Die Angebotspräsentationen
Ein wichtiger und großer Meilenstein, innerhalb der Bewertungsphase, ist eine persönliche Präsentation der eingereichten Angebote durch die einzelnen Bieter.
Die Erfahrung zeigt, dass vermeintliche Schwächen eines Angebots auf dem Papier, im persönlichen Gespräch durch den Bieter ausgeräumt werden konnten und der Bieter mit Fachwissen und seinem Unternehmen überzeugte. Andererseits konnten Bieter im persönlichen Gespräch nicht überzeugen, obwohl das Angebot zuvor als vielversprechend eingestuft wurde.

Das Ziel
Mit der Durchführung einer Angebotspräsentation werden mehrere Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Der Bieter erhält zum einen die einmalige Möglichkeit, seine Produkte bzw. Dienstleistungen überzeugend und hoffentlich gewinnend vorzustellen und erhöht damit seine Chancen auf den Zuschlag. Zum anderen lernt man den Bieter und sein Unternehmen kennen und erlangt einen wichtigen ersten Eindruck zu seinem Know-how und dem Servicegedanken des Unternehmens. Widersprüchliche Beschreibungen in den Angeboten können vor Vertragsbeginn geklärt werden. Noch offene Fragen beider Parteien können gestellt und möglicherweise auch sofort geklärt werden, was den weiteren Ausschreibungsverlauf unterstützt. Ein einheitliches Verständnis zum Ausschreibungsgegenstand wird erlangt.

Die Vorbereitung
Je nach Ausschreibungsverfahren, nach Anzahl der eingegangenen Angebote und auf Basis der Angebotsbewertungen, sind im ersten Schritt die Bieter auszuwählen, die dann die Möglichkeit für eine persönliche Angebotspräsentation erhalten sollen.
Ist man frei in der Entscheidung, mit wie vielen Bietern in die Vorstellungsrunden gegangen wird, empfehlen wir dennoch, eine angemessene Shortlist der Bieter, auf Basis der Angebotsbewertungen, zu erstellen. Die Vorgehensweise unterscheidet sich dabei nicht vom allseits bekannten Ablauf von Bewerbungsverfahren, z. B. bei einer Bewerbung für eine neue Arbeitsstelle.
Zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch werden nur die Bieter eingeladen, die mit ihrem Angebot bisher überzeugen konnten. Bieter und Angebote, die nicht überzeugen konnten und dadurch „Nicht in Ordnung“ oder „KO“ gesetzt wurden, sollten eine Absage vor den Angebotsgesprächen erhalten und im weiteren Ausschreibungsverlauf nicht mehr berücksichtig werden.
Die Erstellung einer Shortlist ist nicht nur ressourcenschonend, sondern beschleunigt auch den weiteren Ausschreibungsverlauf, da nur Angebote der engeren Auswahl präsentiert werden. Eine Einladung aller Bieter zu den Angebotspräsentation, würde zu diesem Zeitpunkt keine zusätzlichen Erkenntnisse verschaffen.

Im zweiten Schritt muss festgelegt werden, welcher interne Teilnehmerkreis für die Gespräche erforderlich ist. Im Regelfall nehmen an den Gesprächen die Mitarbeiter des Fachbereichs und des Einkaufs teil, die bereits auch in die Erstellung der Ausschreibung und die Bewertung der Angebote involviert waren. Auch kann es hilfreich sein, weitere Fachspezialisten und Mitarbeiter, die später eng mit dem zukünftigen Dienstleister zusammenarbeiten sollen, mit einzuladen. Das Hinzuziehen von Führungspersonal (Management) unterstützt die späteren Vergabegespräche. Grundsätzlich ist die Prüfung der Angebote objektiv durchzuführen. Werden Bieter vorstellig, die bei Mitarbeiten im Haus bereits durch Vorprojekte bekannt sind, sollten diese darum gebeten werden, möglichst unvoreingenommen in die Gespräche zu gehen, um subjektive Meinungsbilder zu vermeiden.

Bereits im Terminplan des Ausschreibungsverfahrens sollte ein ausreichender Zeitraum für die Durchführung der Gespräche vorgesehen sein. Aufgrund der nicht zu unterschätzenden Vor- und Nachbereitungszeit eines jeden Präsentationstermins, empfehlen wir unseren Kunden die Durchführung von zwei Bietergesprächen pro Tag. Mehr als drei Gespräche pro Tag sollten nicht veranstaltet werden.

Bereits im Vorfeld ins Auge gefasste Terminvorschläge sowie weitere Rahmenbedingungen, wie z. B. Vertreterregelungen oder Zuweisung der Moderatorenrolle, sollten innerhalb des internen Teilnehmerkreises abgestimmt werden. Bei der Auswahl einer geeigneten Örtlichkeit sollte die Gesamtanzahl der geplanten Teilnehmer und, wenn möglich, die vorhandene technische Raumausstattung, wie z. B. einen Beamer, berücksichtigt werden.

