E-Mails, die elektronischen Briefe, sind im Berufsleben nicht mehr wegzudenken und ersetzen heute oft Telefonate oder postalische Briefe. Sie werden schnell verfasst und schnell versendet. Dabei schleichen sich aber oft viele Fehler ein. Grundsätzlich gilt: E-Mails sollte man möglichst wie postalische Briefe gestalten, erinnert das Magazin EUROPATICKER Umweltruf.

Man sollte sorgfältig auf Rechtschreibung und Interpunktion achten. Sind automatische Korrekturprogramme vorhanden, dann nutzen Sie diese. Selbstverständlich ist auch die Groß- und Kleinschreibung. Auch eine höfliche Anrede und ein Grußwort am Ende dürfen nicht fehlen.

Bei geschäftlichen E-Mails sollte man grundsätzlich eine einheitliche Signatur verwenden: mit vollständigem Namen, Abteilung im Unternehmen und weiteren Kontaktmöglichkeiten wie Telefon- und Faxnummern.

Betreffzeile und Prioritätsfunktion

Ohne Betreffzeile muss man eine E-Mail öffnen, um zu wissen, worum es geht. Das kostet Zeit und birgt die Gefahr, dass solche E-Mails ungelesen im elektronischen Papierkorb landen. Verfassen Sie vor allem aussagekräftige Sätze in der Betreffzeile. Einzelne Wörter wie "Dringend", "Achtung" oder "Sofort lesen" helfen dem Empfänger nicht, verwirren eher - und werden oft und gerne in Werbe-E-Mails verwendet.

Bei der Verwendung von Prioritätsfunktionen ist Vorsicht geboten. Als "wichtig" sollten nur solche Nachrichten markiert werden, die auch bei nochmaligem Nachdenken wirklich wichtig und dringend sind. Man sollte sich darüber hinaus in E-Mails möglichst kurz fassen und den Text inhaltlich gliedern. Jeder muss täglich immer mehr E-Mails bearbeiten. Je kürzer und präziser man sich fasst, desto leichter macht man es dem Empfänger.

Anhänge

Vermeiden Sie, wenn es irgend möglich ist, Anhänge zu versenden, weil zusätzlichen Aufwand erfordern und häufig von Versendern von so genannten „Werbemüll“ verwandt werden. Anhänge enthalten oft auch Viren, die beim Öffnen aktiv werden. Darum bleiben Anhänge häufig unbeachtet.

Adresszeilen

Sie können eine einmal verfasste E-Mail bequem an mehrere Empfänger versenden. Hierzu müssen Sie lediglich die E-Mail Adressen -jeweils durch ein Komma oder Semikolon getrennt- in die Empfängerzeile eingeben. Aber Vorsicht: verwenden Sie immer die die „Bcc“ – Zeile. In der „CC…“ Zeile wird der gesamte Verteiler sichtbar mit versandt. Die „Bcc…“ – Zeile erreichen Sie durch einen Doppelklick auf „CC…“.

Empfangen und beantworten

E-Mails sollten so rasch wie möglich beantwortet werden. Aber trotz der Schnelligkeit des Mediums ist nicht immer davon auszugehen, dass der Empfänger sofort alle eingehenden E-Mails liest: Der Empfänger kann mal nicht im Büro sein oder er hat gerade etwas anderes zu erledigen. Deswegen ist es in manchen Fällen immer noch sinnvoller, einfach anzurufen.

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