Salzburg, 19.02.2009
Obergrenzen gesetzt – nachhaltige Systemverbesserung erreicht

Geschäftskorrespondenz wird heute zum überwiegenden Teil per Email erledigt. Doch Massen-Mails und ausufernde Dateianhänge verstopfen Datenleitungen und über lasten Server. Porsche Informatik hat mit dem „MK Email Client Policy Management" für Lotus Notes (ECPM) ein Tool eingeführt, das diese Herausforderung nachhaltig löst.

Seit über vier Jahrzehnten unterstützen die derzeit rund 220 Mitarbeiter der Porsche Informatik die österreichische Porsche Holding beim Vertrieb der Automarken Volkswagen, Audi, Seat, Skoda und Porsche. Als Dienstleister sorgt man mit integrierten Softwarelösungen nach Maß für mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit bei den Konzernunternehmen und den Usern.

Email-Volumen verstopft IT-Infrastruktur

Das in der Nähe von Salzburg ansässige Tochterunternehmen der Porsche Holding unter anderem für den Email-Service des Porsche-Konzerns und die Händlerorganisation in Österreich mit insgesamt etwa 8.700 Usern zuständig. In den vergangenen Jahren ist der Emailverkehr in der betreuten Organisation aufgrund der stetig wachsenden Useranzahl dramatisch gestiegen.

Dies führte nicht nur immer wieder zu Kapazitätsproblemen, sondern auch zu einem stetigen Anstieg des Aufwands und der Kosten für den Email-Service. Man sich gezwungen, ein Tool einzuführen, mit dem Anhänge und die Zahl der Adressaten begrenzt werden. „Unsere Händler sind teilweise über Leitungen mit niedriger Bandbreite angebunden. Dabei spielt es durchaus eine Rolle, ob eine Email pro Händler nur einmal versendet und geöffnet werden muss oder fünfzig Mal, weil das jeder im jeweiligen Betrieb bekommt“, erläutert Michael Bojko, der als System Engineer für den Betrieb des Emailsystems zuständig ist. Der Grund für die Einführung dieses Tools war folgender: „Wir wollten künftig verhindern, dass Massen-Emails an Personen ausgesendet werden, die von dem Inhalt möglicherweise gar nicht betroffen sind. „Als nächstes wollten wir unterbinden, dass mit den Emails riesige Anhänge verschickt werden, etwa Abbildungen der gesuchten Teile. Es geht ja so einfach: Ich markiere alle Betriebskunden und erreiche dann per Email auf einen Schlag 4.000 bis 5.000 User.

Wirklich relevant davon sind aber vielleicht 200 bis 300 User, gleichzeitig werden aber etwa 4.500 andere Arbeitsplätze mit unnötigen Emails und Daten anhängen belastet.“ Abgesehen von dem Datenvolumen kostet das auch unnötigerweise sehr viel Arbeitszeit.

Die Lösung ECPM

Diese Anforderungen, die sich aus den praktischen Erfahrungen ergeben, wurden vom „MK Email Client Policy Management“ (ECPM) von MK Net.Work erfüllt. Die Firma hat sich auf die Entwicklung von Email-Management-Tools spezialisiert, die die Effizienz des Emailverkehrs verbessern, etwa das bekannte Kom pressionstool „ZipMail für Lotus Notes und Outlook“.

Ein entscheidender Vorteil des ECPM ist, dass die Probleme direkt an dessen Ursprung, nämlich schon am Client, behoben werden. Auf diese Weise entstehen die Netzwerkbelastung und der Speicher bedarf erst gar nicht. Serverseitige Filterung ist zwar gut, aber an der falschen Stelle im System. Zudem kann man oftmals keine anwenderspezifischen Regeln, sondern nur globale Regeln hinterlegen. Dies hat immer den Nachteil, dass man den kleinsten Nenner für alle Anwender finden muss, was zu viel zu großen Freiheiten für die meisten Anwender führt.

Das Übel an der Wurzel packen

MK Email Client Policy Management (ECPM) setzt Einschränkungen der Email-Nutzung direkt am Notes Client um, ohne dass die Mail-Schablone (Mail-Template) angepasst werden muss. Bei Lotus Notes/Domino geschieht dies erst am Server, was häufig zu Verzögerungen oder Ausfällen führt. Zudem kann es nicht spezifisch für Gruppen/Anwender eingestellt werden. ECPM reduziert deshalb nicht nur die Netzwerkbelastung und den Speicher bedarf, sondern auch Systemausfälle und den Supportaufwand. ECPM gehört zum Lösungsportfolio von MK Net.Work, dem Hersteller von ZipMail. Mit über 5.5 Millionen Anwendern weltweit ist ZipMail eine der erfolgreichsten Add-on-Lösungen für Lotus Notes.

Rollout ohne Probleme

Die Implementierung der Lösung ließ sich schnell durchführen. Das MK ECPM musste auf etwa 6.000 Client-Systemen installiert werden. Der Rollout erfolgte zentral und war in wenigen Tagen abgeschlossen. „Das Client Management, das wir betreiben, sorgt dafür, dass solche Tools automatisch installiert werden“, berichtet Bojko. „Das wäre in der Praxis anders einfach nicht mehr möglich. Weil wir den MK-Updater gleichzeitig mit dem MK Email Client Policy Management in Betrieb genommen haben, gab es hier keine Probleme. Die Gefahr, dass ein Benutzer das MK ECPM ausschaltet oder „austrickst“ ist bei diesem Konzept nicht sehr groß. „Wenn ein User hier etwas manipuliert, wird beim nächsten Anmelden automatisch der Ursprungszustand wiederhergestellt.“

Akzeptanz bei den Benutzern

Probleme bei der Akzeptanz der erzwungenen Einschränkungen gab es nicht. Bei der Einführung wurden entsprechende Informationsmaßnahmen durchgeführt. „Nachdem wir unseren Usern erklärt haben, warum wir das machen, wurde ihnen klar, dass sie ja selbst auch davon profitieren. Wenn jemand ein 5-MByte-Attachment an 5.000 Adressaten verschickt, ist das eine gewaltige Datenmenge. Vielfach war das den Benutzern früher gar nicht bewusst oder sie hatten kein System, das sie über das Ausmaß aktiv informiert. Man hat die Belastung des Netzes aber durchaus gespürt. Alleine die Warnhinweise schaffen Bewusstsein und sorgen dafür, dass die Benutzer ihre Anhänge verkleinern oder die Zahl der Adressaten beschränken“, berichtet Andreas Fackler, als System Engineer für die Technik des Emailsystems zuständig. „Zur Akzeptanz trägt auch bei, dass man im Normalbetrieb nichts von dem Tool bemerkt.“ Seit der Einführung des MK Email Client Policy Management ist es bei Porsche Informatik selbst in Spitzenzeiten nicht mehr zu Kapazitätsengpässen im Emailverkehr gekommen. Somit konnte das Kostenwachstum gebremst und die Anwenderzufriedenheit deutlich gesteigert werden.

Vertrieb

Für den Vertrieb von MK EPCM, ZipMail und vieler weiterer Tools ist im deutschprachigen Raum der Premier Business Partner Bücker GmbH aus Düsseldorf zuständig.

Die Bücker GmbH (BIT) ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger Partner rund um IBM-Software, Beratung, Systemmigration/-integration sowie Standardanwendungen und Individualentwicklung.

Der Fokus von BIT liegt dabei in der Optimierung von mittleren bis großen Lotus Notes Groupware-Umgebungen.

Kontakt:
Bücker GmbH
Herr Timo Bücker
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