Allianz SE, Siemens AG, Deutsche Telekom AG oder die Deutsche Lufthansa AG – zahlreiche deutsche Großkonzerne lassen ihre Aktienregister von der ADEUS Aktienregister-Service-GmbH führen. Diese setzt jetzt das Workflow- und Dokumenten Management System TINCA Enterprise der DMSFACTORY GmbH für die Verarbeitung Hauptversammlungsbezogener Daten ein. Mit der Digitalisierung eingehender Anmeldungen und Aktionärsweisungen wurde die MicroData GmbH beauftragt.

Zur Hauptversammlungs-Saison im Frühjahr läuft die Korrespondenz mit den Aktionären auf Hochtouren. Bis zu 200.000 Anmeldungen müssen dann binnen kürzester Zeit verarbeitet und an die verarbeitenden Systeme weitergegeben werden. „Eine große Herausforderung angesichts der Größenordnung der Aktienregister unserer Kunden“, erklärt Klaus Schmidt, Geschäftsführer von ADEUS, „die zahlreichen Informationen auf den hoch strukturierten Anmeldeformularen zur Hauptversammlung manuell in unser Aktienregistersystem STARiS einzugeben, wäre angesichts solcher Korrespondenzmengen vollkommen ineffizient gewesen.“
Einladungen an die Aktionäre werden heute aus STARiS heraus verschickt; ihnen liegen neben begleitenden Unterlagen ein Freiumschlag sowie das Anmeldeformular bei. Die Antworten gehen direkt zu MicroData nach Hamburg, wo sie digitalisiert und die eingescannten Images tagesaktuell per sicherem Dateitransfer zu ADEUS nach München übermittelt werden. Die aus den Formularen extrahierten Daten und Dokumente gehen bei ADEUS zunächst in das TINCA System ein, welches STARiS vorgelagert ist und der Nachbearbeitung, Recherche und Weitergabe der Datensätze dient. Die elektronische Bereitstellung stellt einen großen Nutzen für die Emittenten dar. Sie haben dadurch während der Hauptversammlung über einen TINCA Arbeitsplatz sekundenschnellen Zugriff auf den Originalbeleg jedes einzelnen Hauptversammlungsteilnehmers.

Über DMSFACTORY:
Die DMSFACTORY GmbH konzentriert sich seit 1995 auf die vielfältigen Aufgaben rund um DMS, digitale Archivierung und Business Process Automation (BPA). Zum Einsatz kommen sowohl Komponenten der eigenen Software TINCA Solutions wie auch Produkte namhafter DMS- und BPA-Anbieter. Das Unternehmen bietet Lösungen u.a. für die effiziente Kreditvergabe mit automatischer Dokument-Archivierung und verfügt über spezielles Know-how bei der Verarbeitung von durch eMail, Fax- und Briefpost eingehenden Handelsdokumentationen im Bereich Investmentbanking. Hier standardisiert die DMSFACTORY die zugrunde liegenden Prozesse durch den Einsatz von Dokumenten-/Workflow- und Posteingangstechnologien. Eingesetzt werden neben eigenen TINCA-Lösungen dabei die Produkte Kofax Ascent Capture und Xtrata Pro sowie die Intelligent Capture and Exchange (IC&E) Suite aus dem Hause DICOM.

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