Die Möglichkeit Rechnungen als strukturierte, elektronische XRechnung 1.2.2 oder ZUGFeERD 2.1.1 zu erstellen, ist im Controllingprogramm KOBOLD CONTROL integriert. Die KOBOLD Management Systeme GmbH stellt diese Funktionen seinen Anwendern, Architektur- und Ingenieurbüros-, die einen Wartungsvertrag abgeschlossen haben, ab sofort kostenlos zur Verfügung.

Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Datenformat, das über ein separates Visualisierungstool abbildbar und lesbar ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch eine maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht.

Ausgangspunkt für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ab dem 27. November 2020 sind alle Auftragnehmer des Bundes und der Deutschen Bahn verpflichtet, ihre Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 Euro elektronisch bei den zuständigen Behörden und Stellen einzureichen. Der Vorteil liegt im medienbruchfreien Gesamtprozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der beauftragten Leistungen. Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung.

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