Die bü-tec GmbH, mittelständischer Paper Output Dienstleister aus Wiesbaden, hat ihr Steuerbüro zur Buchhaltungsabteilung gemacht – durch Einsatz des neuen Rechnungsprüfungs-Workflows „FlowManager Invoice“ von LORENZ Orga.
Als Dienstleister für Managed-Print-Services bietet die bü-tec GmbH Full-Service-Leistungen für Druck- und Kopiersysteme der Marken Ricoh, Sharp und Lexmark, von der Bedarfsanalyse über Ablauforganisation bis zur Produktberatung und laufendem Service. Um nicht nur die Arbeitsprozesse ihrer Kunden, sondern auch die eigenen zu optimieren, hat das Unternehmen jetzt den „FlowManager Invoice“ von LORENZ Orga eingeführt, ein fertiges Produkt für die elektronische Rechnungsprüfung. Winfried Jantz, Geschäftsführer der bü-tec GmbH: „Ein mittelständisches Unternehmen verfügt eben nicht über die Personalressourcen, um Monate lang ein Projektteam mit der Analyseaufgabe zu betrauen, deshalb hat uns die fertige Lösung von LORENZ Orga überzeugt.“ Die Projektlaufzeit war mit gerade einmal zwei Monaten von der Entscheidung bis zum Pilotbetrieb extrem kurz.
Die papiergebundene Bearbeitung der Rechnungen an den zwei Standorten Wiesbaden und Koblenz war bislang ein Hemmnis für schlanke Abläufe im Unternehmen, verzögernd wirkte sich wegen des Papiertransportes auch die Einbeziehung des Steuerbüros aus. Mit digitalen Rechnungen im „FlowManager Invoice“ arbeiten die beiden Firmenstandorte sowie das Steuerbüro nun so, als handele es sich um ein einziges Unternehmen mit nur einem Standort – das Steuerbüro als Buchhaltungsabteilung!
Alle Eingangsrechnungen werden zentral in Wiesbaden gescannt und gehen dann sekundenschnell elektronisch zur sachlichen Prüfung und Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Nach sachlicher und rechnerischer Prüfung und Freigabe innerhalb der bü-tec gelangen sie per Workflow an das Steuerbüro zu buchhalterischen Prüfung. Die Buchungsdaten werden aus dem Rechnungsworkflow automatisch in das Finanzbuchhaltungssystem Addison übernommen – die hierfür erforder¬liche Schnittstelle, wie für alle gängigen FiBu-Produkte, stellte Lorenz Orga zur Verfügung. Nach ihrer Bearbeitung werden die Rechnungen im Archivsystem 2Charta-DMS aus dem Hause Lorenz revisionssicher archiviert. „Mit FlowManager Invoice ist jeder Bearbeitungsfortschritt einer Rechnung sofort einsehbar, Anfragen von Lieferanten bzgl. des Status der Rechnungsbearbeitung sind in Sekunden beantwortbar. Durch den Rechnungsworkflow haben wir mindestens eine Halbtagskraft eingespart“, erklärt Winfried Jantz.