Logistikkosten

Kostensenkungspotentiale im Logistik- und Transportbereich bleiben meist unerkannt

Der Einsatz von internetbasierten SCM-Tools ist ein sehr modernes und zeitgemäßes Vorgehen

Die Unternehmen aus Industrie- und Handel werden aufgrund der anhaltenden Globalisierung und der damit mit einhergehenden raschen Veränderung in den Beschaffungs- und Vertriebsmärkten mehr und mehr gezwungen werden, ihre Logistik-/Frachtkosten unter Kontrolle zu halten. Nach wie vor ist es so, dass gerade diese Kosten gemessen am Einkaufvolumen der Unternehmen eine untergeordnete Rolle spielen. Jedoch steckt gerade in diesen Kostenarten erhebliches Einsparpotential. Eine jüngst veröffentlichte Studie des BME hat gezeigt, wie groß die Kostenbandbereiten insbesondere im See- (bis 250 Prozent) und Luftfrachtbereich (bis 200 Prozent) sind. Die Straßenfrachten weißen eine eher mittlere Bandbreite auf. Diese Zahlen machen klar, dass die Einsparmöglichkeiten vorhanden sind. Hierbei sind nicht allein die externen Frachtkosten zu berücksichtigen, sondern auch von internen Gemeinkosten.

Es fehlen teilweise die organisatorischen und technischen Voraussetzungen

In Großunternehmen werden i.d.R. "Heerschaften" von Frachteinkäufern beschäftigt, die mit einem enorm hohen administrativen Aufwand versuchen die Logistik-/Frachtkosten transparent und möglichst niedrig zu halten. Zu erkennen ist hierbei, dass dieser Prozess eher statisch zu bewerten ist, da die laufende, dynamische Überprüfung aufgrund des hohen manuellen Aufwandes nicht stattfinden kann. Bei klein bis mittelständischen Unternehmen ist sehr oft festzustellen, dass eine eindeutige Verantwortlichkeit für den Frachtbereich nicht festzustellen ist. U.a. liegt dies dran, dass die Logistik in diesen Unternehmen noch sehr stark unterentwickelt ist und die Frachten im Beschaffungs- und Distributionsbereich im Verantwortungsbereich getrennt sind.

Hinzu kommt, das bei manuell durchgeführten Ausschreibungen die eingehenden Angebote der Logistiker und Spediteure nur teilweise zu vergleichen sind und somit transparente Gegenüberstellungen nur schwer möglich sind. Weiterhin kann es gerade für Unternehmen die z.B. sehr hohe See-/Luftfrachten haben kostenmäßige Nachteile haben, wenn längerfristige Verträge mit den Dienstleistern geschlossen werden, da die See-/Luftfrachten starken Schwankungen unterliegen können.

Um hier spürbare Verbesserungen in Punkto Kosten und Transparenz verzeichnen zu können, ist neben den teilweise notwendigen organisatorischen Veränderungen (wie z.B. Verankerung eines durchgängigen Logistikverständnisses und Schaffung von Verantwortlichkeiten) der Einsatz von internetbasierten Ausschreibungsplattformen bei Industrie- und Handelsunternehmen notwendig.

Grundsätzliche Möglichkeiten und Funktionsweise

Grundsätzlich bieten sich den Einkaufs-/Logistikfachabteilungen zwei Möglichkeiten für den Einsatz solcher Plattformen an. Erstens sind sogenannte "Kontrakt-Tender" die mehrmals jährlich (z.B. 1 bis 4 mal) ausgeschrieben werden möglich. Hierzu wird eine enger Kreis an Logistikdienstlader eingeladen, um an der Ausschreibung teilzunehmen. Auch sogenannte "Spot-Tender" (mehrmals jährlich oder Projektgeschäfte) sind bei solchen Plattformen möglich. Hierzu werden laufend angeschlossene Dienstleister aufgefordert eine Angebot abzugeben.

