Düsseldorf, 03. November 2006 – Für immer mehr Mittelständler wird der Traum vom mobilen Büro jetzt tatsächlich Wirklichkeit. Lange Zeit war eine ortsunabhängige Anbindung an die interne Dokumentenverwaltung zu kostenintensiv und blieb vor allem Großunternehmen vorbehalten. Jetzt erlauben moderne und vielseitige IT-Lösungen auch kleineren Unternehmen, von den Vorteilen eines ortsunabhängigen Dokumentenmanagements zu profitieren. Verantwortliche Mitarbeiter können sich von unterwegs auf den eigenen Firmenserver einloggen und prinzipiell jede Form von Dokument bearbeiten und weiterleiten. Sie bleiben damit auch auf Geschäftsreise Teil des firmeninternen Workflows und wirken unmittelbar an Entscheidungsprozessen mit.

Voraussetzung für ein Höchstmaß an Mobilität ist eine systematische Datenhaltung und eine effiziente Organisation aller Dokumentenprozesse auf Basis eines Dokumenten-Management-Systems. In der IT-Lösung werden wichtige Daten zusammengeführt, weitgehend automatisiert verglichen und ortsunabhängig bereitgehalten. „Ein effizientes Dokumenten-Management-System fungiert als Drehscheibe und Zentralarchiv für das gesamte Firmenwissen“, verdeutlicht Thomas Rick, Geschäftsführer der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH. Alle Informationen sind zentral gespeichert und können von autorisierten Mitarbeitern lokal abgerufen werden. Dabei steht bei jedem Vorgang die Datensicherheit im Vordergrund. Spezielle Verschlüsselungstechniken sowie abgestufte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte gewährleisten eine ordnungsgemäße Nutzung aller Geschäftsdaten.

Vorteile des mobilen Büros
Mobiles Arbeiten kennt heutzutage keine Grenzen. Ein modernes Dokumenten-management ermöglicht eine ortsunabhängige Anbindung an nahezu alle firmeninternen Prozesse. Die Dokumenten-Spezialisten von Behrens & Schuleit (www.behrens-schuleit.de) wissen, was heute bereits möglich ist.

1. Kundendaten einsehen: Nicht immer sind vor Kundenterminen alle wichtigen Informationen zur Hand. Ein direkter Zugriff auf zentrale Kundendaten schließt Informationslücken und stärkt die eigene Verhandlungsposition.
2. Bestellungen veranlassen: Einkäufe laufen zwar weitgehend standarisiert ab, erfordern aber individuelle Freigaben. Ein mobiles Dokumentenmanagement erlaubt die Kontrolle von Bestelllisten und gezielte Auftragsvergaben ohne Zeitverzögerungen.
3. Rechnungen prüfen: Vor Zahlungsfreigabe sind zentrale Rechnungsdaten mit Bestell- und Lieferunterlagen abzugleichen. Innovative DMS-Systeme optimieren Rechnungsprozesse und erlauben ortsunabhängige Kontrollen und Freigaben.

Von besonderem Vorteil ist es, bereits im Posteingang relevante Dokumente für eine systemgestützte Datenhaltung zu identifizieren. Eilige Geschäftsunterlagen können in elektronischer Form an verantwortliche Mitarbeiter weitergeleitet und zügig bearbeitet werden – auch von unterwegs.

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