Stolberg, im Mai 2008. Die Abel + Schäfer Unternehmensgruppe, Völklingen, setzt für den elektronischen Rechnungsversand eine mandantenfähige Lösung der MCA GmbH ein. Der weltweit aktive und präsente Hersteller von Backmischungen und Backgrundstoffen nutzt zur konzerninternen Verrechnung und Abrechnung mit Lieferanten und Kunden den elektronischen Rechnungsversand, um Kosten zu sparen, den Rechnungsprozess zu rationalisieren und Zahlungsflüsse zu beschleunigen.
Die MCA-Lösung arbeitet bei Abel + Schäfer als zentrale Applikation für die Einzelunternehmen der Gruppe. Sie erhält aus den operativen Systemen der Firmen die jeweiligen Rechnungen, signiert sie elektronisch und versendet sie per Fax oder E-Mail an die Empfänger. Die Kopplung zwischen Unternehmenslösungen und der E-Rechnungsapplikation realisieren Standard-Konnektoren. So ist die Implementierung ohne Schnittstellen-Programmierung und Eingriffe in die operativen Systeme schnell und einfach umsetzbar.
Wichtig bei der Entscheidung für die MCA-Lösung war für Abel + Schäfer, dass mit einer zentralen, mandantenfähigen Installation alle Gruppenunternehmen arbeiten können. Eine eigene Applikation für jedes einzelne wäre zu aufwendig gewesen und die entstandene Komplexität hätte Produktions- und Kostenvorteile zunichte gemacht.

Die E-Rechnungslösung von MCA besteht aus der Unified-Communications-Plattform Konvy für den E-Mail- und Fax-Versand sowie dem per Signatur-Connector integrierten Signatur-Server.

In einem vollautomatischen Prozess holt der Signatur-Connector die zu signierenden Dokumente - Rechnungen, aber auch andere Vertragsdokumente, Gutschriften, Bestätigungen, Registerauszüge, Verträge - aus den operativen Anwendungen ab. Diese übergibt er an den Signatur-Server und reicht sie digital signiert an den Konvy-Kommunikationsserver weiter. Von dort geht das Dokument per Fax oder E-Mail an den Empfänger, der etwa eine nach §14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz signierte Rechnung erhält.

Die qualifizierte Signaturerzeugung erfolgt mit einer oder mehreren gesetzeskonformen Signaturkarten, die von TRUST-Centern (autorisierten Zertifizierungsstellen) angeboten werden. Dokumente (Rechnungen etc.) werden hierbei mit einem 2D-Barcode versehen, der den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Die Signaturerzeugung erfolgt automatisch. Ein Missbrauch wird durch geeignete Sicherheitsmechanismen verhindert.

Rechtssichere Kommunikation im Komplettpaket

MCA liefert ein schlüsselfertig implementiertes Gesamtpaket für den elektronischen Rechnungsversand. Unternehmen können sich dies flexibel aus den Komponenten Unified-Communications-Plattform Konvy, Signatur-Connector, Signatur-Server und revisionssicheres, GDPdU-konformes Archiv zusammenstellen. In der Beratung und Realisierung deckt MCA dabei mit seinem Kombinations-Know-how sowohl die Telekommunikationsseite als auch die IT ab.

Firmenkontakt:
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Über MCA

Als Partner optimiert und strafft MCA die elektronischen Kommunikations- und Geschäftsprozesse von mittelständischen Unternehmen und Konzernabteilungen. Kommunikationsprozesse konzipiert und gestaltet MCA durch die Realisierung konvergenter IT- und TK-Infrastrukturen. Zum Einsatz kommen dabei Kommunikationslösungen der Kompetenzfelder Voice over IP, CTI, Unified Messaging und Fax.
Geschäftsprozesse optimiert MCA durch die Bereitstellung von Dokumenten und Daten in den Formaten und mit den Eigenschaften, wie es der jeweilige Workflow verlangt. Das Lösungsspektrum deckt alle Aufgabenstellungen ab, ganz gleich, ob es darum geht, Dokumente zu versenden, zu empfangen, zu signieren, zu betrachten, zu archivieren oder umzuwandeln.
Auf Basis der Kommunikations- und Geschäftsprozesslösungen bietet MCA darüber hinaus Komplettsoftware für Customer Relationship Management, Contact-Center und die schlanke Organisation in Fachabteilungen wie Vertrieb, Marketing, Human Resources oder Einkauf.

MCA-Lösungen sind immer Teil übergreifender IT- und Kommunikationsinfrastrukturen, in die sie sich nahtlos integrieren. Sie unterstützen die relevanten Mittelstandsplattformen IBM System i, Windows und Linux/Unix und arbeiten mit den wichtigen Unternehmenslösungen zusammen, etwa Lotus Notes/Domino, MS Exchange, Novell GroupWise, SAP R/3 oder mySAP sowie anderen ERP- und CRM-Systemen.