Bei mehreren gleichzeitig ablaufenden Kampagnen, die ihrerseits aus dutzenden von Einzelmaßnahmen bestehen, ist es schwierig, den Überblick zu gewinnen und erst recht zu behalten. Diese Informationen unterliegen häufig terminlichen Veränderungen und können allein schon auf Grund ihrer Vielzahl und Heterogenität nicht mehr in einem Terminmanager verwaltet werden. Anders als bei einem Terminmanager werden die einzelnen Schritte einer Kampagne mit einer Fülle von Zusatzinformationen versehen, die im weiteren Verlauf der Kampagne von Bedeutung sind (Budget, Kosten, Verantwortlichkeit…). Es kommt dabei nicht nur auf das Timing an, also wann eine Maßnahme von einer bestimmten Person bearbeitet werden soll, sondern oft auch auf die qualitative Ausführung. Bei einem dicht gepackten „Terminkalender“ für die Erledigung aller Marketing-Maßnahmen kann schon ein Krankheitsfall oder ein Urlaubstag für Sand im Getriebe sorgen.

Wie gut wäre es dann, wenn die Marketingleitung oder Kampagnen-Beteiligte rechtzeitig informiert werden über bevorstehende Termine oder aus dem Ruder laufende Kosten/Budgets?

Mit dem neuen "GATE Messenger" ist das jetzt möglich:
Der "GATE Messenger" ist ein Zusatzprogramm zum Marketing-Projektmanagement-System "GATE to Marketing", mit dem beliebig viele Kampagnen gleichzeitig budgetiert, geplant, durchgeführt, kontrolliert und dokumentiert werden können. Der „GATE Messenger“ arbeitet unabhängig von den einzelnen GATE Arbeitsplätzen und scannt die zentrale Datenbank in periodischen Abständen nach definierten Zuständen einer Kampagne oder einer einzelnen Maßnahme ab, was eine automatische Meldung an eine vorbestimmte Person auslösen soll. Zu diesen Zuständen können zählen:
- Erinnerung an bevorstehende Maßnahmen (mit n Tagen Vorlauf),
- Erreichen von x% des Kampagnen-Budgets
- Überfällige Maßnahmen,
- Überschrittenes Kampagnen-Budget,
- Wenn die Performance einer Kampagne einen festgelegten Wert unterschreitet
- usw.

Die Benachrichtigung erfolgt an zuvor festgelegte Personen als standardisierte Email. Besonders bei langfristig angelegten Kampagnen ist es sehr nützlich, wenn das Planungssystem automatisch eine Erinnerungsmeldung produziert, die in jedes normale Email-System einfließen kann und den „Startschuss“ gibt für den nächsten Schritt. Auch die automatische Information über das Erreichen wichtiger Rest-Budgetzahlen ist eine praktische Management-Funktion. Durch dieses Standard-Email Verfahren können auch Personen in die Kampagnenbearbeitung einbezogen werden, selbst wenn diese nicht mit „GATE to Marketing“ arbeiten oder an unterschiedlichen Orten tätig sind (z.B. der „Chef“, Mitarbeiter einer externen Agentur, Druckerei etc.).

Neben dem automatischen Versand von Emails bei bestimmten Kampagnen- oder Maßnahmen-Situationen kann der GATE-Anwender mit dem Abhaken einer erledigten Maßnahme selbst eine automatisierte Email initiieren (z.B. eine Mitteilung an den Kollegen, die nächste Maßnahme einzuleiten, eine Bestellung oder…).
Alle automatisch generierten Emails werden für einen späteren Nachweis auch protokolliert.