Wer kennt es nicht: Man kommt morgens ins Büro, öffnet den Posteingang und muss sich erst einmal durch lästige Spam E-Mails wühlen, um die wirklich wichtigen Nachrichten finden zu können. Dabei fragt man sich dann auch, warum diese Nachrichten überhaupt im Postfach landen? Sind die Spamfilter nicht dafür da, unerwünschte E-Mails auszusortieren?
Das stimmt! Jedoch wird es auch für Spamfilter immer schwerer zwischen Gut und Böse zu unterscheiden. Die Einstellungen der Spamfilter der ISPs und der Hersteller von E-Mail-Clients werden immer strenger. Grund dafür ist der stetige Anstieg der Spam-Belastung weltweit. Dem aktuellen Intelligence Report von MessageLabs zufolge betrug die weltweite Spam-Belastung im Jahr 2009 durchschnittlich 87,7 %. Das bedeutet, dass neun von zehn E-Mails unerwünscht sind. Im September-Report ist zu sehen, dass Deutschland mit einer Spam Belastung von 92,8% knapp über dem weltweiten Durchschnitt liegt.

Die strenge Filterung hat zur Folge, dass auch erwünschte E-Mails wie beispielsweise Ihre Newsletter nicht beim Empfänger ankommen. Insgesamt werden etwa 40 % aller E-Mails durch die Spam-Filter aussortiert. Unter diesen E-Mails befinden sich auch 20 % aller versendeten Newsletter. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, nach welchen Kriterien Spamfilter trennen.
In erster Linie werden die Inhalte, zu denen Betreffzeile, HTML-Quellcode und der Text gehören, nach bestimmten Kriterien wie spamverdächtigen Formatierungen sowie bestimmten Begriffen und Ausdrücken überprüft. Es werden nicht nur E-Mails aussortiert, die Begriffe wie „Viagra“, „V1agra“, „V|ag*ra“ und alle anderen Schreibweisen enthalten, vorsichtig sollten Sie auch mit Ausdrücken wie „Unglaubliche Geschäftsgelegenheit”, „Worauf warten Sie noch?” und sogar „Geld-zurück-Garantie” sein.
Problematisch sind ebenso Adresseingabeformulare in E-Mails sowie große Bilder und wenig Text.
Ein weiteres Kriterium, nach dem gefiltert wird, ist der Quellcode. Da Spam E-Mails meist ohne viel Aufwand erstellt werden, ist deren HTML auch alles andere als sauber. Ein sorgfältig erstellter Newsletter erspart Ihnen also schon einige Probleme. Und denken Sie auch hier daran: Weniger ist oft mehr!
Um das Risiko vor der Versendung kalkulieren und eventuell noch Änderungen vornehmen zu können, ist ein Test empfehlenswert. Mit bestimmten Programmen wie z. B. Spamassasin kann der Newsletter vor dem Versand überprüft und Probleme können behoben werden. Da aber jeder Spam-Filter anders reagiert, kann nie eine 100-prozentige Prognose gegeben werden.
Ein weiteres Problem stellen die sogenannten Blacklists dar, die auch von einigen Spamfiltern durchsucht werden. Es gibt unterschiedliche Betreiber solcher Blacklists. Meist sind es die jeweiligen ISPs, die bei Beschwerden ihrer Kunden, die Server-IP-Adressen auf diese Blacklist setzen. Diese Gefahr besteht, wenn z. B. der Newsletter keine Funktion zum Abmelden enthält oder er wiederholt an ungültige Adressen verschickt wurde. Ein weiterer Grund kann sein, dass der eigene Mailserver aus Unwissenheit falsch konfiguriert wurde.
Wenn man sich auf einer solchen Blacklist wiederfindet, kann man einen Antrag auf Streichung stellen, jedoch nur, wenn der Grund nicht mehr besteht, aus dem man auf der Liste gelandet ist. Um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, auf einer Blacklist zu landen, kann sich auf einer sogenannten Whitelist eintragen lassen, was aber sehr kostenintensiv ist. Eine andere Möglichkeit wäre, gefährliche Adressen sowie den wiederholten Versand an ungültige E-Mail-Adressen zu blockieren. Außerdem stellt auch ein verlässlicher Anmelde- und Abmelde-Mechanismus einen Schutz dar (Opt-in/Opt-out). Diese Probleme können ganz einfach umgangen werden, indem nicht über den eigenen Server, sondern über eine gehostete Lösung versendet wird.
GraphicMail ist auf allen Whitelists vertreten und hat eine Zustellrate von 98 %. Funktionen wie das Überprüfen des Spamscores, das Erstellen von Anmeldeformularen für Opt-in bzw. Double Opt-in oder die Adressenverwaltung machen Ihnen den sicheren Versand Ihrer Newsletter einfach.

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Die GraphicMail-Anwendung, entwickelt von Quattro, ist mit derzeit über 6.000 Kunden und Support-Zentren in 14 Ländern an der globalen Spitze im Markt. Organisationen wie z. B. Europcar, Grohe, Cox Communications, Harvard University und Oxfam arbeiten mit GraphicMail, um die Beziehungen mit ihren Lieferanten, Kunden, Studenten und Mitglieder zu pflegen.