Jeder Versicherungsaußendienst oder Finanzdienstleistungsbetrieb vermittelt am Ende der Beratung Verträge. Entweder Versicherungsverträge oder Aktienoptionen, geschlossene Fonds oder Containerfonds oder nur einfache Auslandsreisekrankenversicherungen oder Pferdehaftpflichtversicherungen. In Deutschland hat jeder Mensch durchschnittlich 6 Verträge dieser Art und viele davon wechseln im Laufe seines Lebens mehrfach. Allein die KFZ-Versicherung wechselt oft bei einem Fahrzeugwechsel. Allein das Internet mit seinen Möglichkeiten der Markttransparenz sorgt für deutlich mehr Fluktuation als es früher der Fall war.

So wundert es nicht, dass für die Verwaltung dieser Verträge auch eine Maklersoftware benötigt wird, die diese Bestandsführung auch ermöglicht und möglichst automatisch arbeitet. Das kann über verschiedene Formen genormter Datensätze sein, wie sie z. b. die so genannten "GdV-Datensätze" darstellen. Manche Anbieter von Maklersoftware ermöglichen über eine Schnittstelle den direkten Austausch der Kundendaten mit dem Versicherungsunternehmen oder der Kapitalanlagegesellschaft.
Wichtig ist für den Versicherungsmakler oder Finanzdienstleister ein leistungsfähiges Bestandsführungssystem. Nur so kann er die Veränderungen in seinem Versicherungsbestand oder Kundenstamm organisatorisch überhaupt bewältigen. Sinnvoll wird eine solche Software für Versicherungsmakler dann, wenn sie auch Verknüpfungen verschiedener Systeme untereinander ermöglicht. Wenn also seine Online-Anfrageformulare Daten direkt in das Bestandsführungssystem, also die Kundenverwaltungssoftware, automatisch einpflegt und einen Kundendatensatz (Lead) erzeugt. Nach Policierung des Versicherungsvertrages oder Dokumentation eines offenen Fonds muss der Vertrag einem Versicherer oder einer Kapitalgesellschaft zugeordnet werden. Wenn später Verträge hinzu kommen und Wechsel zu anderen Gesellschaften erfolgen, muss die Software geeignet sein, diesen Weg mitzugehen und immer die aktuelle Bestandsführung anzeigen.
Nicht selten erfolgt die Bestandsführung aber auch durch einen Maklerpool oder eine Vertriebsgesellschaft und der Makler selbst hat nur die Betreuung des Versicherungsnehmers zu erledigen. Dann muss eine solche Maklersoftware auch diese Fälle professionell und qualitativ hochwertig meistern.

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