Radolfzell, 26.07.2007 - Mehr als 20% der gesamten Arbeitszeit werden in den Unternehmen bei herkömmlichen Ablagesystemen mit der Organisation von Belegen verbracht: Ablegen, Suchen, Weiterleiten

Dies spiegelt sich in vielfältiger Weise auch in der betrieblichen Ablauf-Organisation wieder: Bei Verwendung der herkömmlichen Ablagesysteme ist ein automatisierter Abgleich von Dokumenten bzw. der schnelle Zugriff auf alle Dokumente eines Verkaufs- oder Einkaufsprozesses nicht möglich.

Die Folge:
-langwierige und kostenintensive Prozessabwicklung
-unsichere Dokumentenbearbeitung
-schlechter Kundenservice
-unzufriedene Kunden
-frustrierte Mitarbeiter

Abhilfe schafft hier der Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS), welches in enger Verzahnung mit dem eingesetzten ERP-System Prozess-Optimierungen und eine schnellere und zielgerichtete Beauskunftung ermöglicht. In enger Zusammenarbeit mit HABEL®-Dokumentenmanagement wurde im ERP-System LOGI-Soft® der Fa. is Integrated Systems AG die beleglose Dokumentenbearbeitung konsequent umgesetzt und integriert.

Die im HABEL-DMS gespeicherten Dokumente werden direkt in die Abwicklung der betrieblichen Prozesse in LOGI-Soft® eingebunden. Daraus ergeben sich nicht nur Einsparungseffekte in Zeit und Geld, sondern auch eine erhöhte Sicherheit in der Prozessabwicklung. Dies wird insbesondere durch spezielle Workflow-Funktionen unterstützt, die den beleglosen Informationsfluss und die termingerechte Abwicklung von Aufgaben sicherstellen.

Am Beispiel der automatisierten Rechnungsprüfung wird deutlich, wie ein leistungsfähiges DMS die Prozessabwicklung verschlanken und vereinfachen kann, und so zu einer gesicherten und effizienten Dokumentenbearbeitung beiträgt.

Bei der DMS-unterstützten Rechnungsprüfung werden die gespeicherten Dokumente und Daten automatisiert verglichen, und etwaige Abweichungen dem Benutzer dargestellt:

- Automatisierter Abgleich des Lieferanten-Lieferscheins mit den Protokolldaten
der Lagerzugangsbuchungen
- Automatisierter Abgleich der Lieferanten-Rechnung mit den Werten der
Bestellung
- Darstellung der Abweichungen mit farblicher Markierung
- Hinterlegung von Bemerkungen zur jeweiligen Rechnung
- Direkte Verzweigung in das HABEL-DMS mit Anzeige aller relevanten
Dokumente (Bestellung, Lieferscheine, Rechnung)
- Freigabe der Rechnung durch Rechnungsprüfer
-Sicherstellung der weiteren Rechnungsbearbeitung (FiBu) durch transparente
Workflow-Funktionen

LOGI-Soft® und HABEL®-Dokumentenmanagement gewährleisten als integrierte Lösung eine effiziente und sichere Dokumentenbearbeitung.