. Das gemeinsame Kommunizieren zwischen Dienstleister und Unternehmen
ist zu jeder Zeit der Zusammenarbeit bedeutend, da nur durch eine entsprechende Beratung, Vorbereitung und qualifizierte Workshops,
die erfolgreiche Implementierung des Marketingplanungstools auch zu einer erfolgreichen Inbetriebnahme der selbigen führen.

Unternehmensprofil:
Über die Firma doubleSlash
Die doubleSlash Net-Business GmbH ist spezialisiert auf Projektgeschäft und Produktentwicklung im Umfeld von Unternehmenssoftware.
Das Leistungsspektrum umfasst den gesamten Lebenslauf einer Software: Von der Beratung über Konzeption, Entwicklung bis hin zu
Betrieb und Wartung. doubleSlash wurde 1999 gegründet und beschäftigt heute über 80 Mitarbeiter bei einem Jahresumsatz von rund 6,2 Mio. Euro.
Kunden sind international agierende Unternehmen wie die BMW AG, HUGO BOSS AG, Deutsche Post AG oder Deutsche Telekom AG.

doubleSlash Net-Business GmbH
Nina Dziewas
Marketingleitung
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