Der Kunde gibt seinen Transportbedarf einmalig und in sehr effizienter Weise auf seinem Portal ein, automatisch werden die angeschlossen Logistikdienstleister informiert und innerhalb der Ausschreibungszeit der aktuelle Marktpreis ermittelt. Die Portale sind 'geschlossene Systeme', d. h. der Kunde gibt den Kreis der Dienstleister vor, die an ein solches Portal anzuschließen sind. Aber nicht statisch: Immer wieder wird die Performance der Dienstleister überprüft und der Kreis der Dienstleister für eine Anfrage erweitert oder verringert.

Nutzen durch den E-Sourcing Prozess

Kurz gesagt, liegt die Zielsetzung bei der Nutzung einer internetbasierten Ausschreibungsplattform in der dynamischen Preisfindung und der gleichzeitigen Reduzierung des eigenen Aufwandes bei einem überschaubaren eigenen Investment. Diese elektronischen Portale und Marktplätze stellen für Industrie- und Handelsunternehmen strategische Instrumente im E-Sourcing Prozess dar und ermöglichen operativ das Handling internetbasiertem Frachtmanagements inklusive verschiedener Marktpreisbildungssysteme für die Verkehrsträger Schiff, Flugzeug und Lkw.

Weitere Vorteile sind in der Schnelligkeit der Umsetzung eines internetbasierten Tender im Gegensatz zu einer herkömmlichen Ausschreibung, die nachhaltige Fehlerreduktion der abgegebenen Gebote, die direkte Vergleichbarkeit und unmittelbare Analysemöglichkeit und letztlich der Aufbau eines sauberen Prozessflow - Managements durch ein derartiges System.

Der Einsatz von elektronischen Ausschreibungsplattformen lohnt sich für Sie als Einkäufer von Logistik- und Transportleistungen. Dies zeigt auch eine Studie des Bundesverband Materialwirtschaft und Logistik e.V. (BME) zu diesem Thema. Die wesentlichen Vorteile liegen in der Prozesstransparenz, der erheblichen Zeitersparnis und der spürbaren Kostensenkung bei solchen Ausschreibungen. Gerade bei mittelständischen Unternehmen bieten die Logistik-/Transportkosten erhebliches Optimierungspotential.

Als Einsatzgebiete von eSourcing-Tools, d.h. elektronischen Ausschreibungsplattformen können im Logistikbereich u.a. zwei wesentliche Bereiche genannt werden:

a) reine Transportbereiche (See, Luft, Straße)
b) Outsourcing-Projekte (Lager, Kommissionierung, Umschlag etc.)

Die Unternehmen, die bereits solche Tools einsetzen, nutzen sogenannte elektronische Auktionen zur dynamischen Preisfindung bei minimalem administrativen Aufwand. Grundsätzlich bieten Ihnen als Einkäufer solche Systeme zwei Möglichkeiten für den Einsatz solcher Plattformen. Erstens sind sogenannte "Kontrakt-Tender" die mehrmals jährlich (z.B. 1 bis 4 mal) ausgeschrieben werden möglich. Hierzu wird eine enger Kreis an Logistikdienstlader eingeladen, um an der Ausschreibung teilzunehmen. Auch sogenannte "Spot-Tender" (mehrmals jährlich oder Projektgeschäfte) sind bei solchen Plattformen möglich. Hierzu werden dauerhaft angeschlossene Logistikdienstleister aufgefordert eine Angebot abzugeben.

Die Vorteile solcher Tools soll Ihnen an folgenden anonymisierten und umgesetzten Praxisbeispielen verdeutlicht werden.

Praxisbeispiel 1: Ein Unternehmen aus der Papierindustrie führte eine Kontraktausschreibung mit einjähriger Laufzeit seiner Transporte durch. Die See - Container mit einem Volumen von mehr ca. 2.000 TEU im Export aus Deutschland nach Fernost und in die USA, sowie von Lkw - Transporten von Deutschland im Export nach Europa mit ca. 120.000 Jahrestonnen wurden unter einer ausgewählten und ausgesuchten Zahl von Logistikdienstleistern ausgeschrieben.