Mithilfe einer vorab definierten Agenda kann sich der Bieter nicht nur zielgerichtet auf den Präsentationstermin vorbereiten, auch eine spätere Vergleichbarkeit der einzelnen Präsentationen aller Bieter wird erleichtert. Die Agenda könnte, wie folgt, lauten:

Begrüßung und allgemeine Vorstellungsrunde; Vorstellung des Angebotes; Vorstellung der Top Referenzprojekte; Überzeugen Sie uns von sich; Fragen und Antworten; Information zu weiterem Vorgehen.

Da für jeden Präsentationstermin ein fester Zeitraum eingeplant wurde, sollte jedem Agendapunkt eine maximale Zeitdauer zugewiesen werden.

Die jeweiligen Bieter müssen für die Präsentationstage eingeladen werden, unter Berücksichtigung weiterer Rahmenbedingungen, wie z. B. die jeweiligen Anfahrtszeiten der Bieter. Zur Vorbereitung der Angebotspräsentation sollte den Bietern ein angemessener Zeitraum eingeräumt werden. Daher sollte so früh wie möglich eine Termineinladung an relevante Bieter versendet werden. Mit ausreichender Vorlaufzeit werden erfahrungsgemäß die Terminvorschläge von den Bietern überwiegend positiv bestätigt.

Die Einladung zu den Bietergesprächen kann für alle Bieter identisch aufgebaut werden und sollte alle wichtigen Rahmenbedingungen und Informationen, wie z. B.:
Anlass; Titel des Ausschreibungsverfahrens; Datum und Uhrzeit; Agenda; Dauer des Gesprächs; Veranstaltungsort und technische Ausstattung; Teilnehmerkreis (max. Anzahl an Teilnehmern); Anmeldungsformalitäten; Termin zur Teilnahmebestätigung; Anfahrtsweg; Parkmöglichkeit; usw. enthalten.

Es hat sich bewährt, auch den erwarteten Teilnehmerkreis auf Bieterseite zu definieren, sodass z. B. auf Bieterseite mindestens eine Person an dem Gespräch teilnimmt, die auch später mit dem Projekt beauftragt ist. Dadurch erhält man einen besseren Eindruck zur Kompetenz, Professionalität und Kommunikationsfähigkeit des Bieters und lernt nicht nur geschulte Vertriebsmitarbeiter des Bieterunternehmens, sondern bereits zukünftig relevante Ansprechpartner für das Projekt, kennen.

Um im Nachgang die einzelnen Gespräche miteinander vergleichen zu können, sollten einheitliche und auf das Projekt und die Agenda zugeschnittene Bewertungskriterien festgelegt werden. Dies können unter anderem sein:
Auftreten des Bieters; Schlüssige Präsentation; Qualität der Referenzen; Beantwortung der gestellten Fragen; usw. Eine weitere Möglichkeit zur Bewertung kann auch die Durchführung einer SWOT-Analyse je Gespräch sein:
Ganz gleich für welche Bewertungsmethode sich entschieden wird: Wichtig ist, alle Gespräche mithilfe derselben Methode zu bewerten, um diese am Ende auch gegenüberstellen zu können.

Die Durchführung und Nachbereitung
Sind die Tage der Angebotspräsentationen gekommen, kann man sich auf interessante und aufschlussreiche Gespräche freuen! Die Angebotspräsentationen werden zwar durch das eigene Unternehmen moderiert, geführt und dokumentiert, jedoch liegt der Löwenanteil der Umsetzung beim Bieter. Für den Bieter besteht nun die Chance,
einen positiven Eindruck seines Unternehmens, seiner Mitarbeiter und seines Know-hows zu verschaffen; seinen Service- und Qualitätsgedanken begeisterungsfähig zu präsentieren; die Preise und Inhalte seines Angebotes zu erläutern; widersprüchliche Aussagen im Angebot zu erklären und Fragen zum Angebot zu beantworten.

Bereits während des Gespräches sollten alle besprochenen Inhalte sowie alle gestellten Fragen und Antworten sorgfältig protokollierte werden, da diese bei einem späteren Zuschlag vertragsrelevant sind.

Direkt im Nachgang an das Gespräch ist es hilfreich, wenn sich alle internen Teilnehmer über den Gesprächsverlauf austauschen und die Angebotspräsentation gemeinsam bewerten, um die gewonnen Eindrücke so „frisch“ wie möglich zu verarbeiten und mit einem freien Kopf in die nächste Präsentation starten zu können. Wie bei der Bewertung der Angebote gilt auch hier:
Sicherstellen, dass die Bewertung auf Fakten basiert; Bewertung der Angebote, ohne Beeinflussungen von außen; Gründliche, faire und konsequente Entscheidung.

Fazit
Auch wenn Präsentationstermine einen gewissen Aufwand bedeuten, liefern sie doch einen erheblichen Mehrwert: Nutzen Sie die Chance der Angebotspräsentation und die Möglichkeit, sich persönlich ein Bild von den Bietern zu machen – es lohnt sich!