J.M. software solutions modernisiert die Personalabrechnungssoftware der Gemeinde Hohenkammer auf

Brilon, 2.06.2017. Die bayrische Gemeinde Hohenkammer hat ihre Personalwesen-Software auf die moderne Varial World Edition umgestellt. Mit dem neuen System werden Beamten und Angestellte der Verwaltung abgerechnet. Gemeinsam mit dem Varial-Softwarepartner J.M. software solutions nutzte man für ein paar Monate einen Parallelbetrieb, um neue und alte Software zu vergleichen und stieg dann zum Jahreswechsel komplett auf die neue Software um. Das Ergebnis: weniger Personalaufwand, weniger Papieraufwand und besserer Zugriff auf Altdaten.

Die Besoldung der in der Gemeindeverwaltung eingesetzten Beamten und die Personalabrechnung aller Angestellten der Verwaltung erfolgte bis vor einiger Zeit über die Personalabrechnungssoftware Varial Guide. Als der Programmhersteller von Varial Guide ankündigte, den Support für die in die Jahre gekommene Software langfristig einzustellen, nutzte die Personalverwaltung der Gemeinde die Gelegenheit, auf eine modernere Software für den Personalverwaltungsbereich umzusteigen und entschied sich für die Nachfolgesoftware von Guide, die Varial World Edition. Da man bereits mit Guide und mit der Betreuung durch den Varial-Partner J.M. software solutions gute Erfahrungen gemacht hatte, fiel die Entscheidung nicht schwer.

Monika Luginger, die bei der Gemeinde die Personalabrechnungen verantwortet, entschied sich dafür, für die Migration eine Übergangsphase einzurichten, um zunächst mit alter und neuer Software parallel zu arbeiten. Eine Vorgehensweise, die mit der Varial World Edition problemlos möglich ist, und Monika Luginger die Möglichkeit bot, alle Aufgaben einmal in der neuen Software durchzuspielen und mit dem gewohnten Ablauf in der alten Software zu vergleichen. Von August bis Dezember 2015 konnte Monika Luginger daher alle Routine-Aufgaben aus der Personalverwaltung, wie z. B. Urlaub, Krankheit, Neueintritt und Austritt von Mitarbeitern, in der neuen Software genügend ausprobieren und gleichzeitig alle notwendigen firmenspezifischen Einstellungen in der neuen Lösung vornehmen. Zudem nutzte sie die Gelegenheit, die Jahressonderzahlung, die für die Beamten Ende November mit der Dezemberabrechnung ausbezahlt wird, durchzutesten.

Die Software selber war an einem halben Tag installiert und auch der Schulungsaufwand zu Beginn der Übergangsphase war mit eineinhalb Tagen erstaunlich gering. Die Daten von der alten Varial-Software Guide waren in nur einem Tag in die moderne Varial World Edition eingespielt. Zum 1. Januar konnte die Gemeindeverwaltung daher wie geplant Guide abschalten und passend zum Jahreswechsel mit der neuen Lösung starten.

Bei der Einrichtung der Software galt es, eine Besonderheit zu berücksichtigen: „Die Beamten erhalten eine jährliche Sonderzahlung , die unter Berücksichtigung von verschiedenen Faktoren berechnet wird“, erläutert Monika Luginger die Herausforderung. „Diese Sonderzahlung wurde von J.M. software solutions unter Nutzung der Standard-Funktionen gesondert für uns eingerichtet. Wir hatten die Testphase mit den fünf Monaten bewusst so gelegt, dass währenddessen auch einmal eine Sonderzahlung anfällt. Da die Berechnung wirklich etwas kniffelig ist, habe ich die Zahlungen in der Testphase einmalig per Hand nachgerechnet und jedes Ergebnis stimmte auf den Cent genau!“, freut sich die Personalverantwortliche. Und mit der automatischen Berechnung der Sonderzahlung spare ich jedes Jahr eine Menge Zeit.“

Die Entscheidung, auf die neue Software umzusteigen, hat die Gemeinde nicht bereut. Was zu Beginn aufgrund der langfristigen Abkündigung des Guide-Supports wie ein notwendiges Übel aussah, entpuppte sich schnell als echter Mehrwert: „Die Zeitersparnis, die wir durch die Umstellung von Guide auf die Varial World Edition erreicht haben, ist enorm“, freut sich Monika Luginger. Ich verbringe jetzt weniger Zeit mit Standard-Aufgaben in der Personalabrechnung und kann mich verstärkt um organisatorische und strategische Aufgaben kümmern. So benutzen andere Gemeinden z. B. für die Berechnung der Jahressonderzahlungen noch Excel, so dass die Berechnungsdaten nicht im Personalabrechnungssystem sind, was wiederum für die Auswertungen ein Problem darstellt. Zudem dauert das mindestens einen halben Tag länger und birgt natürlich Risiken, weil Daten manuell übertragen werden müssen“, weiß Monika Luginger zu berichten.

Auch für die Personalhaushaltsplanung haben sich Vorteile durch die Arbeit mit der neuen Software ergeben: „Wenn ich mir für die Planung des neuen Haushalts die Auswertungen des vorangegangenen Jahres ziehe, ist das ein Unterschied wie Tag und Nacht. Die Auswertungen sind viel genauer als bei Guide und zudem viel schneller erstellt. Ich war noch nie so schnell fertig mit der Haushaltsplanung und konnte noch sie so viele Auswertungsdaten heranziehen!“

Und über noch einen Punkt freut sich Monika Luginger: „Viele Daten, die sich z. B. auf den Vormonat oder alte Auswertungen beziehen, waren in Guide nach Abschluss einer Periode oder im neuen Monat nicht mehr aufrufbar. Wenn ich z. B. die Krankenkassenmeldungen des Vormonats noch einmal ansehen wollte, war das schlichtweg nicht möglich!“

Um die Daten also noch einmal einsehen zu können, gab es daher bei Guide regelmäßig nur eine Möglichkeit: EDV zu Fuß, nämlich von allem einen Ausdruck anfertigen. „Was da im Laufe der Zeit an Papier zusammenkommt, kann man sich leicht vorstellen. So habe ich z. B. jedes Mal alle Verdienst-Unterlagen der Mitarbeiter zweimal ausdrucken müssen, damit man gewappnet war, falls später doch noch einmal Fragen aufgetaucht wären. Dank der Varial World Edition kann ich die Altdaten nun jederzeit einsehen und spare jede Menge Papier, Platz und Druckkosten: Ich habe mein Ordnervolumen daher um locker zwei Drittel gesenkt - eine echte Wohltat und zudem umweltschonend“, freut sich Monika Luginger.

Firmenprofil
Die 1998 gegründete J.M. software solutions GmbH unterstützt ihre Kunden in allen IT-Segmenten. Das mittelständische Softwarehaus hat sich u. a. als zertifizierter Partner der Varial Software einen exzellenten Ruf für Installation, Beratung und Schulung sowie als Entwicklungspartner für Varial-Produkte (Finanz- und Personalwesen) erworben. Dafür stehen den ca. 600 Kunden erfahrene Varial-Berater zur Verfügung, die auch die Datenkonvertierung von Fremdsystemen zur Varial-Software nicht scheuen. Zudem werden auf Wunsch Reporting-Tools, individuelle Softwareerweiterungen und Schnittstellen zur Varial-Software erstellt.

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