Das Mitarbeiterportal des Berliner Landesbetriebes für Gebäudebewirtschaftung (LfG) ist mehr als nur ein „einfaches Intranet“. So kommen im Bereich des Störungsmanagements Digitalstifte zum Einsatz, die eine ebenso schnelle wie innovative Schadensbehebung ermöglichen. Mit Hilfe von Transpondern wird außerdem das Bewachungskontrollsystem über das Portal gesteuert.

Freiburg, den 20. Mai 2009. Der Landesbetrieb für Gebäudebewirtschaftung (LfG) betreibt mit rund 1000 Beschäftigten Facility Services für diverse Gebäude des Landes Berlin (Feuerwehr, Polizei, KITAs etc.). Hausmeister, Handwerker und Reinigungspersonal sorgen für die Instandhaltung der Gebäude. Um das Störungsmanagement kosteneffizienter und schneller organisieren zu können, suchte man eine webbasierende Portallösung.

Im August 2006 begann der LfG mit dem Aufbau eines Mitarbeiterportals mit der branchenneutralen Standardsoftware Intrexx (www.intrexx.com), welches bereits nach wenigen Wochen in Betrieb genommen werden konnte. Hauptapplikation des Portals ist das Störungsmanagement, das auf äußerst innovative Weise über das Portal abgewickelt wird. Damit die Hausmeister Störungen direkt an Ort und Stelle erfassen können und nicht warten müssen, bis sie zurück an ihrem Arbeitsplatz sind, notieren sie Störungen mit einem digitalen Stift: Bei dem Stift handelt es sich um einen Kugelschreiber mit integrierter Infrarotkamera. Dank eines speziellen Musters des Papiers ist es möglich, die genaue Position des Stiftes auf dem Papier und damit das Schriftbild zu erkennen. Das so erkannte Schriftbild wird dann zunächst per Bluetooth an ein Handy und von diesem weiter an eine Schrifterkennungssoftware übertragen. Von dort erfolgt per Fremddatenintegration die Übertragung an das Intrexx-Portal. Die zuständigen Mitarbeiter des LfG erhalten auf diese Weise innerhalb kürzester Zeit Informationen über Störungen und können je nach deren Umfang Aufträge entweder an interne Handwerker oder externe Reparaturfirmen vergeben.

Dieser vollkommen medienbruchfreie Prozess spart enorm viel Zeit und Kosten und ermöglicht eine sehr schnelle Auftragsbearbeitung: Mussten die Aufträge früher umständlich per Fax verschickt oder persönlich überbracht werden und blieben teilweise unnötig lange auf dem falschen Schreibtisch liegen, ist es über die digitale Erfassung nun möglich, die Aufträge direkt zu dem dafür zuständigen Mitarbeiter zu leiten. So können Störungen sehr schnell behoben werden. Für die Hausmeister und Kunden hat das Portal einen großen Vorteil: Sie können online jederzeit den Status ihres Auftrages einsehen und so dessen Abwicklung verfolgen.

Aktuell ist man dabei, auch das Bewachungskontrollsystem auf äußerst innovative Weise in das Intrexx-Portal zu integrieren. Dazu werden die Gebäude des Landes Berlin, in denen Bewachungspersonal des LfG aktiv ist, mit Kontrollpunkten (sog. Transpondern) ausgestattet, die bei jedem Rundgang über ein speziell dafür präpariertes Handy eingelesen und an das LfG-Portal übertragen werden. Somit wird nicht nur sichergestellt, dass die vom Kunden gewünschten Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt werden, sondern die Übertragung der angelaufenen Kontrollpunkte und deren Zeitstempel ist ebenfalls eine Sicherheit für die Pförtner/Wächter. Sollte ein Kontrollpunkt nicht in der vereinbarten Zeitspanne eingelesen werden, kann rechtzeitig reagiert werden.

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Über United Planet

Das deutsche Softwareunternehmen United Planet GmbH gehört mit über 2.000 Installationen seiner Portalsoftware Intrexx allein im deutschsprachigen Raum und mehr als 100.000 erfolgreich implementierten Webapplikationen zu den Marktführern im Segment der mittelständischen Wirtschaft, den öffentlichen Verwaltungen und Organisationen. Als einer von wenigen Herstellern hat sich United Planet auf die Entwicklung und den Vertrieb von Portalsoftware spezialisiert. Gegründet wurde das heute international agierende Unternehmen 1998 von Axel Wessendorf, dem Gründer der Freiburger Softwarefirma Lexware. Seine Erfahrung aus dem Aufbau eines der erfolgreichsten Softwarehäuser Europas und die von ihm für beide Unternehmen entwickelte Philosophie einer einfach bedienbaren und kostengünstigen Software-Lösung für komplexe Themen bilden die Basis für den Erfolg von United Planet.

Mit seiner mehrfach ausgezeichneten branchenneutralen Standardsoftware Intrexx lassen sich Webapplikationen, Intranets und Enterprise Portale mit modernsten Funktionalitäten deutlich schneller erstellen als mit vergleichbaren Werkzeugen. Die javabasierende Software ist plattformunabhängig und läuft unter Windows genauso wie unter Linux oder Sun Solaris. Verschiedene Business Adapter sorgen dafür, dass Fremddaten aus Lotus Notes sowie ERP-Lösungen (z.B. SAP) problemlos in das Portal integriert werden können. Ein Office-Adapter ermöglicht es darüber hinaus, Dokumente zu organisieren, ohne den Microsoft SharePoint Server (MOSS) einsetzen zu müssen. Zahlreiche fertig verfügbare Lösungen zum Qualitäts-, Dokumenten- und Prozessmanagement helfen den Unternehmen dabei, ihre internen Arbeitsabläufe zu optimieren. Mehrere tausend Unternehmen in ganz Europa optimieren bereits ihre Geschäftsprozesse mit Intrexx und profitieren damit von immensen Kostensenkungen.

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