Eine neue Outlook-Erweiterung ist da! Public Folder HelpDesk für Outlook dient der schnelleren Bearbeitung von Kundendaten und Nutzerunterstützung auf dem Gebiet von Software und Hardware. Mit PF HelpDesk V11 werden auch einige Verwaltungsaufgaben erleichtert, vor allem Vorgänge, wie Großabfragen, wo massenweise Information zusammenhängend und übersichtlich ermittelt werden muss.

Eine Schlüsselfunktion von PF HelpDesk V11 ist seine Fähigkeit als Email-Dienst, Emails mit den entsprechenden Datenbanken zu verlinken. Gibt es also eine Anfrage vonseiten eines Kunden an ein Unternehmen, wird diese zumeist mit Ticketnummer oder ähnlichem bearbeitet, um die Anfrage zu kennzeichnen und sie für andere Bearbeiter aufrufbar zu machen. Wird diese Anfrage jedoch woanders hingeschickt, um an anderer Stelle weiterbearbeitet zu werden, fehlt oft der sofortige Zugriff auf die entsprechenden Datenbanken. PF HelpDesk V11 setzt diesem Problem ein Ende, indem die Email mit der gehörigen Datenbank verlinkt wird. Hierbei wird ebenfalls einen Bearbeitungsverlauf automatisch angelegt. Falls später andere Anfragen oder Probleme wieder entstehen sollten, behält der Bearbeiter jenes Falls den Überlick auf vergangene, bereits unternommene Lösungen und Versuche. So ist er nicht gezwungen, dem Kunden erneut über das Thema bereits angegebene Informationen abzufragen.

Mit PF HelpDesk V11 werden überhaupt die notwendigen Werkzeuge zur Problembearbeitung oder Anfragenbetreuung miteinander verschmelzt. So lässt sich eine Ticketnummer gleichzeitig mit der Erstellung einer gewöhnlichen Outlook-Aufgabe miterstellen. Mit der Mail Monitoring Funktion (Mail-Überwachung) erstellt das Programm aus relevanten Themen oder Textfetzen eingehender Mails automatisch Help-Desk Tickets, die sich dann später mit entsprechenden Bilder- oder Textinformationen ergänzen lassen. Der Ticketverlauf bleibt danach bei weiteren Anschreiben oder Kommunikationsaustauschen stets einsehbar. PF HelpDesk V11 ist allerdings nicht nur allein bei der Bearbeitung behilflich sondern auch bei der Beseitigung von Problemen oder Antworten auf Fragen. Mit dem Programm können Listen von den am häufigsten vorkommenden Anfragen und den entsprechenden Antworten erstellt werden. Durch schnellen Zugriff hierauf, müssen Betreuer sich nicht übermäßig lang mit Anfragen befassen, die oft vorkommen und leicht beantwortet werden. Hierdurch bleibt mehr Zeit, sich mit aufwändigeren oder schwer zu lösenden Angelegenheiten auseinanderzusetzen.

PF HelpDesk V11 setzt viel Gewicht auf das Konzept der weitreichenden, leichten Zugänglichkeit. Das Programm lässt sich nicht nur in einem öffentlichen Ordner ablegen, sondern jetzt auch in einer Mailbox, die von etlichen Nutzern verwendet wird. So wird der Zugriff auf das Programm noch erweitert. Hierbei unterstützt PF HelpDesk V11 etliche ITIL-Funktionen, um die Ausführung von IT-Dienstleistungen zu erleichtern. Das Programm ist ebenfalls mit Microsoft Office kompatibel und läuft problemlos auf Windows Vista Systemen.