Die Einweisung/Schulung der Logistikdienstleister erfolgte vom Systempartner der eine solche elektronische Ausschreibungsplattform anbietet. Der Verlader hat die Ausschreibungsunterlagen im Excelformat an den ausgewählten Systempartner gesandt. Die Sendungsstrukturdaten wurden durch den Systempartner auf der elektronischen Ausschreibungsplattform aufbereitet. Der Verlader musste keine technischen oder sonstigen Anpassungen zur Durchführung des Tenders vornehmen. Die Preisdynamik war sehr stark in allen Relationen und in allen Teilmengen. Die Ergebnisse der elektronischen Ausschreibung dienten dem Verlader als direkte Vorbereitung für die durch ihn direkt durchgeführten finalen Preisverhandlungen. Die erzielte Einsparung lag nach Abschluss des Projektes bei über 9%. Die Ausschreibungsplattform wurde komplett vom Systempartner betreut, die Ausschreibung inhaltlich vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet (Statistiken, Auswertungen).

Die Investitionen waren für das Papierunternehmen überschaubar, d.h. es wurde neben einer Lizenzgebühr einen Pauschalpreis für die Betreuung bezahlt.

Die wesentlichen Ergebnisse:

- über 9% Kosteneinsparung durch sehr große Preisdynamik
- erhebliche Reduzierung des administrativen Prozessablaufs (keine telefonischen Nachfragen durch die Dienstleister, keine aufwendige Aufbereitung etc.)
- planbare Systemkosten
- geschlossener Bieterkreis
- nachvollziehbare und transparente Auswertungen

Praxisbeispiel 2: ein Unternehmen aus der Lebensmittelbranche hat aufgrund einer Verkaufsaktion einen Seefrachttender mit knapp 300 Container Export nach Fernost ausgeschrieben. Der Kreis der bekannten Logistikdienstleister wurde durch den Systempartner in Abstimmung mit dem Unternehmen um einige weitere geeignete Logistikdienstleister erweitert. Nach Abschluss des Projektes wurde die Einsparung im Vergleich zu früheren manuellen "Spotausschreibungen" mit rund 15% beziffert. Der Systempartner hat die Bereitstellung der Plattform gegen eine Lizenzgebühr abgerechnet. Das Lebensmittelunternehmen bezahlt nur im Einzelfall, d. h. wenn keine Ausschreibungen durchgeführt werden, wird keine Gebühr erhoben. Führt das Unternehmen zukünftig weiter Tender durch, dann wird eine Betreuungsgebühr erhoben.

Die wesentlichen Ergebnisse:

- ca. 15% Kosteneinsparung durch sehr große Preisdynamik
- erhebliche Reduzierung des administrativen Prozessablaufs
- planbare Systemkosten - flexibles Betreuungsgebühr
- erweiteter Bieterkreis
- kurze Realisierungs-/Umsetzungszeit
- nachvollziehbare und transparente Auswertungen

Eine allgemeingültige Abrechnungslogik bei den Systemanbietern von eSourcing-Tools ist am Markt nicht zu erkennen. Jedoch bieten sehr viele Anbieter ihre Tools als ASP- (Application Service Providing) Lösung an, d.h. die Nutzung von Anwendungsprogrammen läuft über das Internet ohne Installation auf dem lokalem Rechner. Die Abrechnung erfolgt gemäß Nutzungsintensität.

Autor:

Dipl.-Ing./Dipl.-Wirtsch.-Ing. Martin Stoll-stoll@logo-team.com| Partner von LOGO-TEAM Unternehmensberater für Logistik und Organisation | Karlsruhe | Köln | Hamburg | www.logo-team.com