Das Thema „Sparen bei Reisekosten“ ist an der Oberfläche ein schon lange geerntetes Feld. Hans Becker – Kostenprofi der Hans Becker GmbH – erklärt, warum man tief graben muss, um auf ergiebige Sparvorkommen zu stoßen.

Wer Geschäfte macht, muss mobil sein. Das kostet Geld und viele wollen Reisekosten sparen. Ist das Thema noch aktuell?
Hans Becker: Das Thema ist für fast alle Unternehmen interessant. Deshalb gibt es auch genügend Berater, die sich der Sache annehmen – nur leider gibt es im klassischen Reisekostenmarkt kaum mehr Ansatzpunkte, die wirklich zu Kostensenkung führen. Öffentlich wird viel gesagt, diskutiert und versprochen, aber fast immer fehlen die Belege für sagenhafte Einsparungen. Man muss schon in der Reisestruktur und den Prozessen eines Unternehmens ansetzen, um nachhaltig Erfolge zu erzielen. Aber die verborgenen Sparvorkommen gibt es nach wie vor.

Gibt es das „sinnvolle Sparen“ auch für die kleineren Unternehmen?
Hans Becker: Das hängt stark davon ab, wie hoch die Reisekosten des Unternehmens wirklich sind. Kleine Unternehmen und Mittelständler schöpfen schon die nahe liegenden Möglichkeiten aus, selbst am Sparhahn zu drehen. Sie suchen sich die günstigsten Konditionen im Internet selber oder verlagern die Reisebuchung in ein verlässliches Reisebüro, was fast immer die günstigste Lösung ist. In den klassischen Einsparungsbereichen wie Kontingentverhandlungen mit Airlines, Hotels oder Mietwägen können sie dagegen kaum Einsparungen erreichen, weil die Volumina fehlen.

Hotels locken mit unvorhersehbaren Tagespreisen und Flugtickets gibt es schon für 29 Euro. Ist im klassischen Reisekostenbereich überhaupt noch etwas einzusparen?
Hans Becker: Bei den direkten Reisekosten ist eine Senkung dann kaum möglich, wenn keine klaren Richtlinien vorliegen und die Kosten dadurch nicht im Voraus berechenbar sind. Zimmerreservierungen werden viel über Internet erledigt. Alternative Fluglinien bieten Schnäppchenpreise, doch was nützt es mir, wenn ich den Billigflieger von Berlin nach Hahn bei Frankfurt buche und dann von dem Flugplatz eine Stunde Taxifahrt nach Frankfurt bezahlen muss?
Was die Unternehmen brauchen sind also klare Richtlinien und eine Basis, auf der die Reisenden agieren können, ohne den Arbeitgeber zur Melkkuh zu machen. Planlos billig buchen, kann ziemlich teuer werden.

Wo können Firmen überhaupt noch reelle Einsparungen entdecken?
Hans Becker: Oft werden abenteuerliche Berechnungen aufgestellt. Da werden dann nicht die direkten Reisekosten – also Verkehrsmittel und Unterbringung – sondern die indirekten Reisekosten ins Visier genommen. Die entstehen bei den Prozessen im Unternehmen, betreffen also das interne Reiseplanungs- und Genehmigungsverfahren, die Art der Buchung und die Personalkosten. So ergeben sich manchmal höchst erstaunliche Zahlen, die jedoch rein fiktiv sind und sich in der Gewinn- und Verlustrechnung nicht auswirken. Wenn die Sekretärin weniger Überstunden schieben muss, weil die Reiseplanung ausgelagert wird, dann ist es die Frage, ob die Kosten für ihre Arbeit tatsächlich existent waren. Vielleicht hat sie die Überstunden dafür gar nicht bezahlt bekommen. Oder Sie geht jetzt in der eingesparten Zeit einen Kaffee trinken.
Also ist die Einsparung nur rechnerisch vorhanden – nicht aber real. Das ist keine korrekte Vorgehensweise. Da werden „des Kaisers neue Kleider“ verkauft.

Also ist nichts mehr zu holen?
Hans Becker: Doch, doch. Es gibt schon noch real existierende Kostensenkungs-möglichkeiten, manchmal jedoch weitab der traditionellen Sichtweise. Reisekosten sind z. B. auch dort spürbar, wo Mitarbeiter eines Unternehmens Kilometergeld abrechnen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich Mitarbeiter über die geschäftlich gefahrenen Kilometer gerne ihren Privat-Pkw finanzieren. Das ist aus ihrer Sicht verständlich, für ein Unternehmen aber auf Dauer zu teuer. Wir analysieren also unter anderem auch die „abgerechneten Kilometer“ und suchen nach kostengünstigen Alternativen. Das können Poolfahrzeuge oder personenbezogene Fahrzeuge sein.

Wenn man sich Gedanken über die Strategie macht, dann ist auch für Mittelständler wirklich noch Sparpotential vorhanden. Man muss eben tief graben.

Hans Becker GmbH, Keltenring 11, 82041 Oberhaching, www.hansbeckergmbh.de

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