Senken Sie Kosten!
Durchlaufzeiten verringern, Druckkosten senken und den Mail-Server entlasten - Damit sparen Sie „bares Geld“
Neben der termingerechten Rechnungsfreigabe schaffen Sie mit einem DMS auch einen früheren Zahlungseingang von Ihren Kunden, da Sie Ware schneller ausliefern und damit Rechnungen früher stellen können.Für die persönliche oder abteilungsbezogene Ablage müssen keine Dokumente mehr kopiert oder Dateien ausgedruckt werden, da alle Informationen jederzeit und aktuell für Ihre Mitarbeiter verfügbar sind.
Auch in der IT lässt sich Geld sparen: Mit einem Mail-Archiv entlasten Sie z.B. Ihren Mail-Server.
Die Investition in ein DMS heißt für Ihr Unternehmen mehr Geld! Durch automatisierte Arbeitsabläufe verkürzen sich die Durchlaufzeiten in Ihrem Unternehmen. Ein optimaler Prozess, z.B. für die Freigabe von Eingangsrechnung, ist für Sie bares Geld.

Mehr Informationen!
Der mobile Datenzugriff ermöglicht eine kurze Informations- und Reaktionszeit und bringt dadurch große Wettbewerbsvorteile
Ob in der Firma, im Home Office, auf der Baustelle, bei Kundenterminen, oder auf Geschäftsreisen: mit einer Internetverbindung können Sie immer und überall auf Ihre Dokumente Zugreifen, sogar von mobilen Endgeräten wie iPAD und Tablets mit Android- oder Windows-Betriebssystemen.Mit einem DMS vermeiden Sie Informationsinseln wie persönliche E-Mail-Postfächer der Ablagefächer im Hängeregister. Mitarbeiterwissen wird zu Firmenwissen. Mit der zentralen digitalen Speicherung sind alle Daten die Sie benötigen jederzeit und weltweit verfügbar und Ihre Mitarbeiter erhalten mehr Information!

Mehr Qualität!
Keine veralteten Information mehr, denn mit einem Dokumenten Management arbeiten Sie immer mit der aktuellen Version.
Mit der automatischen Versionierung steigt die Qualität Ihrer Daten. Ihre Mitarbeiter arbeiten ausschließlich mit der aktuellsten Version eines Dokuments. Veraltete Informationen ge-hören der Vergangenheit an. Zudem können Sie zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat oderwann welche Entscheidung in einem Arbeitsprozess getroffen wurde. Durch Workflowtools werden Ihre Arbeitsabläufe nicht nur optimiert und beschleunigt, sondern auch Transparent. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wo ein Dokument gerade zur Bearbeitung ansteht.
Ein Dokumentenmanagementsystem führt zu mehr Qualität im Unternehmen!

Mehr Sicherheit!
Im Gegensatz zur Papierablage werden die Dokumente gespeichert und sind somit auch geschützt und gesichert.
Ist ein Dokument einmal im digitalen Archiv, kann es nicht mehr verloren gehen. Mit den entsprechenden Speichermechanismen sind Sie sogar vor einem totalen Verlust gefeit (z.B. durch Feuer oder Wasserschaden). Gesetzliche Anforderungen wie Aufbewahrungsfristen werden eingehalten.
Ausschließlich berechtigte Personen haben Zugriff auf Ihre Informationen. Sie bestimmen auch, was die jeweilige Person mit Ihren Daten machen darf (z.B. nur einsehen, bearbeiten, per Mail verschicken, drucken). Durch die automatische Protokollierung können Sie überprüfen, von wem ein Dokument eingesehen wurde und was, wann damit gemacht wurde. Erfüllen Sie so die Grundvoraussetzungen für ein revisionssicheres Archiv.
Digitale Daten bedeuten mehr Sicherheit für Ihre Daten und Ihr Unternehmen!

Mehr Platz!
Schluss mit Aktenschlepperei und meterhohen Regalen voll Ordner. Bei einer digitalen Akte müssen Sie keine Akrobatik veranstalten, egal wie alt diese Akte ist!
Mit Dokumenten in digitaler Form haben Sie mehr Platz auf Ihrem Schreibtisch. So bleibt Ihr Blick frei für das wesentliche. Auch Aktenordner/-schränke, rein für die vorübergehende Aufbewahrung während der Bearbeitung oder für Kopien, gehören so der Vergangenheit an. Gönnen Sie sich und Ihren Mitarbeiter mehr Freiraum und eine angenehmere Arbeitsumgebung. Mit einer revisionssicheren Ablage können Sie sogar komplett auf das Papierarchiv verzichten. Büro- oder Lagerflächen stehen so zur freien Verfügung. Mehr Platz im Büro schafft Räume für bessere Übersicht, ein freundlicheres Arbeitsklima und schönere Büros!?

Mehr Wettbewerbsvorteil!
Schnelle Reakton- und Bearbeitungszeit sind heutzutage Voraussetzung für zeitgemäße Kundenbetreuung.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem verbessern Sie Ihren Service. Kundenanfragen können schneller und qualifizierter bearbeitet werden, da relevante Informationen schneller abgerufen werden können. Sie erhöhen damit sowohl die Qualität, als auch die Quantität Ihres Service. Durch kürzere Durchlaufzeiten in Ihrem Unternehmen können Angebote schneller erstellt und Ware früher ausgeliefert werden. Die genannten Punkte sind nach dem Produkt die beiden Hauptkriterien für eine hohe Kundenzufriedenheit.
Eine gute Kundenbindung bedeutet mehr Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen!

Mehr Zukunft!
Rechnungen per Fax und Mail sind jetzt Papierrechnungen gleichgestellt
Es gibt vor allem ein Thema, an das kein Unternehmen in absehbarer Zukunft vorbeikommen wird: Versand und Empfang von Rechnungen in digitaler Form (z.B. per Mail). Gerade für kleine und mittlere Unternehmen bietet sich hier die Chance, Ihre Prozesse stark zu vereinfachen und die Kosten erheblich zu senken. Grundlage hierfür ist das Steuervereinfachungsgesetz 2011. Rechnungen dürfen nun als normaler PDF-Anhang per Mail oder per Fax verschickt werden. Zu beachten ist, dass beide Seiten die Mail inkl. Anhang revisionssicher archivieren müssen. Das Aufbewahren eines Ausdrucks oder der Mail in Outlook ist nicht zulässig. Ein Dokumentenmanagementsystem macht Ihr Unternehmen fit für kommende Aufgaben und mehr Zukunft!

8 gute Gründe die dafür sprechen auf ein Dokumenten Management umzusteigen!

Wir helfen Ihnen gerne dabei Collas Bürowelt