Die Heizkostenverordnung regelt in HKVO §9a auch die Sonderfälle, in denen eine Verbrauchserfassung nicht möglich ist. Dies ist von wesentlicher Bedeutung, da in der Vergangenheit zuweilen die Fälligkeit der Abrechnung in Zweifel gezogen oder aber der Zahlungsanspruch des Eigentümers um 15 % gekürzt wurde, wenn geschätzt werden musste.
Liegen zwingende Gründe dafür vor, dass der Verbrauch einzelner Nutzer nicht ordnungsgemäß ermittelt werden kann, so ist eine verbrauchsnahe Schätzung durchzuführen. Grundlage der Schätzung ist der Verbrauch vergleichbarer Räume oder der vergleichbare Vorjahresverbrauch. Die Wahl liegt im billigen Ermessen des Gebäudeeigentümers.
Ist der Flächenanteil der geschätzten Wohnungen an der Gesamtfläche des Anwesens größer als 25 %, so darf eine verbrauchsabhängige Abrechnung nicht mehr durchgeführt werden. Stattdessen muss das gesamte Anwesen rein nach Flächenanteilen abgerechnet werden. Das hat zu Folge, dass die Abrechnung nicht mehr ihren eigentlichen Zweck zur Verteilung der Kosten nach dem Verbrauch erfüllt.
Diese Situation lässt sich vermeiden, wenn man anstelle von traditionellen Anbietern zu arbeiten, die Abrechnung selber erstellt. Mit eine wenig Eigenleistung lässt sich z. B. bei arensis (www.arensis.de) die Heizkostenabrechnung in ca. 30 min. erstellen. Durch die eigenen Ablesung der Geräte stellt der Eigentümer oder Hausverwalter sicher, dass die nötige Anzahl von Geräten abgelesen wird, um die Heizkosten nach dem Verbrauch abzurechnen. Im Folgenden wird die Abrechnung online rechtssicher und plausible erstellt und das zu einem Preis der weit unter dem traditioneller Anbieter liegt.
Auch kann der Anwender die Abrechnung sofort am Bildschirm kontrollieren und so bei einer fehlerhafteren Abrechnung, z. B. aufgrund von Eingabefehlern, sofort reagieren und die Abrechnung neu online erstellen. Traditionelle Abrechnungsunternehmen benötigen bis zu 6 Monate für Korrekturabrechnungen und diese sind zudem noch häufig fehlerhaft. Bei der online Abrechnung können Sie hingegen sofort reagieren. Mehr Informationen zu arensis finden Sie unter www.arensis.de .