Frickenhausen, den 13. April 2011 – Die Suche nach E-Mails und Dateien hält die Mitarbeiter in den mittelständischen Betrieben im Südwesten auf Trab. Zudem wird in vielen Betrieben sehr viel Zeit damit verbracht, nachzuvollziehen welcher Kollege in der jüngsten Vergangenheit mit Kunden und Geschäftspartnern kommuniziert hat, und welchen Status die jeweiligen Aufgaben haben. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Umfrage der Hummel Systemhaus GmbH aus Frickenhausen, die das Unternehmen auf der diesjährigen eltefa in Stuttgart durchgeführt hat. Auf der größten Fachmesse für Elektrotechnik im Südwesten, die zugleich Branchentreff für das Handwerk und die Elektroindustrie ist, hat das Unternehmen die Messebesucher befragt, welchen Einfluss die Kommunikation via E-Mail auf den Erfolg und die Effizienz ihrer Arbeit hat.

„Der schnelle Zugriff auf Dokumente, Informationen und Kundendaten ist die unerlässliche Grundlage für effiziente Unternehmen, leistungsfähigen Kundenservice und reibungslose Abläufe der internen Verwaltung. Vor allem viele mittelständische Unternehmen und Handwerker suchen händeringend Lösungen, mit denen sie die tägliche Flut an E-Mails besser in den Griff bekommen. Das wurde auf der eltefa in Stuttgart durch unsere Umfrage deutlich belegt“, erklärt Frank Hummel, Geschäftsführer der Hummel Systemhaus GmbH. „Unübersichtliche Mail-Postfächer, Terminkollisionen und das permanentes Suchen nach Dokumenten gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Besonders ärgerlich und geschäftsschädigend sind diese Missstände vor allem dann, wenn sie in der Kommunikation mit den Kunden oder Partner offensichtlich werden.“

Von den befragten Fachbesuchern auf der eltefa gaben rund 20 Prozent an täglich zwischen 20 und 35 geschäftliche E-Mails zu versenden. Über ein Viertel schickt jeden Tag sogar über 35 Mails an Kollegen, Geschäftspartner und Kunden. Dabei sind jedoch nur drei Prozent der Meinung, dass die Kommunikation via E-Mail immer effizient ist. Für die überwiegende Mehrheit stellt sich die Situation jedoch anders dar: 26 Prozent der Befragten gaben an, nur selten E-Mail wirklich sinnvoll zu nutzen. Ganze 53 Prozent sind sogar der Meinung, dass E-Mails für sie kaum effiziente Kommunikation ermöglichen. Bei 48 Prozent der Mitarbeiter ist die E-Mail-Software nicht mit anderen Systemen im Unternehmen verknüpft und bei jedem Dritten sind die Programme nur mangelhaft miteinander verbunden.

Außerdem geht jeder Dritte davon aus, täglich rund 45 Minuten mit dem unnötigen Suchen von Kontakten, Dateien und anderen Informationen zu verbringen. Knapp 20 Prozent sind sogar der Meinung, sie könnten jeden Tag eine ganze Stunde einsparen. Rund 14 Prozent sehen noch größeres Einsparpotential. Hintergrund der oft als gering eingeschätzten Effizienz ist unter anderem auch nach wie vor auch der hohe Anteil an Informationen und Dokumenten, die ausschließlich in Papierform vorliegen. Ganze 26 Prozent der Befragten geben an, dass zwischen einem Drittel und der Hälfte aller Dokumente nur in gedruckter Form oder handschriftlich vorliegen. Dass sogar über die Hälfte der Informationen nur in Papierform vorliegen, davon gehen sogar 61 Prozent der befragten Mitarbeiter mittelständischer Unternehmen im Südwesten aus.

„Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden der mittelständischen Unternehmen würden von einem effizienteren Umgang mit E-Mails und anderen Informationsträgern profitieren. Ganz 87 Prozent der befragten Messebesucher gaben an, dass sie kundenfreundlicher arbeiten könnten, wenn sie Einblick in Dokumente und E-Mails zu laufenden Geschäftsvorfällen auch in Abwesenheit von Kollegen hätten“, ergänzt Frank Hummel. „Dazu benötigen die Mitarbeiter jedoch nicht mehr, sondern tatsächlich bessere Funktionen in ihren E-Mail-Programmen, denn nur jeder Fünfte war der Meinung maximal ein Viertel der zur Verfügung stehenden Funktionen zu nutzen. Die Lösungen müssen also nicht komplexer, sondern anwenderfreundlicher werden.“

Auf der eltefa 2011 war die Hummel Systemhaus GmbH erstmals mit Outlook Infodesk 8.0 vertreten. Die Softwarelösung unterstützt die vorgangs- und projektbezogene Archivierung ein- und ausgehender E-Mails. Outlook Infodesk setzt dort an, wo das klassische Outlook an seine Grenzen stößt, und hilft Unternehmen dabei E-Mails, Dateien und Informationen aus verschiedenen Systemen effizienter zu verwalten. Durch die Version 8.0 können alle ein- und ausgehenden Informationen zu einem Thema, Projekt oder Vorgang automatisch zusammengefasst werden. Zusätzlich erleichtert die Software die Nachverfolgung von Abläufen sowie die Delegation von Aufgaben an Kollegen.