Im digitalen Zeitalter hat das Büroservice längst Einzug gehalten

Wenn einem die Arbeit über den Kopf hinauswächst, ist es an der Zeit, Aufgaben zu delegieren. Insbesondere kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer kennen das Problem: Neben der eigentlichen Arbeit muss der Brief- bzw. E-Mail Verkehr gepflegt werden, Telefonanrufe und alle anderen Arbeiten, die für lange Arbeitstage sorgen.

Schwierige Zeiten durch die Auslagerung von Arbeiten bestehen

Kleine und mittelständische Unternehmen können dieses Problem mit dem Büroservice lösen. Die ausgelagerten Arbeiten sorgen für bessere Arbeitsabläufe und weniger Termindruck. Insbesondere jetzt, in der Corona-Phase, ist Unterstützung gefragt. So greifen auch heute viele Kunden zum Telefon, wenn sie den Service erreichen möchten. Wer dann mit anderen Aufgaben beschäftigt ist, verärgert seine Kunden aufgrund der schlechten Erreichbarkeit und verliert eventuell sogar Neu- oder Bestandskunden. Wenn stattdessen der Schriftverkehr oder Konzeptionsaufgaben an einen Büroservice ausgelagert werden, ist die Erreichbarkeit wieder hergestellt. Arbeitsprozesse gewinnen wieder an Geschmeidigkeit, insbesondere in dieser schwierigen Phase, in der wir uns gerade alle befinden.

Wir sind für Sie jederzeit erreichbar!

Anrufe können beispielsweise über eine Rufumleitung in das Home Office bzw. den Büroservice umgeleitet werden. Für Kunden nicht sichtbar, bleibt das Unternehmen ständig erreichbar. Eingehende Anrufe können somit unverzüglich bearbeitet werden. Es sind diese kleinen Details, die für einen Wettbewerbsvorsprung sorgen aber vielmehr Professionalität ausstrahlen. Einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Unternehmen. Sobald Einzelunternehmer oder kleine Unternehmen einen ausgelagerten Büroservice nutzen, kann dies auch auf der Internetpräsenz oder im E-Mail Verkehr kommuniziert werden: "Wir sind auch in schwierigen Zeiten für Sie erreichbar!"

Urlaubsvertretungen möglich machen

Jeder Mitarbeiter hat seinen Urlaub verdient. Auch krankheitsbedingte Fälle sind schwer zu überbrücken. Dem Team fehlt in dieser Zeiten wichtige Mitarbeiter. Bestimmte Aufgaben kann dem Büroservice ausgelagert werden. Der Vorteil: Dieser kann zeitlich begrenzt oder dauerhaft eingesetzt werden. Flexibilität und die Erledigung bestimmter Aufgaben bleiben in jedem Falle erhalten. Somit können Geschäftsführer sich dem Kerngeschäft zuwenden, alle anfallenden Büroarbeiten werden trotz Mitarbeiterausfall effektiv erledigt.

Wenn die Sekretärin fehlt, springt das Büroservice ein

Spätestens dann, wenn sich auf dem Schreibtisch der Papierkram sammelt, ist es an der Zeit, die Aufgaben der Sekretärin auszulagern. Insbesondere organisatorische Büroaufgaben sind sehr zeitintensiv. Wenn ohnehin die Zeit fehlt, um alle geforderten Arbeiten zu erledigen, ist das Outsourcing über einen Büroservice die ideale Alternative. Dadurch kann wertvolle Zeit gewonnen werden, die für das Unternehmen wichtig ist. Darüber hinaus haben viele Einzelunternehmer, auch Handwerker oder Künstler gar kein eigenes Büro und müssen sich dennoch den Büroarbeiten stellen. Papierkram ist in der Tat nicht jedermanns Sache. In diesem Fall ist es effektiver, bestimmte Aufgaben dem Büroservice zu überlassen und sich den eigenen Arbeiten zu widmen.

Die Zeitersparnis ausgelagerter Aufgaben ist nicht zu unterschätzen. Denn wer mit Schreibarbeiten nicht vertraut ist, wird bedeutend mehr Zeit benötigen als professionelle Schreibkräfte oder die virtuelle Assistentin. Sie kennen die Arbeitsabläufe genau und erledigen alle notwendigen Aufgaben auf den Punkt. Assistenzen arbeiten unabhängig. Für Aufgaben, die keine persönliche Anwesenheit benötigen, ist die Auslagerung von Aufgaben ideal. Das betrifft den Kunden-Support, die Hotline oder schriftliche Anfragen von Kunden. Alle anderen Aufgaben wie Excel Tabellen können per E-Mail und Telefonkonferenz besprochen werden. Im Laufe der Zeit entsteht hier eine effektive Zusammenarbeit.

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