Kreditoren-Workflow mit ELOprofessional
Bei den meisten KMU‘s gehen heute täglich Warenlieferungen ein. Gerade bei weit auseinander liegenden Standorten führt dabei allein die Rechnungsverarbeitung zu enormen Laufzeiten und logistischen Herausforderungen. Durch die volldigitale Verarbeitung mit ELOprofessional und die Einbindung in vorhandene ERP Software kann der Kreditoren-Workflow hocheffizient gestaltet werden. Um die Möglichkeiten von ELOprofessional darzustellen, soll hier ein beliebiger Rechnungslauf exemplarisch betrachtet werden.
Im Zentrallager einer Firma wird morgens die Ware eines Lieferanten geliefert. Die Rechnung liegt bei der Ware und wird von einem Mitarbeiter im Lager direkt in die Postbox von ELO gescannt. Die Originalrechnung aus Papier wird nun nicht mehr benötigt.
ELOprofessional erfasst mittels OCR-Kennung die wesentlichen Rechnungsdaten, wie Lieferant, Rechnungsbetrag und Bankverbindung und diese Daten werden über die Schnittstelle an die ERP Software übergeben.
Nach erfolgreicher Prüfung wird die digitale Rechnung mittels hinterlegtem Workflow automatisch zum Besteller in der Filiale weitergeleitet.
Der Besteller erhält in ELO eine Aufgabe mit der Bitte zur Freigabe eventuell Kontierung und Weiterleitung der digitalen Rechnung.
Nach dem OK durch den Besteller wird die Rechnung automatisch, je nach Höhe des Betrags, an die Geschäftsführung gesendet. Nach dessen OK wird die Rechnung elektronisch an die Buchhaltung weitergeleitet. In der Buchhaltung wird mittels Knopfdruck die Rechnung verbucht und zur Zahlung freigegeben.
Durch den elektronischen Transport der Rechnung kann dieser Kreditoren-Workflow innerhalb weniger Minuten ablaufen. Beim klassischen Versand der Unterlagen wäre gerade bei weit auseinander liegenden Standorten für Zentrallager, Filialstandort und Firmenzentrale die Rechnung tagelang unterwegs oder kann sogar ganz verloren gehen. Selbst bei der Konzentration auf einen Standort sind in-house Laufzeiten der physikalischen Akten teilweise erheblich. Mögliche Skontogewährungen durch Lieferanten werden dann schnell verschenkt.
Diverse Schnittstellen zu vielen ERP Softwarepaketen stehen bereits zur Verfügung. Hier nur einige Beispiele: blue office, Tosca, Abacus, Mirus, Axapta, Lobos.