Seit 2011 bearbeitet bü-tec seine Rechnungen digital mit FlowManager Invoice und hat damit gleichzeitig sein Steuerbüro zur Buchhaltungsabteilung gemacht. Nun wurden die Finanzprozesse durch eine Integration von FlowManager Invoice in die ERP-Branchenlösung "Just.in" weiter optimiert.

Alle Eingangsrechnungen werden bei der bü-tec zentral gescannt und in den Workflow gegeben, der sie zur sachlichen Prüfung und Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weiterleitet. Durch die Integration von „FlowManager Invoice“ und „Just.in“-ERP werden die Buchungsdaten der Warenwirtschaft über den Rechnungsworkflow automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen; nach ihrer Bearbeitung werden die Rechnungen im DMS revisionssicher archiviert.

Der Vorteil der Integration für Output-Management-Dienstleister wie die bü-tec, die „Just.in“ als Warenwirtschaftssystem einsetzen: Wenn sie in ihrer ERP-Lösung eine Bestellung auslösen und später die dazu gehörige Rechnung eintrifft, kann die Buchhaltungsabteilung die Bestellung (halb)automatisch wie eine Rechnung verbuchen. Das gesamte Bestellwesen wird dadurch mit dem Rechnungseingang abgeglichen, was zu integrierten Arbeitsprozessen und eine effizientere Abwicklung der Buchhaltung führt, weil ein Erfassungsvorgang komplett entfällt. Mit FlowManager Invoice ist jeder Bearbeitungsfortschritt einer Rechnung sofort einsehbar, Anfragen von Lieferanten bzgl. des Status der Rechnungs¬bearbeitung sind in Sekunden beantwortbar.

80 % ihrer Eingangsrechnungen kann die bü-tec GmbH durch die integrierte Lösung sofort mit Übernahme der Bestellung in einer Rechnung kontieren. Der Aufwand der Rechnungsbearbeitung ist dadurch minimal, was sich insbesondere bei komplexen Sammelrechnungen bezahlt macht.