Das Forderungsmanagement gehört zu den erfolgrelevanten Faktoren der Unternehmensorganisation und –führung. Ausgehend von ihrer langjährigen Erfahrung in diesem Bereich gibt die Oberhausener KMU-Unternehmensberatung wertvolle Ratschläge zur praktischen Umsetzung eines qualitätsorientierten Forderungsmanagements.

Zeitnahe Rechnungsstellung
Forderungen sollten unbedingt nach der Lieferung oder Leistungserbringung in Rechnung gestellt werden. Bereits ein geringfügig nachlässiges Verhalten kann hier ausgesprochen schädliche Auswirkungen haben, wie folgendes Beispiel zeigt:
Während seiner Aufräumarbeiten stieß ein Handwerksmeister auf Lieferscheine und Stundenzettel im Gesamtumfang von 187.000 €. Als er diese den entsprechenden Kunden in Rechnung stellen wollte, musste er zu seinem Entsetzen feststellen, dass seine Ansprüche verjährt waren.

Um derartige, leider reale, Situationen zu vermeiden, ist dafür Sorge zu tragen, dass Rechnungen umgehend angefertigt und zugestellt werden. Zudem muss darauf geachtet werden, dem Kunden Zahlungserinnerungen erst nach Rechnungseingang zukommen zu lassen – andernfalls wirkt ein Unternehmer unprofessionell und gefährdet seine Kundenbeziehungen.

Die Verkürzung von Zahlungszielen
Werden Zahlungsziele verkürzt, steigert dies schnell die liquiden Mittel des Unternehmers. Die Beschleunigung des Zahlungseingangs setzt detaillierte Informationen zu Kundenbeziehungen und erfolgreiche Verhandlungen mit denjenigen Kunden voraus, die auf Kosten des Unternehmens von besonders langen Zahlungszielen profitieren. Neukunden sollten grundsätzlich nur kurze Zahlungsfristen gewährt werden.

Um eine Beschleunigung des Zahlungseingangs zu erreichen, ist es oftmals nötig, die Umsetzung entsprechender Vorschriften durch Außendienstmitarbeiter und Verkäufer zu überprüfen.

Unverzügliche Verbuchung eingehender Zahlungen
Es sollte sichergestellt werden, dass eingehende Zahlungen von der Buchhaltung unmittelbar verbucht werden. Dies verhindert organisatorische Schwächen, aufgrund derer Kunden verärgert werden, wenn die Debitorenbuchhaltung sie an Forderungen erinnert, die bereits beglichen wurden.

Bonitätsprüfung
Neukunden bedeuten immer ein gewisses Risiko. Um dieses weitgehend auszuschließen, ist es sinnvoll, vor Vertragsabschluss standardmäßig Informationen zu ihrer Bonität und Zahlungsmoral einzuholen. Hierzu gibt es verschiedene geeignete Anlaufstellen wie beispielsweise die Bankauskunft, die SchuFA oder Auskunfteien wie Creditreform, Schimmelpfeng und Bürgel. Im Internet können entsprechende Auskünfte unter www.hoppenstedt-creditcheck.de oder www.abit-epos.net eingeholt werden.

Selbstverständlich ist auch das Zahlungsverhalten bekannter Bestandskunden im Auge zu behalten. Deren Kundenbetreuer bemerken häufig zuerst, wenn diese Kunden Probleme haben, und sind daher eine gute Informationsquelle zu Auffälligkeiten wie Zahlungszielüberschreitungen, häufigen Reklamationen oder schützenden Entschuldigungen.

Nutzung des Einzugsverfahrens
Die sicherste Methode, Forderungen schnell in liquide Mittel zu wandeln, ist es, den Kunden für die Erteilung einer Einzugsermächtigung Skonto zu gewähren. In aller Regel gleicht die hieraus entstehende Liquiditätssteigerung den Verlust der Skontogewährung mehr als aus, denn sie stärkt zugleich das unternehmerische Bankenrating.

Ein kleines Geschenk für die Gewährung der Bankeinzugsermächtigung ist oftmals eine gute Idee, um die Kundenbindung zu verbessern.

Vorkasse, Teilzahlungen
Wie bereits geschildert sind geschäftliche Beziehungen zu Neukunden oftmals nicht ohne Risiko. Insbesondere wenn ihre Einschätzung nicht möglich ist, oder ihnen eine mangelhafte Bonität bescheinigt wird, ist es angeraten, auf Vorkasse oder Teilzahlung zu bestehen, um das Ausfallrisiko von Forderungen zu reduzieren.

Verkürzung von Mahnstufen
Im Mahnwesen vieler Unternehmen bestehen eklatante Defizite. Oftmals wird unregelmäßig oder gar nicht angemahnt – mit entsprechenden Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Erfolg. Als integraler Bestandteil des Forderungsmanagements ist ein effektives Mahnwesen unerlässlich.

Grundsätzlich sollten zwischen den einzelnen Stufen der Mahnung nicht mehr als zwei Wochen liegen. Während sich das Unternehmen bei einer ersten Zahlungserinnerung kulant zeigen, jedoch gleichzeitig auf einer Zahlungsfrist bestehen, sollte, sind die weiteren Mahnungen deutlicher zu formulieren, wenn es auch erst in der zweiten (und letzten) Mahnung an der Zeit ist, mit Rechtsmitteln zu drohen.

Bei einem kleineren Kundenkreis kann es sinnvoll sein, die Zahlungserinnerung durch einen persönlichen Anruf zu ergänzen. Sind die Unternehmensmitarbeiter entsprechend geschult, kann dies die Zahlungsbereitschaft des Kunden teils erheblich steigern.

Inkasso
Nach Ablauf der insgesamt sechswöchigen Mahnfristen sollte ohne weiteres Zögern ein Inkassounternehmen beauftragt werden, um die ausstehende Forderung einzutreiben. Der Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen stellt unter www.inkasso.de Informationen zu autorisierten Inkassobüros zur Verfügung, die in der Lage sind, auch kleinere Ausstände effektiv zu realisieren. Die Einschaltung eines Rechtsanwaltes lohnt nur bei hohen Forderungsbeträgen oder wenn bereits ein Rechtstreit zu Mängelangelegenheiten mit dem Kunden geführt wird.

Factoring
Zeichnen sich Kunden oder Problembranchen durch eine besonders mangelhafte Zahlungsmoral aus, kann es ratsam sein, die Forderungen ihnen gegenüber an ein professionelles Factoring-Unternehmen weiterzuverkaufen. Diese zahlen sofort einen Anteil zwischen 96 und 96,5% des Forderungswertes, wofür die Notwendigkeit zur Mahnung ebenso entfällt wie das Risiko des Forderungsausfalls.

Die Nutzung von Factoring-Angeboten ist insbesondere bei neuen Kunden oder Kundengruppen mit zweifelhafter Bonität empfehlenswert.

Zusammenfassung
Ein effektives Forderungsmanagement trägt zum Überleben jedes Unternehmens bei und kann als Bestandteil des internen Qualitätsmanagements begriffen werden. Besonders bedeutsam ist seine Beziehung zum Reklamationswesen. Reklamationen werden häufig als Schutzbehauptung für mangelnden Zahlungswillen vorgeschoben. Ist dies nicht ihre Ursache, geben sie Anlass zur Optimierung von Produkten, Dienstleistungen und Arbeitsprozessen.
Aufgrund seiner großen Bedeutung für das unternehmerische Fortbestehen ist das Forderungsmanagement gerade in kleineren Unternehmen als echte Chefsache anzusehen!

Weiterführende Informationen zur Gestaltung eines leistungsstarken Forderungsmanagements stellt die Oberhausener KMU-Beratung Unterberg jederzeit gerne zur Verfügung.

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